Subskrybuj nas na Youtube
Przedsiębiorcy obligatoryjnie przekażą adres do doręczeń do specjalnej bazy adresów elektronicznych. Podmioty wpisane do KRS wyznaczą też administratora skrzynki do obsługi urzędowej korespondencji.
Te nowe obowiązki nałoży na przedsiębiorców ustawa o doręczeniach elektronicznych, którą 7 października 2020 r. uchwalił Sejm (w chwili zamykania numeru do druku czekała na rozpatrzenie przez Senat). Jak wynika z uzasadnienia załączonego do druku sejmowego, nowy akt prawny ma na celu określenie zasad wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi zarówno w relacji z innymi podmiotami publicznymi, jak i z podmiotami niepublicznymi, w tym z osobami fizycznymi (na przykład: pomiędzy obywatelem a organem administracji, pomiędzy sądem a stronami postępowania, w tym między przedsiębiorcami a sądem).
Europejskie wzory
Z tekstu ustawy uchwalonego przez Sejm wynika, że już w połowie 2021 r. powstanie publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zapewniająca potwierdzenie nadania i odbioru korespondencji. Usługa ta opierać się ma na wzorcu wskazanym w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73). Oprócz tego powstać ma także publiczna usługa hybrydowa skierowana do osób wykluczonych cyfrowo. Dzięki tej ostatniej usłudze osoby te będą miały możliwość otrzymywania w postaci papierowej korespondencji wysyłanej przez podmioty publiczne w domyślnej postaci elektronicznej. W okresie przejściowym, tj. do dnia wyłonienia w ramach konkursu operatora wyznaczonego (o którym mowa w art. 3 pkt 13 ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1041), czyli planowo do 31 grudnia 2025 r., powyższe usługi ma świadczyć Poczta Polska SA.
Odwrócenie priorytetów
Ustawa zmienia dotychczasowy sposób obiegu korespondencji, wprowadzając zasadę pierwszeństwa tej elektronicznej nad tradycyjną, papierową. W tym duchu ustawodawca zakłada uproszczenie obecnie obowiązujących rozwiązań, które uzależniają możliwość prowadzenia korespondencji elektronicznej od najróżniejszych wymogów, takich jak: zgoda na doręczanie elektroniczne w danej sprawie, zgoda na doręczanie elektroniczne w korespondencji z danym podmiotem, wniesienie podania drogą elektroniczną, zarejestrowanie się w systemie itd. Co więcej, doręczanie korespondencji odbywać się będzie na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, a to pozwoli na odbieranie korespondencji w jednym miejscu i w taki sam sposób, nie pozbawiając jednocześnie obiorców możliwości skorzystania z dostępu do usług online świadczonych w różnych systemach teleinformatycznych podmiotów publicznych.
Wszystko w jednym miejscu
Ustawa powołuje wspomnianą bazę, w której zawarte będą adresy do doręczeń elektronicznych osób fizycznych lub podmiotów korzystających z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz adresy do doręczeń elektronicznych osób fizycznych lub podmiotów korzystających z kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wpisanie adresu elektronicznego może nastąpić przez złożenie stosownego wniosku do ministra właściwego ds. informatyzacji. Zgłoszeniu podlega co do zasady tylko jeden adres do doręczeń elektronicznych. Dzięki temu podmiot publiczny uzyska dostęp do pewnej informacji o adresie odbiorcy.
W przypadku przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, a także adwokatów, notariuszy, radców prawnych, radców Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, doradców restrukturyzacyjnych oraz doradców podatkowych oraz rzeczników patentowych wpis ma być obowiązkowy. Podmioty te będą mogły wpisać dodatkowe adresy do doręczeń elektronicznych, po jednym wykorzystywanym na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej lub działalności zawodowej. Wpis do bazy może być także automatyczny na podstawie żądania towarzyszącego wnioskowi o wpis przedsiębiorcy do CEIDG lub KRS. Wpis adresu przedsiębiorcy do bazy jest bezterminowy.
Nowe przepisy mają także zapewnić synchronizację danych zawartych w bazie adresów elektronicznych z danymi zawartymi w CEIDG i KRS.
Przy dokonywaniu wpisu przekazane zostanie pouczenie dotyczące skutków związanych z doręczeniem korespondencji na adres podany w bazie. Wpis do bazy adresów elektronicznych wywołuje skutki prawne od dnia jego dokonania. Zostaje także wprowadzone domniemanie prawne, że dane wpisane do bazy adresów elektronicznych są prawdziwe.
Powyższe oznacza, że przedsiębiorcy nie będą musieli korzystać z różnych kont w kilku elektronicznych usługach administracji publicznej. Całą korespondencję będzie można odebrać i przeglądać w jednej skrzynce do doręczeń. Można będzie także rozdzielić skrzynki na potrzeby pracy zawodowej lub związane z działalnością gospodarczą od skrzynek prywatnych.
Osoba odpowiedzialna
Przedsiębiorcy podlegający wpisowi do KRS będą mieli obowiązek wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń, czyli osobę upoważnioną do zarządzania skrzynką. Natomiast w przypadku osoby fizycznej, w tym przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG, dano taką możliwość, ale nie będzie to obowiązkowe. Zarządzanie skrzynką doręczeń polegać ma przede wszystkim na wysyłaniu i odbieraniu korespondencji oraz przydzielaniu osobom fizycznym uprawnień do dokonywania operacji na skrzynce doręczeń. Jeśli np. spółka wyznaczy na administratora skrzynki doręczeń swojego dyrektora prawnego, to będzie mógł on przydzielić swojej sekretarce uprawnienia do przesyłania korespondencji do odpowiednich osób oraz odpowiedniego nią zarządzania.
Kolejny system teleinformatyczny
Do realizacji doręczeń elektronicznych powstać ma nowy system teleinformatyczny. W ramach tego systemu prowadzona będzie opisana powyżej baza adresów elektronicznych. System będzie miał także funkcję wyszukiwania adresów do doręczeń udostępnionych w bazie adresów elektronicznych. Jednakże wyłącznie podmioty publiczne będą mogły wyszukiwać adresy do doręczeń elektronicznych dowolnego podmiotu. Przedsiębiorcy taką możliwość będą mieli znacznie ograniczoną, m.in. nie będą mogli wyszukać adresów osób fizycznych.
Doręczanie pism
Ustawa nakłada na podmioty publiczne obowiązek doręczania między sobą korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Każdy podmiot publiczny będzie zobligowany do posiadania jednego adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, dzięki czemu uniknie się błędów przy adresowaniu pism.
Poprzez dokonanie wpisu adresu doręczeń elektronicznych nałożony zostanie na podmiot publiczny obowiązek doręczania korespondencji na ten właśnie adres z uwzględnieniem przepisów kodeksu postępowania karnego i kodeksu postępowania cywilnego. Wpis w bazie adresów elektronicznych oznacza umocowanie do dokonywania doręczeń elektronicznych na adres podany w bazie. A zatem wskazówka dla przedsiębiorców: podejmując decyzję o wyborze adresu e-mail, należy wybrać taki, z którego często się korzysta.
Dodatkowo doręczenie elektroniczne korespondencji od podmiotu publicznego może nastąpić na adres do doręczeń elektronicznych, z którego została nadana korespondencja, a w braku możliwości ustalenia adresu do doręczeń elektronicznych – przy użyciu publicznej usługi hybrydowej. Dopiero w drodze wyjątku (gdy powyższe metody zawiodą) dopuszczalna jest realizacja korespondencji z wykorzystaniem standardowej przesyłki listowej.
Wypisanie się niełatwe
Przepisy procedowanej ustawy przewidują możliwość wykreślenia adresu do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych. Dodatkowo przewidziana została także karencja przed dokonaniem ponownego wpisu dla tego samego podmiotu niepublicznego. Wynosi ona 60 dni. Chodzi o to m.in., aby nie dopuścić do chaosu spowodowanego częstą zmianą adresów. Ustawodawca chce też w ten sposób niewątpliwie zapobiec działaniom mającym na celu odwlekanie momentu doręczenia niechcianej korespondencji urzędowej lub sądowej poprzez częste zmiany adresów e-mail.
Podmioty niepubliczne zobowiązane do dokonania wpisu do bazy adresów elektronicznych mogą się z niej wypisać, jednakże nadal będą musiały korzystać z doręczeń elektronicznych. W takim przypadku podmioty te zobowiązane będą do wskazania kwalifikowanego dostawcy usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (czyli jednej z wspomnianych wcześniej nowych form doręczeń regulowanych przez ustawę o doręczeniach elektronicznych). Chodzi o to, by zachować ciągłość posiadania przez te podmioty wpisu w bazie adresów elektronicznych.
Wykreślenie adresów elektronicznych może też nastąpić z urzędu w przypadku np. zgonu osoby fizycznej (dzięki wymianie informacji z rejestrem PESEL) czy też wykreślenia podmiotu z CEIDG (w ramach informacji pozyskanych z rejestru). Jednak wykreślenie adresu do doręczeń z bazy adresów elektronicznych nie będzie realizowane automatycznie w przypadku wcześniejszego wskazania lub powołania zarządcy sukcesyjnego.
Będą opłaty. Zarobią operatorzy
Od nadawcy korespondencji w ramach usług doręczeń elektronicznych operator wyznaczony będzie pobierać opłatę za przekazywanie korespondencji – zarówno przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak i publicznej usługi hybrydowej. Z opłaty jest jednak zwolnione przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego, co oznacza, że za pisma kierowane do urzędów i sądów nie trzeba będzie płacić.
