Organizator przetargu nie może dopiero na etapie badania ofert określać metodologii, na podstawie której będzie oceniał wymagane przez siebie próbki. Jeśli uznaje za dopuszczalny tylko jeden konkretny sposób, to powinien go wskazać już w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) – uznała Krajowa Izba Odwoławcza.
Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad prowadzi przetarg na badanie natężenia ruchu na wybranych odcinkach dróg krajowych. Ponieważ badania te mają być przeprowadzane za pomocą specjalnych kamer, zażądała dołączenia do ofert próbek nagrań wideo. Przy czym postawiła tym próbkom określone wymagania. Nagrania muszą mieć co najmniej 10 minut i zostać wykonane w różnych warunkach oświetleniowych (chodziło głównie o rozróżnienie na dzień i noc). Nie zdefiniowała natomiast, co rozumie pod pojęciem samej próbki.
Jedna z firm startujących w tym przetargu dołączyła do oferty 25 plików wideo, które łącznie miały długość ok. 100 minut. Zamawiający pogrupował je i połączył tak, by zachowywały ciągłość, uznając, że dostał 10 próbek. Problem w tym, że część z nich nie osiągnęła wymaganej długości 10 minut. Zdaniem GDDKiA próbki rzeczywiście mogły być podzielone na kilka plików, ale film musi zachowywać ciągłość i każdy z nich musi w sumie mieć co najmniej 10 minut. Tymczasem osiem z 10 próbek nie spełniało tego warunki.