Organy administracji publicznej codziennie wysyłają miliony przesyłek. Od tego, czy i jak zostaną przesłane i doręczone, zależy m.in. zapewnienie stronom czynnego udziału w postępowaniu czy wiedza organu o tym, czy decyzja stała się prawomocna itd. W związku z epidemią zasady się zmieniły.

Brak obowiązku zwrotu

Do czasu epidemii operator pocztowy, który zawarł z jednostką samorządu umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwracał JST przesyłkę, której nie mógł doręczyć adresatowi. Otrzymując ją z powrotem, organ mógł np. zweryfikować przyczynę, dla której przesyłka nie dotarła do adresata, bądź uznać, że doszło do fikcji doręczenia (i dzięki temu ustalić datę prawomocności decyzji).
W czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie 14 dni od dnia odwołania tych stanów jest inaczej. Zgodnie z art. 97 specustawy o COVID-19 operator pocztowy nie zwraca przesyłki do nadawcy (nawet gdy obowiązek zwrotu wynika z innych przepisów). Brak zwrotu wiąże się zaś z tym, że adresat może przesyłkę odebrać w ciągu dwóch tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.
Powyższa zasada nie dotyczy jednak przesyłki niedoręczalnej, tj. takiej, której nie można doręczyć adresatowi ani zwrócić nadawcy z powodu braku lub błędnego adresu nadawcy. Brak obowiązku zwrotu nie odnosi się też do przesyłek wysyłanych do sądów i trybunałów, prokuratury i inne organów ścigania oraz komornika sądowego, ani też wysyłanych przez te instytucje.

Zawieszone awizowanie

Zarówno kodeks postępowania administracyjnego (art. 44), jak i ordynacja podatkowa (art. 150) przewidują tryb doręczenia przesyłek przez awizo. Pozwala to uznać, że przesyłka, choć de facto nieodebrana, została doręczona adresatowi (fikcja doręczenia), co z kolei skutkuje możliwością określenia np. terminu przysługującego stronie na wniesienie odwołania.
Teraz takich nieodebranych pism, zgodnie z art. 98 ust. 1 nowelizacji z 16 kwietnia 2020 r. czyli tarczy 3.0, nie można uznać za doręczone. Oznacza to, że urzędy nie mogą też stosować fikcji doręczenia.
Powyższa zasada, tak jak poprzednia, ma określone wyjątki. Zgodnie z art. 98 ust. 2 tarczy 3.0 nie stosuje się jej bowiem do:
  • postępowań w sprawach, o których mowa w art. 15f ust. 9 ustawy z 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych;
  • postępowań, o których mowa w dziale IIIB ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – ordynacja podatkowa;
  • kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej oraz postępowań podatkowych, jeżeli kontrole lub postępowania te wiążą się z podejrzeniem popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
  • przesyłek wysyłanych do ani wysyłanych przez:
a) sądy i trybunały,
b) prokuraturę i inne organy ścigania,
c) komornika sądowego.

Niekonieczna adnotacja

Kolejne zmiany w omawianej materii miała wnieść tarcza antykryzysowa 4.0, czyli ustawa o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19. Na etapie projektowania dodawała ona do nowelizacji specustawy o COVID-19 art. 98a, zgodnie z którym warunkiem zastosowania omówionych powyżej wyjątków (o których mowa w art. 98 ust. 2 pkt 1–3 tarczy 3.0.) miało być zamieszczenie przez nadawcę na przesyłce odpowiedniej adnotacji, że nie stosuje się do niej art. 98 tarczy 3.0. Co ważne, o obowiązku zamieszczania takiej adnotacji na przesyłkach organ administracji publicznej miał pouczać strony. Projekt nie wskazywał jednak, w jakim trybie organ powinien to robić. Można było zakładać, że nastąpi to nie później niż przy okazji pierwszej czynności procesowej dokonywanej po wejściu w życie przepisu. Zapis taki ostatecznie nie znalazł się jednak w tarczy 4.0. ©℗
Podstawa prawna:
•ustawa z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 695; ost.zm. Dz.U. 2020 r. poz. 875)
•ustawa z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1041)
•ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256; ost.zm. 2020 r. poz. 295)
•ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz.695)
•ustawa z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 1086)