Trwa okres wytężonej pracy dla większości spółek, związany z przygotowaniem, zatwierdzeniem i złożeniem sprawozdań finansowych.
To gorący czas również dla osób zarządzających, których rola w tym procesie jest szczególnie istotna, m.in. dlatego, że w spółkach kapitałowych sprawozdanie finansowe powinno być osobiście podpisane przez cały skład zarządu, a ponadto to kierownicy jednostek ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe złożenie. Zasadniczo obowiązek związany ze sprawozdaniem finansowym w przypadku spółek kapitałowych składa się z dwóch etapów: • najpierw dokument musi zostać sporządzony i podpisany (co do zasady powinno nastąpić w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego), • następnie zaś należy złożyć sprawozdanie w Krajowym Rejestrze Sądowym (wraz z uchwałami zatwierdzającymi je oraz uchwałami o podziale zysku lub pokryciu straty). W tym roku, w związku ze stanem epidemii, zaszło jednak wiele istotnych zmian dla przedsiębiorców, które warto poznać, aby z jednej strony uniknąć kłopotów, z drugiej zaś niepotrzebnego stresu. Przede wszystkim przepisy służące walce ze skutkami koronawirusa przesunęły terminy wykonania niektórych obowiązków. Wielu menedżerów jednak mogło się w tym wszystkim pogubić. Wyjaśniamy wątpliwości.
Jaki jest obecnie, po zmianach, termin sporządzenia sprawozdania finansowego?
Ogólna zasada stanowi, że powinno ono zostać sporządzone w ciągu trzech miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego. Ale prawodawca w związku ze stanem epidemii postanowił zrobić wyjątek. Szczegóły zawarto w rozporządzeniu ministra finansów z 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. z 2020 r. poz. 570).
W rozporządzeniu wydłużono termin sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych dla jednostek, których rok obrotowy zakończył się po 29 września 2019 r., jednak nie później niż 30 kwietnia 2020 r., i których termin sporządzenia i zatwierdzenia nie upłynął przed 31 marca 2020 r. Termin sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego został przedłużony o dwa miesiące dla jednostek prowadzących działalność, do której stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 180; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695), a także jednostek działających w sferze budżetowej, oraz o trzy miesiące dla pozostałych jednostek. Dla przytłaczającej większości przedsiębiorców zatem wydłużono termin o kwartał.
Kiedy powinna zostać podjęta uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku bądź pokryciu straty?
Tu również jest ogólna zasada oraz wyjątek od niej. Zasadą jest, że uchwały we wskazanych w pytaniu sprawach powinny zostać podjęte w ciągu sześciu miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego spółki. Wyjątek zaś jest identyczny jak wyżej, co zresztą jest logiczne, bo skoro wydłużono termin na sporządzenie sprawozdania, należało również wydłużyć termin na jego zatwierdzenie oraz wskazanie sposobu podziału zysku bądź pokryciu straty. W tym przypadku więc również wydłużono terminy o odpowiednio dwa i trzy miesiące.
Nie zmienił się za to czas na złożenie sprawozdania po jego zatwierdzeniu – należy to uczynić w ciągu 15 dni od dnia podjęcia uchwały w tej sprawie.
– Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych sporządzają sprawozdanie finansowe do 31 lipca 2020 r. Osoby takie w przeciwieństwie do spółek prawa handlowego nie muszą jednak ich zatwierdzać – dodaje Krzysztof Burnos, prezes Kancelarii Biegłych Rewidentów Burnos Audit, były prezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów.
Czy część uczestników może głosować zdalnie nad uchwałami, a część osobiście?
Do niedawna zasadą było, że obradować przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość można było jedynie w tych spółkach, w których taka możliwość była wprost dozwolona w umowie bądź statucie. Nowelizacja kodeksu spółek handlowych z 31 marca 2020 r. (Dz.U. poz. 568) jednak zmieniła zasadę. Teraz jest tak, że w umowie bądź statucie może znajdować się zakaz udziału w zgromadzeniach w sposób zdalny, standardem zaś jest dopuszczenie tejże formy. A zatem w przytłaczającej większości spółek głosować nad uchwałami można za pośrednictwem telekonferencji lub wideokonferencji.
– Istotne jest to, by jasno została wyrażona wola wspólników lub akcjonariuszy. Szczegóły techniczne są rzeczą wtórną. Projektując nowe rozwiązania, uznaliśmy, że kluczowa jest wygoda przedsiębiorców. Z tym zastrzeżeniem, że każdy uczestniczący w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość musi mieć dokładnie tyle samo praw, ile by miał będąc obecnym fizycznie – wyjaśnia Janusz Kowalski, wiceminister aktywów państwowych. Dopuszczalne jest przy tym, aby część uczestników przebywała w siedzibie, a część uczestniczyła w obradach zdalnie.
Czy sprawozdanie trzeba przekazać urzędowi skarbowemu? A może można je wysłać tylko urzędowi, jeśli ktoś jeszcze nie umie obsługiwać systemu elektronicznego?
Krzysztof Burnos wyjaśnia, że wszystkie firmy zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych muszą je przygotować w formacie elektronicznym określonym przez ministra finansów. A zatem osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą przekazują je szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pośrednictwem interfejsu dostępnego na podatki.gov.pl najpóźniej 31 lipca 2020 r. Z kolei spółki prawa handlowego mają obowiązek udostępnienia sprawozdania finansowego wyłącznie w KRS. Nie ma obowiązku odrębnego, fizycznego, przesyłania ich do skarbówki. Spółki powinny zrealizować swój obowiązek za pośrednictwem interfejsu dostępnego na ems.ms.gov.pl. w ciągu 15 dni po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. – Nie ma innej możliwości złożenia sprawozdań finansowych niż za pomocą tych interfejsów – potwierdza Krzysztof Burnos.
Czy skutki epidemii są zdarzeniami korygującymi?
Artykuł 54 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568) stanowi, że jeśli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, to powinna ona odpowiednio zmienić sprawozdanie. Jeśli natomiast zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. I tu się pojawiła wątpliwość wielu przedsiębiorców. Jak bowiem zaklasyfikować skutki finansowe epidemii oraz państwową reakcję w postaci pomocy finansowej udzielanej firmom? Czy są to zdarzenia wymagające dokonania korekty, czy też tzw. zdarzenia niekorygujące?
„Biorąc pod uwagę, że działania podejmowane przez poszczególne państwa, jak i sektor prywatny w odpowiedzi na epidemię nastąpiły po dniu 31 grudnia 2019 r. (w Polsce wprowadzenie stanu epidemii nastąpiło w marcu 2020 r.), skutki epidemii COVID-19, przy założeniu, że dniem bilansowym był dzień 31 grudnia 2019 r., są przykładem zdarzeń niekorygujących. Jednostka otrzymała bowiem informacje na temat zdarzeń wpływających na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy związanych z epidemią, które zaistniały po dniu bilansowym” – wyjaśnia Ministerstwo Finansów w udzielonej nam odpowiedzi.
W ocenie Ministerstwa Finansów zatem, jeżeli dzień bilansowy przypadł przed ogłoszeniem stanu epidemii, a data sporządzenia sprawozdania przypada już w okresie epidemii, to skutki finansowe COVID-19 są zdarzeniami niekorygującymi sprawozdanie finansowe. Sytuacja się komplikuje, gdy dzień bilansowy przypadł już w okresie epidemii. Wówczas zdarzenia związane z epidemią mogą mieć zarówno charakter korygujący, jak i niekorygujący. Każdorazowo kierownik jednostki powinien dokonać oceny i klasyfikacji zdarzeń.
Czy sprawozdanie finansowe może zostać złożone przez pełnomocnika lub prokurenta, jeżeli członek zarządu nie może tego uczynić (np. ze względów zdrowotnych)?
− Sprawozdanie finansowe powinno być osobiście podpisane przez cały skład zarządu. Sprawozdanie może natomiast zostać złożone przez zawodowego pełnomocnika lub prokurenta – wyjaśnia Krzysztof Burnos. Eksperci Grant Thornton z kolei dodają, że numer PESEL prokurenta musi być ujawniony w rejestrze przedsiębiorców KRS, pełnomocnik spółki powinien zaś być wpisany na listę adwokatów albo radców prawnych.
Jakie dokumenty spółka powinna złożyć w KRS oprócz sprawozdania finansowego?
Eksperci Grant Thornton wyjaśniają, że powinno to być sprawozdanie z działalności, o ile trzeba było je sporządzić (składają je spółki, które nie są jednostkami mikro lub małymi), uchwała w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, uchwała w przedmiocie podziału zysku albo pokrycia straty oraz opinia biegłego rewidenta, o ile taka została sporządzona.
Czy ustawodawca nie powinien wprowadzić dalej idących ułatwień dla małych i średnich przedsiębiorców, aby w dobie koronawirusa nie musiały zajmować się sprawozdaniami finansowymi?
Krzysztof Burnos uważa, że wydłużenie terminów na sporządzenie oraz zatwierdzenie sprawozdań finansowych jest wystarczającą pomocą. Tym bardziej że małe firmy mogą od kilku lat sporządzać uproszczone sprawozdania finansowe. − Pamiętajmy, że informacja o sytuacji finansowej jest szczególnie istotna w czasie kryzysu gospodarczego. Bez niej kontrahenci, banki, mniejszościowi udziałowcy, pożyczkodawcy nie będą mieli dostępu do informacji na temat rzeczywistej kondycji tych firm. A to jest ważne, aby mogli podejmować odpowiednie decyzje biznesowe – podkreśla były prezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów.
Co może spotkać przedsiębiorcę za złożenie sprawozdania po terminie lub niesporządzenie sprawozdania w ogóle?
− Niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze stanowi zgodnie z ustawą o rachunkowości czyn zabroniony, zagrożony karą grzywny albo karą ograniczenia wolności – wyjaśniają Justyna Nykiel oraz Łukasz Wajdanowicz z firmy audytorsko-doradczej Grant Thornton. I przypominają, że w przypadku stwierdzenia, że dokumenty finansowe, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone mimo upływu ustawowego terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia – wyznaczając dodatkowy siedmiodniowy termin. Sąd może nałożyć grzywnę na obowiązanych, którzy we wskazanym terminie nie złożą wspomnianych dokumentów.
– W przypadku niesporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości albo zawarcia w nich nierzetelnych danych kierownik jednostki podlega odpowiedzialności karnej. Wspomniany czyn zabroniony zagrożony jest karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie – wskazują Justyna Nykiel i Łukasz Wajdanowicz.
Przepisy podatkowe posługują się pojęciem „kierownika jednostki”, który jest personalnie odpowiedzialny za sporządzenie i złożenie sprawozdania (co oznacza, że to właśnie tę osobę można by pociągnąć do odpowiedzialności odszkodowawczej, gdyby spółka ucierpiała wskutek wadliwego działania). W spółkach kapitałowych za kierownika jednostki uważa się wszystkich członków zarządu.
Nie we wszystkich spółkach
Generalna zasada jest taka, że sprawozdanie finansowe musi złożyć każda spółka oraz oddział przedsiębiorstwa zagranicznego wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego. Jest jednak zrobiony wyjątek dla mniejszego biznesu. Otóż spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro i które nie stosują zasad rachunkowości, nie muszą składać sprawozdania. Powinny za to złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania.
