Nie można przedłużyć czynności otwarcia ofert na kolejne dni. Musi się ona zakończyć do północy – wynika z najnowszej opinii prawnej Urzędu Zamówień Publicznych.
Opinia została wydana w związku z powtarzającymi się problemami z otwarciem ofert składanych w przetargach i wątpliwościami zamawiających, co powinni robić w takich sytuacjach.
Powodów jest wiele – w przypadku miniPortalu wciąż zdarza się na przykład podwójne zaszyfrowanie oferty przez przedsiębiorców czy wskazanie niewłaściwego identyfikatora postępowania. Z drugiej strony czasem zamawiający nie mogą otworzyć pobranego już pliku, bo zwyczajnie nie skojarzyli aplikacji z takim akurat rozszerzeniem.
Reklama

Przedłużenie jest niedopuszczalne

Ustalenie przyczyny problemów nierzadko wymaga czasu. Dlatego też część zamawiających zastanawiała się, czy w takich sytuacjach czynność otwarcia ofert nie może zostać przedłużona o kolejny dzień lub nawet jeszcze dłużej.

Reklama
UZP uznał w opinii, że jest to niedopuszczalne. Powołał się na art. 86 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.). Zgodnie z nim otwarcie ofert następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
„Otwarcie ofert powinno nastąpić najpóźniej do końca dnia, w którym upłynął termin ich składania, tj. do godziny 24:00. Zamawiający nie może odroczyć otwarcia ofert w czasie ani przedłużyć terminu otwarcia. Nie jest również możliwe dokończenie przerwanego czy nie w pełni przeprowadzonego otwarcia ofert. Publiczne otwarcie ofert nie może zostać powtórzone w danym postępowaniu, jest to bowiem czynność faktyczna oraz jednokrotna. Otwarcie ofert polega na ich rozpakowaniu i odczytaniu informacji wymaganych przepisami” – wyjaśnia UZP w swej opinii.
Próby otwarcia plików, które z jakichś względów sprawiały kłopoty, muszą więc zakończyć się przed północą. Jeśli któregoś nie uda się odczytać, obowiązkiem zamawiającego jest ustalenie, co było tego powodem.

Gdy wina leży po stronie zamawiającego

W przypadku stwierdzenia, że przyczyna leży po stronie zamawiającego, przetarg prawdopodobnie trzeba będzie unieważnić. Zachodzi wówczas przesłanka z art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy p.z.p., gdyż postępowanie jest obarczone niemożliwą do usunięcia wadą, która nie pozwala na zawarcie umowy.
Potwierdza to orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. Rozpoznawała ona sprawę, w której zamawiającemu nie udało się odczytać jednej z ofert podczas otwarcia. Później jednak, na innym komputerze, było to już możliwe. Według KIO już samo odczytanie pliku po zamknięciu procedury otwarcia oznaczało nieusuwalną wadę przetargu, dlatego też należało go unieważnić (sygn. akt KIO 574/19).
W opinii UZP jako przykładowe przyczyny unieważnienia postępowania wskazano brak odpowiedniego oprogramowania do otwarcia plików czy problemy techniczne w infrastrukturze informatycznej zamawiającego.

Gdy zawinił wykonawca

A co, jeśli przyczyna problemów leży po stronie wykonawcy? Zdaniem UZP oferta, której nie udało się odczytać, nie została wówczas złożona. Rozwiewa to wątpliwości części zamawiających, którzy zastanawiali się, czy formalnie powinni odrzucać taką ofertę, a jeśli tak, to z jakiego powodu. Nie mogą tego zrobić, bo takiej oferty po prostu nie ma.
Muszą natomiast poinformować wykonawcę o tym, że jego oferta została uznana za niezłożoną, i poinformować o przyczynach takiej decyzji. Choć żaden przepis nie wskazuje na to wprost, to wynika to z ogólnych zasad jawności i przejrzystości. Informacja o plikach, których nie udało się otworzyć, powinna znaleźć się w informacji publikowanej na stronie internetowej po otwarciu ofert.
Opinię opublikowano w najnowszym numerze „Informatora Urzędu Zamówień Publicznych” (www.uzp.gov.pl).
Otwarcie ofert powinno nastąpić najpóźniej o północy w dniu, w którym upłynął termin ich składania