Sygnalista może bowiem kojarzyć się z donosicielem, informatorem także kapusiem. Nic bardziej mylnego. Znaczenie osoby dokonującej zgłoszenia nieprawidłowości lub naruszeń prawa z pewnością będzie rosło w najbliższych miesiącach a to za sprawą obowiązku przyjęcia przez kraje członkowskiej, w tym także Polskę, postanowień tzw. dyrektywy o sygnalistach.

W październiku ubiegłego roku Parlament Europejski i Rada (UE) przyjęły Dyrektywę 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii czyli tzw. dyrektywę o sygnalistach. Nowe przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązki polegające m.in. na wdrożeniu kanałów umożliwiających dokonywanie zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów (ang. whistleblower) oraz przyjęciu mechanizmów, które będą mogły zapewnić takim osobom ochronę przed działaniami odwetowymi. Przyjęcie unijnej regulacji powinno nastąpić do 17 grudnia 2021r.

Po wielu latach dyskusji uznano, że w interesie publicznym leży to, aby za pomocą instrumentów prawnych zobowiązać organizacje do wdrożenia mechanizmów pozwalających na wykrywanie naruszeń prawa. Nie budzi bowiem wątpliwości, że wykrywanie naruszeń prawa do jakich może dochodzić w przedsiębiorstwach, czy to związanych z korupcją, czy związanych z ochroną zdrowia lub środowiska, leży w szeroko pojmowanym interesie publicznym a zobowiązanie organizacji do tego aby umożliwiać dokonywanie zgłoszeń pozwoli na wykrywanie nieprawidłowości na w miarę wczesnym etapie.

Sprawą pierwszorzędną jest jednak nie tyle zobowiązanie organizacji do wdrożenia kanałów pozwalających na dokonywanie zgłoszeń, co postawienie na pierwszym planie kwestii zapewnienia realnej ochrony osobom dokonującym zgłoszenia takich naruszeń. Osoby te powinny być chronione przed działaniami o charakterze odwetowym takich jak wypowiedzenie umowy o pracę lub jej niekorzystna zmiana, dyskryminacja lub zastraszanie. Podkreślić trzeba, że osobą dokonującą zgłoszenia nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa będzie przede wszystkim obecny lub były pracownik.

Warto przypomnieć, że w polskim porządku prawnym możemy znaleźć przykłady przepisów prawnych nakładających na organizacje obowiązki związane z wdrożeniem anonimowych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz obowiązki dotyczące zapewnienia ochrony osobom dokonującym zgłoszenia. Za przykład nie posłużą przepisy prawa bankowego czy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Trzeba jednak zauważyć, że rozwiązania te mają charakter rozproszony i dotyczą wybranych branż i podmiotów.

Zakres przedmioty nowej dyrektywy został określony stosunkowo szeroko. Dyrektywa ustanawia bowiem wspólne minimalne normy ochrony dotyczące następujących dziedzin; zamówienia publiczne, usługi i produkty rynków finansowych i zapobiegania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe, bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych.

Postanowienia dyrektywy określają także szeroki krąg osób, które będą mogły skorzystać z przewidzianych prawem środków ochrony. Przepisy znajdą zastosowanie do osób pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które powzięły informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą. Będą to zatem pracownicy (w tym urzędnicy służby cywilnej), osoby prowadzące działalność na własny rachunek, akcjonariusze lub wspólnicy, osoby będące członkami organów administracyjnych, zarządzających lub nadzorczych przedsiębiorstw, wolontariusze i stażyści, a także osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.

Nowe przepisy wiązać się będą z nowymi obowiązkami jakie zostaną nałożone na przedsiębiorców zatrudniających powyżej 50 pracowników, przy czym dyrektywa pozostawia swobodę państwom członkowskim w zakresie nałożenia obowiązków wynikających z dyrektywy na przedsiębiorstwa liczące mniej niż 50 pracowników, w szczególności jeśli podmiot będzie prowadził działalność w dziedzinie środowiska lub zdrowia publicznego. Nie można pominąć także tego, że postanowienia dyrektywy znajdą zastosowanie do wszystkich podmiotów prawnych w sektorze publicznym, w tym do podmiotów będących własnością lub znajdujących się pod kontrolą takich podmiotów.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym zostaną zobowiązane do ustanowienia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Procedury i kanały powinny umożliwiać pracownikom podmiotów dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń. Procedury na potrzeby zgłoszeń i działań następczych powinny obejmować kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniające ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia w terminie siedmiu dniu od jego otrzymania, wyznaczenie bezstronnej osoby lub wydziału właściwych do podejmowania działań następczych z należytą starannością. Ponadto procedury te powinny określać rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych osobie dokonującej zgłoszenia nieprzekraczający 3 miesięcy a także, zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń do właściwych organów i instytucji.

Osoby dokonujące zgłoszenia objęte zostaną ochroną przed działaniami odwetowymi jeśli dokonały zgłoszenia zauważonych nieprawidłowości mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia. Sygnalistą najczęściej będą zatem pracownicy podmiotu, w którym mogło dojść do jakiś nieprawidłowości. Z reguły mogą to być osoby mające bezpośredni dostęp do informacji, z których wynika, że pracodawca lub inne osoby zatrudnione u pracodawcy dopuściły się nieprawidłowości. Sygnalistą będzie można być także w swojej sprawie zwłaszcza jeśli przedmiotem zgłoszenia będzie mobbing lub dyskryminacja w miejscu pracy.

Zgłaszane nieprawidłowości powinny mieć uzasadnienie w faktach i nie być publicznie dostępne. Osoba dokonująca zgłoszenia nie musi jednak posiadać pełnej wiedzy o wszelkich okolicznościach podczas dokonywania zgłoszenia. Może się bowiem okazać, że w wyniku przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia nie ujawniono żadnych nieprawidłowości w działaniu podmiotu lub naruszeń prawa. W takim przypadku osoba posiadać będzie nadal status sygnalisty o ile jej zgłoszenie oparte było na informacjach prawdziwych i dokonane zostało w dobrej wierze.

Organizacje nie powinny zwlekać z rozpoczęciem przygotowań do wdrożenia nowych obowiązków. O ile przyjęcie określonych procedur może nastąpić w stosunkowo przewidywalnym okresie, to praca nad zmianą kultury organizacyjnej zapewniającej realną ochronę osobom dokonującym zgłoszeń wymaga czasu i zmiany nastawienia.

Robert Gniezdzia, radca prawny, Partner Chmielniak Adwokaci