ABC sp. z o.o. prowadzi stacjonarny i internetowy sklep z artykułami gospodarstwa domowego. Tradycyjnie na koniec czerwca zostało zwołane zwyczajne zgromadzenie wspólników. Konieczne było powzięcie do końca miesiąca uchwał w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, udzielenia absolutorium oraz podziału zysku za ostatni rok obrotowy. Niestety wspólnicy nieoczekiwanie zasygnalizowali zarządowi, że z uwagi na przedłużający się z przyczyn niezależnych pobyt za granicą nie mogą stawić się na zgromadzeniu. Przed wyjazdem nie ustanowili zaś pełnomocników. Członkowie zarządu spółki szukają zatem wyjścia z tej sytuacji, które gwarantowałoby powzięcie stosownych uchwał w ustawowym terminie.
Przede wszystkim zastanawiają się nad odwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz powzięciem uchwał w trybie obiegowym. Mają jednak wątpliwości, czy w ten sposób można podejmować uchwały zastrzeżone dla zwyczajnego zgromadzenia wspólników? Obawy dotyczą też uchwały w przedmiocie rozporządzenia zyskiem spółki. Po sporządzeniu sprawozdania finansowego okazało się bowiem, że zaliczki na poczet dywidendy zostały wypłacone niektórym wspólnikom w wysokości przewyższającej ich udział w zysku spółki. Ze względu zaś na napięty budżet spółki i planowane inwestycje, zarząd musi powziąć kroki w celu odzyskania nadpłaconej dywidendy od wspólników.
Ponadto jeden z członków zarządu, z uwagi na sprawy osobiste, zamierza złożyć rezygnację z pełnienia funkcji. Pozostali członkowie zarządu zamierzają pozostać na stanowiskach do końca kadencji. Pojawiła się jednak wątpliwość: w jaki sposób członek zarządu może złożyć rezygnację. W szczególności, czy musi w tym celu zwołać zgromadzenie wspólników.
Duża liczba problemów prawnych, z którymi boryka się zarząd spółki, spowodowała, że na posiedzenie tego organu zaproszony został radca prawny. Członkowie zarządu mają nadzieję, że rozmowa z nim pozwoli rozwiać najważniejsze wątpliwości oraz podjąć istotne dla spółki decyzje w zgodzie z wymogami prawa.

• ETAP I Odwołanie zwyczajnego zgromadzenia

– Witam szanownych państwa – rozpoczął formalnie posiedzenie zarządu prezes Adam Góra. – Dziękuję panu mecenasowi za przybycie. Nazbierało nam się sporo pilnych spraw i mam nadzieję, że będzie nam pan w stanie pomóc.
– Dzień dobry – odpowiedział prawnik. – Współpracujemy ze sobą już kilka lat, więc i tym razem postaram się pomóc. Od której ze spraw chcieliby państwo rozpocząć rozmowę?
– Najpilniejsze jest przeprowadzenie zwyczajnego zgromadzenia wspólników – zaczęła Janina Kowalska, wiceprezes zarządu. – Tymczasem, jak pan już wie, wspólnicy utknęli na dłużej za granicą. A zbliża się koniec czerwca, kiedy to musimy zatwierdzić sprawozdanie finansowe, by następnie wysłać je do KRS.
– Co gorsza, kilka dni temu wysłaliśmy już zaproszenia na zwyczajne zgromadzenie wspólników – wtrącił się członek zarządu Jan Nowak. – Jeden ze wspólników je odebrał i stąd mamy wątpliwości, co teraz zrobić.
– Samym faktem zwołania zgromadzenia nie muszą się państwo przejmować – rozpoczął swoją odpowiedź radca prawny. – Po ostatnich zmianach w kodeksie spółek handlowych nie ma wątpliwości, że zgromadzenie wspólników można odwołać. Może to zrobić ten organ, który je zwołał.

co na to prawo? rada 1

– Słyszeliśmy o tym – kontynuował prezes zarządu. – Odwołanie ma sens, bo wiemy, że i tak żaden ze wspólników by się na nim nie zjawił. To jednak ciągle nie rozwiązuje naszego głównego problemu, czyli konieczności powzięcia uchwał przez wspólników.

• ETAP 2 Głosowanie, gdy wspólnicy są poza krajem

– W mojej ocenie możemy skorzystać z kolejnego z uproszczeń, które niedawno weszły w życie – zaczął prawnik. – Od 1 marca 2019 r. możemy podejmować każdą uchwałę w formie pisemnej, czyli bez konieczności odbywania zgromadzenia.

co na to prawo? rada 2

– Z tego co pamiętam, możliwość pisemnego głosowania nie dotyczyła uchwał podejmowanych przez zwyczajne zgromadzenie wspólników, a właśnie o takich uchwałach rozmawiamy – dopytywał Jan Nowak. – Czy to wyłączenie zostało uchylone?
– Właśnie tak, po ostatnich zmianach w trybie obiegowym można podejmować również uchwały będące przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, do niedawna w przepisach wyłączone – kontynuował odpowiedź mecenas.
– To dobra wiadomość – ucieszyła się Janina Kowalska. – Jednak czy w naszej sytuacji w praktyce uda nam się zastosować ten tryb? Czy może pan mecenas przybliżyć nam nieco sposób głosowania w trybie obiegowym?
– Oczywiście – odparł prawnik. – W skrócie polega to na tym, że bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Wydaje mi się, że w obecnej sytuacji rozsądniej będzie skorzystać z pierwszego z tych wariantów. Powinni zatem państwo przygotować treść uchwał, które mają zostać powzięte przez wspólników, i wysłać je do nich. Wspólnicy przebywają w delegacji razem, więc mogą podpisać uchwały i odesłać je do biura zarządu.
– Faktycznie, to dobry pomysł – skwitowała wiceprezes zarządu. – Zapewne właśnie tak postąpimy. Dopytam jeszcze tylko o jedną kwestię: jak powinniśmy postąpić, gdyby jeden ze wspólników wrócił szybciej do kraju i nie zdążył podpisać uchwały w delegacji?
– W takim przypadku powinien odesłać uchwały tylko ze swoimi podpisami – wyjaśnił radca prawny. – Dodam jeszcze, że jeśli wszyscy wspólnicy przebywają w jednym miejscu, to mogą przeprowadzić nadzwyczajne zgromadzenie bez jego formalnego zwoływania, powziąć na nim stosowne uchwały i przesłać zarządowi protokół.
– To też ciekawa opcja – odniósł się prezes zarządu. – Problem uchwał mamy zatem już omówiony, widzę wręcz kilka możliwych rozwiązań.

• ETAP 3 Odzyskanie nienależnych dywidend

– Pozwolę sobie zatem przejść do kolejnego problemu. Mianowicie okazało się, że kilku wspólników otrzymało zaliczki przekraczające należne im dywidendy. Jak powinniśmy postąpić, aby odzyskać nadpłacone kwoty? – zapytała wiceprezes.
– Dotychczas było to pewnym problemem – rozpoczął radca prawny. – Obecnie jednak kwestia ta została przesądzona. W takim przypadku część wypłaconej kwoty, która odpowiada wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy, musi zostać przez wspólnika zwrócona. W państwa przypadku zatem należy w pierwszej kolejności poinformować wspólników o konieczności zwrotu nadpłaconej kwoty.

co na to prawo? rada 3

– A co jeśli wspólnicy nie zwrócą tych kwot? – dopytywał Jan Nowak. – Czy mamy jakieś narzędzia, aby ich do tego zmusić – poza drogą sądową?
– Jeżeli spółka ma inne zobowiązania wobec tych wspólników, to może skorzystać z potrącenia – wskazał mecenas. – Domyślam się, że może być z tym problem. Jednakże proszę też pamiętać o zaliczkach na poczet zysków za kolejny rok obrotowy oraz przyszłorocznej dywidendzie. Od tych należności wspólników również będzie można odliczyć kwoty, które powinni zwrócić spółce. Co więcej, spółce należne będą odsetki od takiej zaległości.

• ETAP 4 Składanie rezygnacji przez członka zarządu

– Wydaje się zatem, że i tę sprawę mamy wyjaśnioną – powiedziała Janina Kowalska. – Zatem chcieliśmy poruszyć jeszcze inną kwestię z zakresu prawa spółek. Wspominaliśmy już, że pan Jan zamierza nas opuścić, składając rezygnację z funkcji członka zarządu spółki. Przepisy się ciągle zmieniają, więc mamy wątpliwość, czy i komu pan Jan może złożyć rezygnację. Czy to prawda, że konieczne jest zwołanie zgromadzenia zarządu w tym celu?
– Już odpowiadam

co na to prawo? rada 4

– rozpoczął mecenas. – Obecnie, jeżeli w wyniku rezygnacji członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników. Sytuacja w państwa spółce nie wymaga zwoływania zgromadzenia wspólników. W zarządzie pozostaną bowiem jeszcze dwie inne osoby. Stosować będziemy zatem ogólne zasady składania rezygnacji. Czyli pan Jan Nowak powinien złożyć swoją rezygnację na ręce pozostałych członków zarządu spółki. W rezygnacji można wpisać datę jej skuteczności. Proszę jednak pamiętać, że do czasu uzupełnienia składu zarządu pan Jan powinien podejmować kroki chroniące interes spółki. Na przykład informować dzwoniących kontrahentów o osobie, która przejęła jego obowiązki, czy też odbierać i przekazywać korespondencję kierowaną do niego jako członka zarządu spółki. Na szczęście wspólnicy niebawem będą podejmować uchwały we wcześniej omówionych kwestiach, będą mogli zatem zareagować na rezygnację pana Jana.
– Uspokoił mnie pan mecenas – odpowiedział Jan Nowak. – Już się obawiałem, że będziemy musieli zwołać zgromadzenie wspólników w tym celu, a przecież wspólników nie ma obecnie w kraju. Rzecz jasna zdaję sobie sprawę z moich dalszych obowiązków wobec spółki.

• ETAP 5 Co RODO zmieniło w telemarketingu

– Tym samym możemy przejść do sprawy nieco innej, związanej z ochroną danych osobowych – kontynuował prezes zarządu. – Otóż, panie mecenasie, nasza spółka prowadzi stacjonarny i internetowy sklep z artykułami gospodarstwa domowego. Poprzez swoją stronę internetową daje klientom możliwość wysyłania zapytań o konkretne produkty oraz składania reklamacji. Często organizuje konkursy, których uczestnicy muszą podać swoje dane osobowe poprzez formularz internetowy. Spółka dotychczas nie wykorzystywała danych osobowych klientów, w szczególności zaś ich adresów e-mail oraz numerów telefonów, do celów marketingowych. Duża konkurencja na rynku sprawia jednak, że chcielibyśmy zacząć wykorzystywać te dane osobowe również i w tym zakresie. Jednakże słyszeliśmy, że niedawno zmieniły się przepisy dotyczące danych telemarketingowych, dlatego wstrzymaliśmy wdrożenie naszych planów do czasu wyjaśnienia wątpliwości w kwestiach prawnych.
– Chcemy rozpocząć korzystać z przesyłanych nam adresów e-mail i numerów telefonów nie tylko do realizacji zamówienia i obsługi posprzedażowej. Między innymi planujemy zbieranie danych osobowych przez formularz internetowy. Nie wykluczamy też telemarketingu – dodał Jan Nowak.
– Przyznam, że trochę się już w tym pogubiłam w ostatnich zmianach prawnych. Proszę zatem pana mecenasa o informację, jak ostatnie zmiany wpływają na sposób odbierania zgód marketingowych? – dociekała Janina Kowalska.
– Faktycznie, można się w tym trochę pogubić – odrzekł prawnik. – Zapewne słyszeliście państwo, że ustawodawca zdecydował się na zastąpienie dotychczasowych regulacji dotyczących zgód marketingowych odesłaniem do przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Jednak w praktyce oznacza to, że ustawodawca ujednolicił kwestię odbierania zgody na gruncie RODO, świadczenia usług drogą elektroniczną oraz korzystania z numerów telefonów klientów w celach marketingowych.
– Może pan to rozwinąć? – zwróciła się do mecenasa Janina Kowalska. – Niewiele nam to niestety mówi.
– Chodzi o to, że w każdym z tych przypadków do sposobu udzielania zgody stosować będziemy przepisy RODO – zaczął odpowiedź radca prawny. − Kwestię tę przerabialiśmy w zeszłym roku podczas wdrażania RODO w państwa spółce. Przypomnę zatem, że zgody będą musiały być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne, a osoba wyrażająca swoją zgodę będzie mogła ją w każdym czasie odwołać.
– Chcemy rozwiązać to w ten sposób, że klient będzie zaznaczał poszczególne zgody pod formularzem zamówienia zamieszczonym na naszej stronie internetowej. Zamieścimy pod nim treści zgód i obok nich pole do ich zaznaczenia. Żadna z nich nie będzie obligatoryjna. Rozumiem, że, podobnie jak przy zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, powinniśmy dodać informację o możliwości odwołania zgody?
– Można to rozwiązać w taki sposób – ocenił prawnik. – Zwrócę jeszcze uwagę, że przy okazji tej zmiany ustawodawca wprowadził jeszcze jedną. Mianowicie do zawiadomienia prezesa UODO oraz osób fizycznych, których dane zostały naruszone w związku z usługami telekomunikacyjnymi, stosować będziemy również RODO.

co na to prawo? rada 5

Przede wszystkim oznacza to, że zgłoszenia należy dokonać w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Ponadto administrator danych zobligowany jest do podjęcia działań mających na celu uniknięcie tego typu naruszeń w przyszłości, a nadto odnotować taki incydent w rejestrze naruszeń.
– Dziękujemy panie mecenasie za obszerne wyjaśnienia i praktyczne porady – powiedział na koniec prezes zarządu Adam Nowak. – Będziemy się z panem jeszcze kontaktować. Zapewne poprosimy o przygotowanie projektów uchwał i innych dokumentów, o których dzisiaj rozmawialiśmy.
– Również dziękuję za spotkanie – odpowiedział prawnik. – Oczywiście, przygotuję wszystkie dokumenty, które będą konieczne. Szczegóły ustalimy mailowo albo telefonicznie.©℗

rada 1. Zgromadzenie wspólników może odwołać ten, kto je zwołał

1 marca 2019 r. weszły w życie znowelizowane art. 235 oraz 236 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 505 ze zm.; dalej: k.s.h.). Jedna ze zmian dała możliwość odwołania zwołanego już zgromadzenia wspólników przez organ albo osobę, które je zwołały. Z pewnych jednakże zastrzeżeniem. Mianowicie wspólnik lub wspólnicy, którzy zażądali zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników – mają wyłączne prawo jego odwołania.
W tym miejscu wyjaśnić należy, że zasadą jest, że prawo zwoływania zgromadzenia wspólników przysługuje wyłącznie zarządowi spółki. Rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna mają to prawo istotnie ograniczone. Organy te mogą bowiem zwołać:
  • zwyczajne zgromadzenie wspólników – tylko jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie określonym w ustawie lub w umowie spółki,
  • nadzwyczajne zgromadzenie wspólników – jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.
Ponadto w umowie spółki z o.o. można prawo do zwoływania zgromadzeń wspólników przyznać również innym organom lub osobom.
Z powyższego wynika, że jeżeli zgromadzenie wspólników zostało zwołane przez zarząd z własnej inicjatywy albo na żądanie rady nadzorczej bądź też przez inny uprawniony na mocy umowy spółki organ lub osobę, to zarząd może takie zgromadzenie odwołać. Nie może tego uczynić tylko wtedy, gdy z żądaniem zwołania zgromadzenia wspólników zwrócił się do zarządu wspólnik albo wspólnicy. Wyjaśnienia wymaga jednak, że z żądaniem takim może wystąpić jedynie wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego.
Odwołania zgromadzenia dokonuje się w ten sam sposób, w jakim dokonuje się jego zwołania. A zatem za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Alternatywnie odwołanie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który odwołanie powinno być wysłane.
Należy również zauważyć, że ustawodawca nie wskazał, w jakim czasie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników może zostać ono odwołane. W szczególności brak jest odesłania do dwutygodniowego terminu obowiązującego przy zwoływaniu zgromadzeń wspólników.

rada 2. Uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania można przegłosować także pisemnie

Zasadą jest, że uchwały udziałowców spółki z o.o. podejmowane są na zgromadzeniu wspólników. Ustawodawca jednak przewidział pewien wyjątek. Mianowicie bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne (art. 227 par. 2 k.s.h.). Sposób ten powszechnie nazywany jest również głosowaniem pisemnym albo trybem obiegowym.
Do 1 marca 2019 r. art. 231 par. 4 k.s.h. przewidywał zakaz podejmowania w ten sposób uchwał będących przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, tj. mających za przedmiot:
  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
  • powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 par. 2 k.s.h. sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,
  • udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Przy czym dotyczy to wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym, nawet jeżeli ich mandat wygasł przed końcem danego roku obrotowego.
Od 1 marca br. art. 231 par. 4 k.s.h. został uchylony. Dlatego obecnie możliwe jest podejmowanie także ww. uchwał w głosowaniu pisemnym. Rzecz jasna nie oznacza to, że wszystkie uchwały wspólników mogą być podejmowane w ten sposób. W niektórych bowiem przypadkach kodeks wprost wymaga umieszczenia uchwały wspólników w protokole sporządzonym przez notariusza. W tego typu przypadkach głosowanie w opisany powyżej sposób nie będzie możliwe.
Wyjaśnienia wymaga też sam tryb głosowania pisemnego, ustawodawca przewiduje bowiem dwa jego warianty. Zgodnie z pierwszym uchwała zostanie powzięta, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na dane postanowienie. Nie jest zatem konieczne uprzednie odbieranie zgody od wspólników na głosowanie pisemne. Zarząd może przesłać treść proponowanej uchwały do wszystkich wspólników i gdy otrzyma ją uzupełnioną o podpisy wszystkich udziałowców, wpisze uchwałę do księgi protokołów.
Co ważne, uchwała może być podpisana przez wszystkich wspólników na jednym egzemplarzu albo każdy wspólnik może podpisać się indywidualnie na swoim egzemplarzu uchwały. W tym drugim wypadku uchwała zostanie powzięta, gdy treść uchwały na wszystkich egzemplarzach jest taka sama. Wspólnicy zatem nie mogą zmieniać otrzymanych projektów w sposób powodujący rozbieżności w treści przyjmowanej uchwały.
Druga metoda polega natomiast na tym, że wszyscy wspólnicy muszą wyrazić zgodę na głosowanie pisemne. Następnie uchwała jest przyjmowana większością głosów wynikających z kodeksu albo z umowy spółki. W tym przypadku zatem nie jest konieczne zachowanie jednomyślności wspólników.
Podejmowanie uchwał w głosowaniu pisemnym może prowadzić do naruszeń uprawnień wspólników. Dlatego ustawodawca przyznał wspólnikom prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały podjętej w ten sposób. Prawo takie przysługuje wspólnikowi:
  • którego pominięto przy głosowaniu,
  • który nie zgodził się na głosowanie pisemne,
  • który głosował przeciwko uchwale i po otrzymaniu wiadomości o uchwale w terminie dwóch tygodni zgłosił sprzeciw.

rada 3. Zarząd ma sposoby, aby wyegzekwować zwrot nadpłaconej dywidendy

Oczekiwanie na coroczną dywidendę może utrudniać wspólnikom korzystanie z wypracowanych przez spółkę zysków. Dlatego też k.s.h. przewiduje możliwość dokonywania wypłat zaliczkowych. Spółka może zatem wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, jednakże tylko o ile jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. W czasie wypłaty zaliczek nie jest jeszcze znany wynik finansowy spółki za dany rok obrotowy. Może się zatem zdarzyć, że ostatecznie spółka osiągnie zysk mniejszy od przewidywanego albo zakończy rok stratą. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: jak należy postąpić z wypłaconymi zaliczkami. Dotychczas k.s.h. milczał na ten temat. Stosowne przepisy dodano od 1 marca 2019 r. Obecnie zgodnie z art. 195 par. 11, w przypadku gdy w danym roku obrotowym zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy została wypłacona wspólnikom, a spółka odnotowała stratę albo osiągnęła zysk w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek, wspólnicy zwracają zaliczki:
  • w całości − w przypadku odnotowania straty, albo
  • w części odpowiadającej wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy − w przypadku osiągnięcia zysku w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.

rada 4. Ostatni członek zarządu składa rezygnację wspólnikom

Co do zasady ustępujący członek zarządu składa rezygnację na ręce pozostałych w zarządzie członków zarządu. Jednak inna byłaby sytuacja, gdyby ustępujący prezes był ostatnim członkiem zarządu. Aby utrudnić członkom zarządu porzucanie spółek z o.o. będących w trudnej sytuacji, od 1 marca 2019 r. wprowadzono specjalną procedurę składania rezygnacji przez ostatniego bądź jedynego członka zarządu. Mianowicie, jeżeli w wyniku rezygnacji członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników – tak nakazuje wprowadzony do art. 202 par. 6 k.s.h. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Rezygnacja taka stanie się skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.
Należy zwrócić uwagę, że kodeks dla skuteczności rezygnacji nie wymaga ani odbycia się zgromadzenia, ani też wyboru innej osoby na miejsce rezygnującej. Nie jest również konieczne przyjmowanie tej rezygnacji przez wspólników. Istotne jest również to, że zgromadzenie zwołuje dany członek zarządu, nie zaś zarząd spółki. Ten z pozoru drobny niuans ma duże znaczenie praktyczne. W zarządach wieloosobowych zwołanie zgromadzenia wspólników powinno zostać poprzedzone powzięciem stosownej uchwały przez zarząd spółki. Jeżeli zaś w zarządzie takim zostałaby tylko jedna osoba, to nie mogłaby ona powziąć takiej uchwały i w konsekwencji zwołać zgromadzenia wspólników.
Powyższe zasady w znacznym stopniu komplikują rezygnację członka zarządu. Dlatego kodeks zezwala na określenie innych zasad składania mandatu w umowie spółki z o.o. Możliwe jest zatem wyłączenie stosowania ww. przepisu bądź określenie całkiem innych procedur mających zastosowanie do członków organów spółki.

rada 5. Zgody marketingowe trzeba pozyskiwać na zasadach ustalonych przez RODO

Etap wdrażania do prawa polskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) zakończony został wraz z wejściem w życie ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. poz. 730). Ustawa ta weszła w życie 4 maja 2019 r., wprowadzając zmiany w ponad 150 ustawach. Wśród tych ustaw znalazły się również dwie szczególnie istotne dla komercyjnego wykorzystywania danych osobowych. Pierwsza to ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, która zakazuje przesyłania niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej – powyższe możliwe jest wyłącznie za zgodą adresata (zob. art. 10 ww. ustawy). Drugim aktem prawnym jest ustawa z 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1954 ze zm.; dalej: p.t.). Zgodnie z nią zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefonu komórkowego) i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę (art. 172 p.t.).
W obu wymienionych aktach prawnych wprowadzono zbliżone zapisy, w myśl których jeżeli ustawa wymaga uzyskania zgody osoby fizycznej (usługobiorcy, abonenta, użytkownika końcowego), stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. W praktyce zatem zastosowanie znajdują przepisy RODO.
Zgodnie z tym rozporządzeniem zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Co więcej, RODO zastrzega, że udzielona zgoda może zostać w każdym czasie wycofana, o czym należy powiadomić adresata.
Odesłanie do RODO powoduje to, że do zgód należy stosować te same zasady, co do zgody na przetwarzanie danych osobowych. Należy zatem zadbać o:
  • swobodę podejmowania decyzji o udzielanej zgodzie – nie może ona wynikać z treści regulaminu albo być już zaznaczona przez usługodawcę,
  • odrębność zgody od innych zgód – każda z omawianych zgód musi być wyrażana oddzielnie, nie można ich łączyć w jednym oświadczeniu.
Klauzula zgody musi być napisana zrozumiałym językiem oraz precyzyjnie określać jej zakres – nie jest zatem możliwe generalne czy wręcz blankietowe jej udzielenie. Musi to być odrębna czynności od akceptacji innych dokumentów lub klauzul – osoba ją wyrażająca musi mieć tego świadomość. Zgoda powinna być udzielona w sposób niebudzący wątpliwości, np. przez zaznaczenie odpowiedniego pola.
Należy również pamiętać o tym, aby poinformować osobę udzielającą zgody o możliwości jej wycofania, a także o konsekwencjach takiego zachowania.
Dotychczas obie omawiane ustawy regulowały sposób odbierania zgody oraz informowania osób, których dane dotyczą o ich prawach. Niestety – w sposób różniący się od wymogów RODO. Prowadziło to niekiedy do błędnego stosowania tychże regulacji. ©℗
!PODSUMOWANIE
Ogromna liczba zmian w prawie gospodarczym sprawia, że przedsiębiorcy gubią się w gąszczu przepisów. Jednak wiele ostatnich zmian legislacyjnych wprowadziło ułatwienia w działalności spółek i można je wykorzystać w praktyce z korzyścią dla sprawnego funkcjonowania podmiotu:
• zarząd spółki może odwołać zwołanie przez siebie zgromadzenie wspólników;
• jeżeli wspólnicy nie mają możliwości zebrania się w jednym miejscu i w jednym czasie, aby przegłosować uchwałę w sprawie zatwierdzenia sprawozdania, to warto rozważyć przeprowadzenia zgromadzenia wspólników w trybie pisemnym;
• co do zasady ustępujący członek zarządu składa rezygnację na ręce pozostałych w zarządzie członków zarządu; jeżeli jednak jest to ostatni członek zarządu, to rezygnację składa wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników;
• do zgód na telemarketing należy stosować te same zasady, co do zgody na przetwarzanie danych osobowych.