Choć zamówienia powyżej progów unijnych już od półtora roku są udzielane wyłącznie w internecie, wciąż przysparzają problemów zarówno organizatorom tych przetargów, jak i startującym w nich firmom. Urząd Zamówień Publicznych postanowił zbadać, jaka jest ich opinia na temat funkcjonujących narzędzi oraz jakie są oczekiwania wobec przyszłych rozwiązań. Przez większą część grudnia wykonawcy i zamawiający mogli wypełniać przeznaczone dla nich ankiety.

– Wyniki są dla nas niezwykle cenne i poszerzają naszą wiedzę dotyczącą postrzegania narzędzi elektronicznych przez uczestników rynku. Uwidoczniła się różnica między zamawiającymi a wykonawcami w formułowaniu problemów, jakie towarzyszą korzystaniu z dostępnych na rynku narzędzi – mówi Hubert Nowak, prezes UZP.

dgp

dgp

źródło: DGP

– Problematyczną kwestią są zagadnienia związane z szyfrowaniem ofert. Zdając sobie z tego sprawę, w platformie e-Zamówienia przewidziany został bardziej intuicyjny i zautomatyzowany sposób szyfrowania, tak aby użytkownicy nie mieli wątpliwości co do prawidłowego zaszyfrowania bądź odszyfrowania ofert. W ankiecie akcentowano też kwestie bezpieczeństwa składanych ofert, które również dla UZP są bezwzględnym priorytetem – dodaje.

Połowa przetargów na miniPortalu

Ankietę adresowaną do wykonawców wypełniło ok. 150 firm, dlatego wyniki tego badania są mniej reprezentatywne niż drugiego, skierowanego do zamawiających, w którym zebrano ponad 700 odpowiedzi. Zgodnie z deklaracjami organizatorów przetargów ok. 48 proc. z nich ogłasza swe postępowania na miniPortalu. Pokrywa się to z oficjalnymi danymi, zgodnie z którymi na miniPortalu przeprowadzono w ub.r. 49 proc. wszystkich elektronicznych postępowań. Około 5 proc. zamawiających posiada własne narzędzia informatyczne, a ponad 30 proc. korzysta z komercyjnych rozwiązań dostępnych na rynku.

Niepokoją przede wszystkim dane dotyczące problemów z funkcjonowaniem stosowanych platform. Ponad 20 proc. wykonawców z tego powodu spóźniło się ze złożeniem oferty. Co gorsza, dla ponad połowy z nich nie była to sytuacja jednorazowa, tylko powtarzała się również w kolejnych przetargach. Z kolei zamawiający byli pytani o problemy z przygotowywaniem i zamieszczeniem ogłoszeń. Zgłosiło je aż 38 proc. Najczęściej skarżyli się na konieczność wprowadzania tych samych danych (nie „zaciągały” się automatycznie z wcześniejszych ogłoszeń), niedostosowanie pól do wybranego trybu i brak możliwości samodzielnej zmiany danych przez użytkownika.

Problemy dotyczyły również deszyfrowania ofert. Zgłosiło je 28 proc. zamawiających. Najczęściej wiązały się z użytym przez wykonawcę formatem plików. Jeśli zamawiający nie ma na swym komputerze oprogramowania przypisanego do danego formatu, to zwyczajnie nie da się go otworzyć. Organizator przetargu musi zadbać o to, by mieć oprogramowanie pozwalające na odczyt wszystkich standardowych formatów. Nawet jeśli plik nie ma stosownego rozszerzenia, to można zastosować procedurę rozpoznawania formatu po jego zawartości.

Zamawiający napotykali też kłopoty związane z weryfikacją podpisu kwalifikowanego czy kilkukrotnym szyfrowaniem tej samej oferty przez wykonawcę.

Więcej automatyzmu

Zapytani o to, jakie funkcjonalności system powinien zapewniać przedsiębiorcy, wskazywali na komunikację między nimi i zamawiającym, możliwość aktualizacji wprowadzonych do systemu dokumentów, automatyczne zaciąganie kluczy publicznych do szyfrowania ofert, przechowywanie dokumentów dotyczących oferty w jednym miejscu oraz możliwość ich archiwizacji. Mogli też przedstawić samodzielne propozycje. Wśród nich powtarzały się postulaty zaciągania danych od zamawiającego, automatycznego generowania powiadomień o pojawieniu się nowych dokumentów czy komunikatów, możliwości edycji dokumentów czy też sprawdzania poprawności oferty po jej zaszyfrowaniu.

– Rolę tej ankiety postrzegamy jako swego rodzaju inspirację nie tylko dla UZP, lecz także dla pozostałych uczestników rynku, którzy projektują elektroniczne narzędzia udostępniane zamawiającym i wykonawcom – podkreśla Hubert Nowak.