Osoby przeprowadzające otwarcie ofert, które jest transmitowane w internecie, powinny wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.
Mimo pandemii zamówienia w Polsce wciąż są udzielane, a spowolnienie na tym rynku jest mniejsze niż na komercyjnym. W pierwszych czterech miesiącach 2020 r. udzielono ponad 40 tys. zamówień, a więc o ok. 4 tys. mniej niż w tym samym okresie poprzedniego roku. Jeśli chodzi o najdroższe inwestycje, czyli te powyżej progów unijnych, to spadek jest minimalny.
Od początku stycznia do końca kwietnia 2020 r. udzielono ponad 9 tys. takich zamówień, czyli o 461 mniej niż w analogicznym okresie 2019 r. Powód tego jest prosty – przetargi te przygotowywano na wiele miesięcy przed wybuchem pandemii i nikt nie mógł sobie pozwolić na to, by ich nie kończyć. Zwłaszcza gdy w grę wchodzi unijne dofinansowanie, które musi być rozliczone zgodnie z harmonogramem.
Dane te oznaczają, że każdego dnia przeprowadzana jest procedura otwarcia ofert w kilkuset przetargach. Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) jest ona jawna i następuje bezpośrednio po upływie terminu składania ofert. Ze względu na zagrożenie epidemicznego zrozumiałe są opory przed tradycyjną formą, gdzie we wskazanym pomieszczeniu spotykali się pracownicy zamawiającego i przedstawiciele wykonawców. Ryzyko próbowano niwelować na różne sposoby. W jednym z urzędów wyniesiono np. stół na plac przed budynkiem i oferty otwarto na zewnątrz, utrzymując odległości pomiędzy uczestnikami. Wiele zamawiających wybiera jednak po prostu transmisję online. Otwarcie jest prowadzone bez fizycznego udziału publiczności, ale zainteresowani wykonawcy mogą je śledzić w internecie. Urząd Zamówień Publicznych już na początku epidemii dał temu zielone światło.
− W ocenie UZP transmisja online z otwarcia ofert w zaistniałej sytuacji zagrożenia epidemicznego w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 p.z.p. Brak możliwości fizycznej obecności zainteresowanych osób przy otwarciu ofert z jednoczesnym zapewnieniem transmisji online i podaniem uprzedniej informacji o transmisji − nie będzie stanowić naruszenia przepisów ustawy p.z.p. − mówi Michał Trybusz, rzecznik prasowy UZP.
Pojawił się natomiast inny problem. W związku z transmisją obrazu i dźwięku część zamawiających zaczęło się zastanawiać nad prawnymi konsekwencjami wynikającymi z RODO.
− W przypadku transmisji w internecie należy pamiętać, że dochodzi do przetwarzania danych osobowych członków komisji uczestniczących w otwarciu ofert. Co więcej, zastosowanie ma tu również ustawa o prawach autorskich i pokrewnych, w której znajdują się regulacje dotyczące ochrony wizerunku – potwierdza Tomasz Borys, konsultant ochrony danych osobowych.
Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim to, że aby przetwarzać dane, takie jak wizerunek i głos osoby prowadzącej otwarcie ofert, zamawiający musi mieć ku temu podstawę prawną.
− W moim przekonaniu warunkiem koniecznym do przeprowadzenia transmisji z otwarcia ofert jest uzyskanie przez zamawiającego zgody na publikację wizerunku członków komisji uczestniczących w otwarciu ofert. Zgoda nie może być domniemana, a osoby wyrażające zgodę muszą mieć świadomość czasu i sposobu rozpowszechniania – wyjaśnia Tomasz Borys.
Ważne jest też to, że zgoda musi być w pełni dobrowolna. Zamawiający nie może zmuszać swych pracowników, aby ją wyrazili. Jeśli z jakichś przyczyn nie chcą tego, to nie pozostaje nic innego niż przeprowadzenie otwarcia ofert w tradycyjnej formie z zachowaniem niezbędnych środków bezpieczeństwa.
40 tys. zamówień udzielono w Polsce w pierwszych czterech miesiącach 2020 r.