Mirosław Januszewski, doradca stowarzyszenia PEMI, które promuje nowoczesne technologie i ich zastosowanie, nie owija sprawy w bawełnę. 

- Wymagania stawiane urzędom administracji publicznej są dobrze zdefiniowane, wiadomo co i jak robić. Podstawowe zadania nie są jednak realizowane - twierdzi.

Przykład: urzędy publiczne muszą od 1 maja 2008 r. przyjmować pisma interesantów w postaci elektronicznej i tą samą drogą udzielać na nie odpowiedzi. Większość urzędów jednak tego nie robi. W czym problem? Dlaczego urzędy centralne, samorządy i ich jednostki nie stosują prawa i nie korzystają z nowoczesnych technologii?

- Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że jakieś przepisy obowiązują - twierdzi Mirosław Januszewski. - Nikt nie wyciąga też konsekwencji za to, że jakiś urząd nie spełnia wymogów ustawowych ustawowe - przypomina i dodaje: 

- Jest podstawa prawna, nikt jej nie stosuje. W administracji są więc wymagania, co do których niektórzy się stosują, inni nie. Z drugiej strony jest administracja państwowa, która wymagania wymyśla, ale ich nie egzekwuje i czasami sama ma problemy z ich spełnieniem. To spowodowało ciche przyzwolenie na ich nie spełnianie - tłumaczy doradca stowarzyszenia PEMI.

Nikt nie tworzy e-aktów

Już półtora roku temu było wiadomo, że od 1 stycznia 2009 r. administracja publiczna będzie musiała tworzyć i wysyłać do publikacji akty normatywne i prawne w postaci elektronicznej. Obowiązek spoczywa na wojewodach, którzy są zobowiązani do publikacji aktów prawnych tworzonych przez samorządy z danego województwa (akty prawa lokalnego publikowane są w Dziennikach Wojewódzkich, wydają je wojewodowie). Tymczasem tylko nieliczni robią to w uporządkowany sposób (samorządy nie mają bowiem obowiązku dostarczania aktów normatywnych i prawnych w wymaganym formacie, a wojewodowie nie mają sprawnych procedur i narzędzi konwersji).

Wystarczy wskazać format

Administracja publiczna powinna się posługiwać dokumentami w formacie XML (są one tworzone na bazie opublikowanego metastandardu, neutralne technologicznie i mogą być odczytane w każdej przeglądarce). Zastosowanie przepisów i wykorzystanie formatu XML nie wymaga wielkich nakładów finansowych czy konfiguracji infrastruktury istniejącej w urzędach publicznych. Tak też miały być publikowane akty normatywne i prawne. Format XML pozwala bowiem na sprawne wyszukiwanie, przetwarzanie i archiwizowanie informacji w bazach danych. Jego zastosowanie ułatwia życie nie tylko obywatelom, ale przede wszystkim urzędnikom.

- Praktycznie wszystkie administracje na świecie stosują XML. W Polsce odpowiednikiem jest najczęściej zapisany w PDF skan papierowego dokumentu, na którym człowiek może odczytać tekst, ale nie można niczego wyszukać - mówi Paweł Walczak z Microsoft Polska. 

- Istnieją jednak bezpłatne narzędzia (w kilku różnych technologiach), które pozwalają budować akty normatywne i prawne zgodnie z rozporządzeniem od poziomu samorządu gminnego, przez powiatowy, po wojewódzki - tłumaczy. Nie są jednak zbyt często wykorzystywane - dodaje.

Można to szybko zmienić - wystarczy uzgodnić sposób publikacji aktów prawnych. Wojewoda mógłby wskazać samorządom swojego województwa jedno z narzędzi do kreowania e-aktów i poprosić o jego wykorzystywanie. 

Zapomniane archiwum

Jest jeszcze jedna ważna data, o jakiej zapomnieli samorządowcy (o obowiązku wiadomo od 2007 r.). Rozporządzenie o zasobie archiwalnym mówi, w jaki sposób powinna być składowana i przechowywana informacja w postaci dokumentów elektronicznych, która jest generowana m.in. przez jednostki administracji publicznej. Samorządy powinny mieć rozwiązany problem archiwizacji dokumentów w postaci elektronicznej do końca 2011 roku. Problem polega na tym, że chodzi o dokumenty elektroniczne tworzone i zbierane od maja 2007 roku. 

- Dziś nikt nie myśli o zbieraniu odpowiednio sformatowanych danych. Tymczasem skany (czyli obrazy) dokumentów papierowych, czy baza danych wypełniona skanami, nie załatwią sprawy - przestrzega Paweł Walczak. - Po prostu: takiej bazy nie będzie jak wpiąć do repozytorium Archiwum Państwowego, skanów nikt nie przyjmie - zaznacza.

Eksperci IT wskazują również na inne problemy. Samorządy, które zamawiają systemy obiegu dokumentów do urzędów nie wymagają od dostawców formatu, który pozwoli bez problemów archiwizować dokumenty, wymieniać się nimi z innymi urzędami. Takich wymogów brakuje w tworzonych Specyfikacjach Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).

- Dostawcy zaś nie informują o wymogach klientów lub wprowadzają ich w błąd - mówi wprost Mirosław Januszewski.

- Często wynika to z braku wystarczających informacji - uważa Paweł Walczak. - Tymczasem zastosowanie uniwersalnego formatu XML nie zwiększa kosztów, bo to jest drobiazg przy wdrożeniu systemu IT - twierdzi.

Następna paląca sprawa to dyrektywa usługowa UE, która mówi (zawężając ją do wymogów administracji poszczególnych państw UE, w tym Polski), że do końca 2009 r. powinny zostać stworzone mechanizmy, które umożliwią każdemu obywatelowi Unii Europejskiej założenie działalności gospodarczej dowolną drogą (w tym elektroniczną) w dowolnym miejscu w Europie. W Polsce nie ma nawet projektu ustawy na ten temat.