Agnieszka Baklarz: Ministerstwo Cyfryzacji i MSWiA powinny zadbać o to, by możliwe było podpisanie sprawozdań wszystkimi podpisami jednocześnie
dr Agnieszka Baklarz biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o.
fot. Materiały prasowe
Od 1 stycznia 2020 r. pojawi się trzecia możliwość sygnowania sprawozdań – elektronicznym dowodem tożsamości. To opłacalne rozwiązanie dla zarządów?
Podpis osobisty będzie dawał coraz więcej możliwości. Nie będzie przeznaczony tylko do podpisania sprawozdania. Użyjemy go np. do sygnowania dowolnego dokumentu, wniosku kierowanego do urzędu (np. do Krajowego Rejestru Sądowego), zalogowania się do profilu zaufanego oraz do portali administracji publicznej.
Podpis osobisty nie będzie jednak zupełnie bezkosztowy, jak to jest w przypadku profilu zaufanego. Korzystanie z niego wymaga bowiem jednorazowego zakupu czytnika zgodnego z wymaganiami specyfikacji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Obecnie trzeba na niego zapłacić między 200 zł a 600 zł. Z kolei kwalifikowany podpis elektroniczny to koszt co najmniej 200‒250 zł rocznie. Również w tym przypadku trzeba kupić czytnik (za kilkadziesiąt złotych). Daje on inne możliwości niż e-dowód. Podpis osobisty nie jest podpisem kwalifikowanym. Nie jest więc tak wiarygodny jak podpis kwalifikowany.
Czy taki podpis osobisty dostaniemy automatycznie wraz z e-dowodem?
Nie. Certyfikat podpisu osobistego jest zamieszczany tylko w dowodzie osobistym osoby, która wyrazi na to zgodę przy składaniu wniosku o nowy dowód.
Następie po otrzymaniu tego dokumentu trzeba aktywować warstwę elektroniczną dokumentu w urzędzie gminy. Można to zrobić zarówno przy jego odbiorze, jak i później, w dowolnym momencie. Podczas aktywacji trzeba ustawić dwa kody PIN: czterocyfrowy, np. do logowania się do portali administracji publicznej, i sześciocyfrowy do podpisywania dokumentów. Przy odbiorze dowodu obywatel otrzymuje również PUK, który wpisuje się po nieprawidłowym wpisaniu PIN. Tak jak wspomniałam wcześniej, potrzebny jest też czytnik.
Przetestowała pani już nowy sposób podpisywania sprawozdania?
Tak. Nie ma problemu, gdy podpisuje się jedna osoba. Kłopot się pojawia, gdy sygnaturę chce złożyć kilka osób, które posługują się różnymi e-podpisami, np. osobistym i profilem zaufanym. Nie można wówczas parafować dokumentu. Problem polega na tym, że podpisy te wzajemnie traktują się jako nieprawidłowe, czyli takie, które nie mogą być potwierdzone. Przykładowo podczas próby podpisania pliku pierwotnie parafowanym profilem zaufanym oprogramowanie e-dowodu wskazuje, że nie udało się zweryfikować poprawnie podpisów w tym pliku. W związku z tym, że e-dowód nie traktuje pliku podpisanego przez profil zaufany jako prawidłowego i zaufanego, nie pozwala go podpisać. Niestety profil zaufany w analogiczny sposób traktuje również podpis e-dowodem.
Oczywiście, tak jak pani wspomniała, przepisy umożliwiające podpisywanie sprawozdań finansowych e-dowodem zmienią się dopiero od początku przyszłego roku, więc jeszcze jest czas na zmiany. Ministerstwo Cyfryzacji oraz MSWiA powinny więc przystąpić do wspólnego testowania oraz zmian we wszystkich oprogramowaniach, aby możliwe było podpisanie dokumentów wszystkimi podpisami jednocześnie. Jest to tym bardziej wskazane, że e-dowód, mimo że dopiero rozpoczyna swoje funkcjonowanie, to z pewnością nabierze w następnych latach znaczenia ze względu na stopniową wymianę starych dokumentów na nowe. Natomiast profil zaufany jest już często wykorzystywany zarówno przez osoby fizyczne, jak i przez podmioty gospodarcze.
A jak to wygląda w przypadku, gdy jedna osoba ma e-podpis osobisty, a druga kwalifikowany?
Tu też są problemy. Jeżeli najpierw użyjemy e-dowodu, to podpis kwalifikowany potraktuje ten sposób sygnowania jako niebudzący zaufania i odmówi możliwości złożenia podpisu. W odwrotnej kolejności (jako pierwszy występuje podpis kwalifikowany) znowu e-dowod uważa, że nie może dopisać się do podpisu kwalifikowanego. Może jedynie kontrasygnować złożony podpis kwalifikowany. Użycie e-dowodu w takim przypadku potwierdza jedynie, że podpis kwalifikowany jest poprawny. Osoba składająca kontrasygnatę nie bierze więc na siebie odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe. Kontrasygnata w tym przypadku oczywiście nie spełnia funkcji podpisu członka organu zarządzającego pod rocznym raportem.
W ustawie z 31 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia obciążeń regulacyjnych (Dz.U. 2019 poz. 1495) dodano nowy sposób podpisu pod sprawozdaniem finansowym: podpis osobisty. Od 1 stycznia 2020 r. będzie możliwe podpisanie sprawozdania finansowego na trzy sposoby: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym oraz podpisem osobistym.
