Większość spó łek prawa handlowego jest obowiązana złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Przez wiele lat obowiązek ten był realizowany w formie papierowej – odpowiednie dokumenty były przesyłane do Krajowego Rejestru Sądowego wraz z właściwym formularzem oraz stosowną opłatą. Począwszy od 2018 r., sprawozdania finansowe można już składać tylko drogą elektroniczną. Plusem takiego rozwiązania z pewnością jest zmniejszenie kosztów (złożenie sprawozdania finansowego jest teraz bezpłatne). Poza plusami jest jednak sporo minusów. Po pierwsze, należy mieć na uwadze, że sprawozdanie powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub też profilem zaufanym ePUAP. Z założenia, bo podpis ePUAP w praktyce nie funkcjonował. Dopiero w tym roku wprowadzono zmiany umożliwiające – rzekomo – bezproblemowe dokonywanie podpisów poprzez ePUAP, jednakże użytkownicy sygnalizują, że nadal są z tym problemy.
Problem z podpisywaniem poprzez ePUAP nie był jednak jedyny. W sytuacji gdy w zarządzie spółki były osoby nieposiadające numeru PESEL, złożenie sprawozdania finansowego było niemożliwe. Spółki radziły sobie z tym w różny sposób. Najczęściej podejmowano czynności zmierzające do uzyskania numeru PESEL, czasem dochodziło do zmian osobowych w zarządzie. Rozwiązaniem nie całkiem zgodnym z przepisami było składanie sprawozdań finansowych przez pełnomocników procesowych. Sądy rejestrowe zajmowały w tej sprawie różne stanowiska. Większość akceptowała takie rozwiązanie, jednakże część składów odrzucała je jako sprzeczne z przepisami. Zdarzało się również, że sądy miesiącami nie ustosunkowały się do złożonych w ten sposób sprawozdań (osobiście z jednym wnioskiem czekam na rozstrzygnięcie już sześć miesięcy).
Ustawodawca dostrzegł w końcu ten problem. Odpowiedzią jest zmiana w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, która wejdzie 1 kwietnia 2019 r. Zgodnie z nowym stanem prawnym zgłoszenia będzie mógł dokonać reprezentujący spółkę radca prawny lub adwokat pod warunkiem, że będzie uwidoczniony w systemie teleinformatycznym, który Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych powinny udostępnić sądom. Pełnomocnik będzie mógł powołać się na pełnomocnictwo i podpisać zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W taki sam sposób będzie mógł sygnować również dokumenty przesyłane do systemu.
To krok w dobrą stronę. Wiele spó łek do tej pory nie złożyło jeszcze sprawozdań finansowych, gdyż nawet jeśli zarząd podjął czynności mające na celu uzyskanie PESEL lub też doszło do zmiany zarządu, najpierw trzeba to uwidocznić w KRS, co zajmuje kilka miesięcy. Nowelizacja umożliwi więc części spółek działanie zgodne z prawem, które w poprzednim stanie prawnym było niemożliwe. Trzeba jednak przyznać, że w takich przypadkach sądy rzadko nakładały grzywnę na spółki, które nie złożyły sprawozdań finansowych, a nawet jeśli do tego dochodziło, nie była ona egzekwowana. Trudno powiedzieć, czy jest to skutek nadmiernego obłożenia, czy celowe działanie sądów, które zdają sobie sprawę, że w części przypadków zastosowanie się do obowiązujących przepisów było niemożliwe.
Miejmy nadzieję, że nowe przepisy będą rzeczywiście możliwe do zastosowania od 1 kwietnia 2019 r. i nie przeszkodzą temu problemy techniczne, jak to się działo wcześniej. Na marginesie należy zwrócić uwagę, że od czasu wprowadzenia obowiązującego od 15 marca 2018 r. przepisu art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (który dotyczy elektronicznego składania sprawozdań finansowych) był on już trzykrotnie nowelizowany. W tym roku zostanie zmieniony jeszcze dwukrotnie (w marcu i kwietniu), a kolejne zmiany będą wchodzić w życie w marcu i grudniu 2020 r. Taka liczba zmian z pewnością nie pomaga w prowadzaniu biznesu przedsiębiorcom, którzy mają stosować się do treści tego przepisu. ©℗