Dotychczasowe rekomendacje Urzędu Zamówień Publicznych dotyczące udzielania zamówień na systemy informatyczne i sprzęt komputerowy zostały wydane niespełna dekadę temu i zdążyły się już zdezaktualizować. To jeden z powodów prac nad nowymi. Inne to zapowiadana przez prezesa Huberta Nowaka chęć wypracowywania dobrych praktyk wspólnie z poszczególnymi branżami oraz uwzględnienie dodatkowych obowiązków, jakie nałoży nowa ustawa – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.). Pierwszym efektem są rekomendacje dotyczące czynności, jakie powinni przeprowadzić zamawiający zanim zaczną przygotowywać postępowanie o udzielenie zamówienia.

– Dokument jest efektem współpracy z przedstawicielami zrzeszeń z branży IT w ramach grupy roboczej utworzonej pod koniec ubiegłego roku. Założeniem jest koncentracja na praktycznych zagadnieniach, które powinni wziąć pod uwagę zamawiający w momencie planowania, przygotowania i wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na system informatyczny. Kolejnym dokumentem, który jest już opracowywany, będą rekomendacje związane z formułowaniem opisu przedmiotu zamówienia – wyjaśnia prezes UZP Hubert Nowak.

– Postanowiliśmy, że efekty wspólnych prac będziemy przekazywać sukcesywnie, w autonomicznych dokumentach, w miarę ich powstawania. Dzięki temu w przypadku ewentualnej aktualizacji rekomendacji i wytycznych dokumenty obok zachowania numeracji tomu będą otrzymywały kolejne numery wersji – dodaje.

Ważne pytania

Pierwszy tom podpowiada, jakie decyzje należy podjąć przed rozpoczęciem przygotowań do postępowania (niekoniecznie przetargu). To po prostu zestaw wskazówek, jakie warto rozważyć. W pierwszej części sformułowano je w formie pytań, jakie powinien sobie postawić zamawiający.

Czy dysponuje personelem, który pozwoli zidentyfikować własne potrzeby i opisać przedmiot zamówienia, czy też powinien skorzystać z usług doradcy? Czy dokonał inwentaryzacji posiadanego sprzętu i oprogramowania? Czy możliwa będzie integracja zamawianego systemu z już stosowanymi rozwiązaniami? Jeśli nie, to czy ma uprawnienia do modyfikacji dotychczasowych systemów? Czy lepsze będzie rozwiązanie w chmurze, czy też on premises (na infrastrukturze zamawiającego).

Pytań jest więcej. Warto się np. zastanowić, czy inni zamawiający nie mają takich samych potrzeb i nie warto wraz z nimi wspólnie udzielić zamówienia, co pozwoli na podział kosztów (np. między sąsiadującymi gminami). A może istnieje szansa na pozyskanie dofinansowania?

– Dla zamawiających, którzy na co dzień udzielają dużych zamówień tego typu i mają całe działy osób, które tylko tym się zajmują, te rekomendacje pewnie będą oczywistością. Dla tych jednak, którzy robią to sporadycznie, mogą stanowić cenne wskazówki, na co powinni zwrócić uwagę. Nie wszyscy zdają sobie choćby sprawę, że sam wybór trybu postępowania czy też źródeł informacji na temat zamówienia może determinować późniejszy sukces czy porażkę – zauważa Bartłomiej Wachta, radca prawny z kancelarii Maruta Wachta, który z ramienia Izby Gospodarki Elektronicznej uczestniczył w pracach grupy roboczej.

Druga część to odpowiedzi na te pytania. Przykładowo UZP podpowiada, jak komunikować się z rynkiem, żeby z jednej strony zdobyć niezbędne informacje, a z drugiej dochować zasad konkurencyjności i przejrzystości. To o tyle istotne, że jeśli informacje służą przygotowaniu konkretnego postępowania, to powinny być pozyskiwane w formule wstępnych konsultacji rynkowych. Alternatywnie niezbędne informacje można pozyskiwać już podczas samego postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem czy też dialogu konkurencyjnego.

– Takie rekomendacje, choć nie są twardym prawem, powinny być uwzględniane przez zamawiających. Przede wszystkim dlatego, że po prostu służą poprawie efektywności udzielania zamówień. Poza tym jednak, ze względu na autorytet UZP, są również brane pod uwagę przez osoby przeprowadzające kontrole czy audyty – zwraca uwagę Tomasz Krzyżanowski, radca prawny w kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy oraz przewodniczący Komitetu Zamówień Sektora Publicznego w Polskiej Izbie Informatyki i Telekomunikacji.

Nowe obowiązki

Choć z rekomendacji można korzystać już teraz, uwzględniają one zmiany prawne, jakie wprowadzi nowa ustawa p.z.p., która zacznie obowiązywać z początkiem 2021 r. Stąd m.in. wspomniane wstępne konsultacje rynkowe (dzisiaj odpowiada im tzw. dialog techniczny). Stąd również odniesienie do analizy potrzeb i wymagań, której dzisiaj nie trzeba przeprowadzać, ale staną się obowiązkowe powyżej progów unijnych po wejściu w życie nowej ustawy. Tym ważniejsze mogą być urzędowe podpowiedzi.

Dopiero praktyka pokaże, jak do tego nowego obowiązku będą podchodzić zamawiający. Mogą stricte formalistycznie, tak jak wielu dziś podchodzi do obligu stosowania pozacenowych kryteriów. – Namawiałbym jednak do rzetelnego przeprowadzania tych analiz, bo leży to po prostu w ich interesie. Owszem niektórzy zamawiający mogą mieć tendencję do traktowania tego jako zbędnego formalizmu, ale ostatecznie będę oni działać na swą własną niekorzyść – uważa Tomasz Krzyżanowski.

Powołane przez UZP grupy robocze pracują już nad rekomendacjami dotyczącymi kolejnych przedmiotów zamówienia.

– Część tych dokumentów przed nadaniem im ostatecznego kształtu poddamy konsultacjom publicznym. Podobnie działać będziemy w wypadku równolegle pracującej grupy roboczej ds. zestawów komputerowych. W tym wypadku uwaga grupy skoncentrowana jest na zaktualizowaniu i poszerzeniu zakresu tematycznego wytycznych z 2010 r. z uwzględnieniem wielu zmian technologicznych od czasu ostatnich wytycznych. Prace są już bardzo zaawansowane – mówi Hubert Nowak.

Powołana została również grupa robocza do stworzenia rekomendacji dla zamówień na wyroby medyczne. Ta jednak dopiero zaczyna swoje prace.

Rekomendacje zostaną opublikowane na stronie UZP.