Jak praktycznie przygotować firmę i pracowników do wdrożenia PPK [CASE STUDY]

Jedną z pierwszych firm, które wdrożyły u siebie PPK (a więc mają know-how, którym mogą się podzielić) jest Nationale-Nederlanden. - Jesteśmy w szczególnej sytuacji, bo jako pracodawca jesteśmy firmą 250 plus, ale jednocześnie jesteśmy firmą zarządzającą PPK naszych klientów. Jest to unikalna perspektywa z dwóch stron – pracodawcy (niezależnie od wielkości firmy) i instytucji finansowej, która będzie współpracować z firmami zarówno z pierwszej fali, jak i z kolejnych. Jednak treści są uniwersalne dla wszystkich, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa – mówi Małgorzata Madej, kierownik działu operacyjnego wsparcia klienta we wdrożeniu PPK z Nationale-Nederlanden.

Wdrażanie PPK krok po kroku - case study Nationale-Nederlanden

Na początek: Selekcja i analiza

• Analiza struktury zatrudnienia w firmie, oszacowanie kosztu obsługi PPK, założenie partycypacji
• Opracowanie budżetu dla PPK, podjęcie decyzji o przekazywaniu wpłat dodatkowych
• Oszacowanie kosztów związanych z systemem oraz wybranym modelem obsługi procesu

Wbrew pozorom, już pierwsze działania, taki wdrożeniowy poziom 0, dają solidne podstawy i wskazują kierunek dalszych prac. Nawet jeszcze przed terminem dołączenia firmy do PPK, osoby odpowiedzialne za wdrożenie powinny przyjrzeć się strukturze zatrudnienia w firmie i określić, kto zgodnie z ustawą, ma zostać włączony do PPK.

We wstępnej fazie przygotowań konieczne jest też oszacowanie kosztu obsługi PPK. – W Nationale-Nederlanden założyliśmy budżet zabezpieczający wkład pracodawcy oraz rozważaliśmy możliwość dokonywania wpłat dodatkowych, choć ostatecznie odroczyliśmy je do przyszłego roku – mówi Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej, odpowiedzialna za wdrożenie PPK w Nationale-Nederlanden. I przypomina, że koszty związane z PPK, to nie tylko wpłaty pracodawcy, ale też model obsługi. – Trzeba postawić pytanie, czy jako firma jesteśmy w stanie obsłużyć wdrożenie PPK i prowadzenie go dotychczasowymi zasobami, czy konieczne jest zatrudnienie dodatkowego pracownika – przypomina. Koszt wdrażania to także wydatki na dostosowanie niezbędnego systemu kadrowo-płacowego.

Dla oszacowania budżetu ważne jest też założenie pewnego poziomu partycypacji. W przypadku Nationale-Nederlanden dane szacunkowe okazały się bardzo zbliżone do faktycznych. Jak to możliwe? - Mocno budowaliśmy świadomość pracowników – mówią ekspertki z firmy.

Przygotowanie do wdrożenia

Obejmuje:
• Przygotowanie systemu kadrowo – płacowego, ustalenie podstawy naliczania wpłat PPK, testy plików pod kątem zgodności z wymaganiami agenta transferowego (format xml lub csv)
• Komunikacja wstępna, wskazanie celu i założeń programu, zapoznanie pracowników z istotą PPK

Za zupełną podstawę w procesie wdrażania należy uznać posiadanie odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego oraz budowanie świadomości pracowników.

System kadrowo-płacowy wyposażony w podstawowe funkcjonalności, nie tylko ułatwi pracę działów, ale ograniczy też pomyłki i konieczność dokonywania korekt. Co to znaczy „podstawowe funkcjonalności”? Joanna Dobies wymienia cztery: prawidłowa selekcja uczestników, możliwość wprowadzania deklaracji otrzymanej od pracownika i uwzględniania jej na liście płac, prawidłowe naliczanie wpłat pracodawcy i pracownika, raportowanie – nie tylko plików w formatach wymaganych przez instytucje finansowe, ale też raportów sprawdzających.

Drugim zadaniem, które warto wykonać na tym etapie jest opracowanie i wdrożenie komunikacji. Jak mówi Małgorzata Madej - słowo klucz w tych działaniach to świadomość. – Rolą pracodawcy jest wykonać wszystkie ustawowe działania, ale na liście uczestników PPK powinni pozostać tylko ci, którzy dokonali świadomego wyboru. A do tego niezbędna jest wiedza – podkreśla. To dlatego w Nationale-Nederlanden od samego początku przedstawiano zasady PPK, zalety, ale i ograniczenia, używając do tego rożnych narzędzi – dodaje.

Formalne wdrożenie

• Wybór instytucji finansowej po konsultacji z pracownikami
• Przygotowanie pełnomocnictw do podpisania umowy o zarządzanie
• Zawarcie umowy o zarządzanie i zapoznanie się portalem pracodawcy
• Spełnienie obowiązku informacyjnego, komunikacja do wszystkich, udostępnienie deklaracji

Zgodnie z ustawą o PPK, wyboru instytucji finansowej dokonuje pracodawca po konsultacji ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowniczą. Warto przygotować się do konsultacji z pracownikami, przygotować oferty IF oraz własne kryteria, np. wsparcie instytucji finansowej we wdrożeniu i obsłudze. Proces zawarcia umowy o zarządzanie oraz akceptacja treści umowy o prowadzenie jest realizowany online w kilku krokach.

Także na tym etapie pracodawca musi spełnić obowiązek informacyjny (nie mylić z opisywaną wcześniej komunikacją do pracownika), czyli przekazać, z którą instytucją finansową firma zawarła umowę, powiadomić o prawach dotyczących rezygnacji lub przystąpienia (w przypadku osób powyżej 55 roku życia), wpłat dodatkowych, czy możliwości obniżenia wpłaty podstawowej. Nie zapominając przy tym o pracownikach nieobecnych w firmie z powodu długotrwałych zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich i wychowawczych itp.

Harmonogram wdrożenia

• Zbieranie deklaracji i wprowadzanie zdarzeń do systemu kadrowo-płacowego
• Zgłoszenie pracowników
• Naliczanie pierwszych wpłat
• Korekty list płac wynikające ze złożenia deklaracji rezygnacji po naliczeniu list płac
• Przekazanie pliku rozliczeniowego oraz wpłat do IF
• Komunikacja dotycząca portalu pracownika i pobranych wpłat

Jak rozpisać sobie te zadania na miesięcznym kalendarium? Oto przykład:
Warto poddać analizie oznaczone terminy i prześledzić ich tok. W przypadku Nationale-Nederlanden punktem wyjścia był termin wypłat dla pracowników. To od tego dnia warto wyjść, ustalając poprzedzające je wydarzenia i pamiętając, że na każdą z tych czynności potrzeba czasu (wysłanie deklaracji listem poleconym może wstrzymać wdrożenie nawet o dwa tygodnie).

Obsługa powdrożeniowa - Ustalenie stałego harmonogramu

• Przekazywanie informacji o rezygnacji do 7 pierwszych dni
• Regularne przesyłanie plików oraz wpłat raz w miesiącu
• Zarządzenie procesem wykonywania korekt
• Regularna informacja do osób, które dołączają do organizacji

Porada eksperta