Płatnicy składek oraz firmy rachunkowe przekazujące dokumenty rozliczeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w imieniu swoich klientów jeszcze przez rok będą mogli korzystać z niekwalifikowanych podpisów wydanych przez ZUS. Nowe firmy muszą jednak od 21 lipca korzystać z e-podpisów.

Czy będą nowe zasady korzystania z bezpiecznego podpisu

Od kilku miesięcy pojawiają się informacje o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązku korzystania przez płatników składek z bezpiecznego e-podpisu. Czy faktycznie nie będzie trzeba kupować certyfikatu?
O obowiązku wprowadzenia certyfikatu kwalifikowanego wiadomo było już od dawna. Ustawodawca przewidział roczny okres przejściowy, w którym rozwiązania obecnie funkcjonujące, zakładające wykorzystanie w kontaktach z ZUS certyfikatów niekwalifikowanych wydawanych przez ZUS, i nowe, z certyfikatami kwalifikowanymi, są stosowane równolegle. Przewidziany okres, trwający od 21 lipca 2007 r. do 21 lipca 2008 r., miał zapewnić bezproblemowe przejście od starej do nowej metody identyfikacji płatników. Pierwotnie zakładano, że od 21 lipca tego roku ZUS nie będzie odnawiał już swoich certyfikatów, a każdy podmiot rozliczający się z zakładem po wygaśnięciu starego certyfikatu kupi certyfikat kwalifikowany. W praktyce okazało się, że płatnicy składek nie występują o certyfikaty. W praktyce mogłoby to doprowadzić do poważnych problemów ZUS z otrzymywaniem dokumentów oraz przekazywaniem wpłat do otwartych funduszy emerytalnych. Według informacji ZUS - drogą elektroniczną z Zakładem rozlicza się 922 tys. płatników. Jednocześnie w kwietniu 2008 r. aktywnych było jeszcze 208 tys. certyfikatów niekwalifikowanych, co przekłada się na 1,6 mln dokumentów opatrzonych podpisem niekwalifikowanym (czyli nieopatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym). Oznacza to, że znaczna liczba płatników składek posiada nadal i w rozliczeniach z ZUS posługuje się certyfikatami niekwalifikowanymi, które co do zasady powinny wygasnąć dopiero po roku, licząc od daty ich wystawienia.

Kiedy nowe zasady wejdą w życie

Płatnicy składek oczekują zmian przepisów. Z tego powodu nie spieszą się z zakupem certyfikatów. Kiedy muszą one zostać ogłoszone, aby osoby nieposiadające certyfikatów nie poniosły z tego tytułu żadnych konsekwencji?
Zgodnie z zapowiedziami posłów, ustawa wejdzie w życie do 20 lipca tego roku. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie nastąpią problemy z zakupem certyfikatu kwalifikowanego. Obowiązek zakupu bezpiecznego e-podpisu rozłoży się na 12 miesięcy.

Jak długo będą ważne certyfikaty ZUS

Na czym będą polegać zmiany w przepisach i jakie cele chce osiągnąć ustawodawca?
Rząd nie chce się wycofać z obowiązku korzystania z bezpiecznego podpisu, a jedynie nieco zmienić harmonogram wdrażania takiego obowiązku. Z tego też powodu zastosowano następujący manewr: zgodnie z planowaną nowelizacją ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.) płatnicy składek, którzy przed 21 lipca 2008 r. przekazywali do ZUS dokumenty drogą elektroniczną, nadal będą mogli przekazywać te dokumenty w taki sam sposób bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, wykorzystując posiadane certyfikaty niekwalifikowane, wystawione przez uznany przez Zakład podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, do upływu ważności tych certyfikatów. Jednak wszystkie nowe firmy, które rozpoczną działalność gospodarczą lub też zaczną odprowadzać składki za więcej niż pięciu pracowników, będą musiały kupić certyfikat kwalifikowany.

Dlaczego warto korzystać z bezpiecznego e-podpisu

Jakie są korzyści wynikające ze stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego?
Dokument elektroniczny podpisany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego jest równoważny pod względem skutków prawnych z dokumentem podpisanym własnoręcznie, a jednocześnie może być przesłany do adresata znacznie szybciej niż dokument papierowy. W praktyce jest też od niego znacznie bardziej bezpieczny. Oprócz przyspieszenia obiegu informacji i obniżenia kosztów prowadzenia korespondencji, użytkownicy podpisu elektronicznego mogą liczyć na korzyści organizacyjne. Dokumenty cyfrowe są łatwiejsze do przechowywania. Można je katalogować przy użyciu prostych narzędzi, można bardzo szybko wyszukiwać zapisane w nich informacje. Bez problemu możemy dotrzeć do wszystkich dokumentów dotyczących interesującego nas tematu (bez potrzeby przeszukiwania dziesiątków segregatorów czy teczek).

Czy mając bezpieczny podpis można korzystać z e-skrzynki

Czy osoba korzystająca z bezpiecznego podpisu elektronicznego może korzystać z Elektronicznego Urzędu Podawczego oraz jak można wysyłać wnioski do ZUS tą drogą?
Wchodząc na stronę internetową serwisu (eup.zus.pl), zainteresowani mogą złożyć wnioski: płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek (ZUS-EWN), ubezpieczonego o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS-EWZ); płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek (ZUS-EZS); o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek (30-krotność) (ZUS-EPW), a także zgłosić reklamację do informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej (ZUS-ERU). Wypełniony wniosek trzeba podpisać przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Do podpisania wniosku niezbędny jest czytnik kart kryptograficznych i odpowiedni podpis elektroniczny wystawiany przez dowolne polskie centrum certyfikacji. Nie jest to więc usługa dostępna dla wszystkich ubezpieczonych i płatników składek. Po wysłaniu wniosku zainteresowany otrzyma (na wskazany adres poczty elektronicznej) wiadomość o przyjęciu dokumentu i tzw. urzędowe poświadczenie odbioru. Zostanie tam podany unikalny elektroniczny numer. Dzięki niemu, na specjalnej podstronie serwisu EUP, można śledzić stan sprawy. Odpowiedź zostanie przekazana pocztą na wskazany adres lub elektronicznie na adres e-mail (poza odpowiedzią dotyczącą zalegania ze składkami, która może być wysłana pocztą).

Dlaczego nie można przekazywać certyfikatu innym osobom

Jakie są skutki podpisania dokumentu bezpiecznym e-podpisem? Dlaczego trzeba pilnować daty ważności certyfikatu?
Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód, a nie domniemanie tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie, jako składającą podpis elektroniczny. Wynika z tego, że nawet w przypadku gdy ktoś nieuprawniony posłuży się cudzym podpisem elektronicznym, będzie istniała konieczność przeprowadzenia skutecznego dowodu przeciwnego, aby wykazać, że podpis elektroniczny złożyła osoba nieuprawniona. Dowód pochodzenia podpisu elektronicznego od osoby wskazanej w certyfikacie nie będzie miał zastosowania w przypadku, gdy podpis został złożony po upływie okresu ważności certyfikatu lub od dnia jego unieważnienia oraz w okresie jego zawieszenia (chyba że zostanie udowodnione, iż podpis został złożony przed upływem terminu ważności certyfikatu lub przed jego unieważnieniem albo zawieszeniem).

Ile kosztuje bezpieczeństwo

Ile kosztuje kupno certyfikatu do podpisania bezpiecznym e-podpisem?
Jeszcze kilka lat temu certyfikat kosztował około tysiąca złotych, dziś kompletny zestaw do składania podpisu elektronicznego można kupić za mniej niż 250 zł. Te koszty można jeszcze obniżyć, bo wielu przedsiębiorców posiada już czytnik oraz kartę kryptograficzną i tak naprawdę, np. do prowadzenia rozliczeń z ZUS, potrzebują jedynie certyfikatu kwalifikowanego (za mniej niż 200 zł). Za odnowienie certyfikatu po dwóch latach trzeba zapłacić 95 zł.
Przygotowano na podstawie materiałów Ministerstwa Gospodarki, ZUS oraz firm świadczących usługi certyfikacyjne

Porady ekspertów

Eksperci Gazety Prawnej czekają na pytania związane z wykorzystaniem internetu i nowych technologii. Na państwa mejle czekamy pod adresem: ekspert@infor.pl