Użytecznym narzędziem usprawniającym rozliczenia są karty płatnicze. Ten produkt bankowy aktualnie obecny jest w ofertach większości banków przeznaczonych także dla firm małych i średnich.
Ogólne zasady funkcjonowania kart płatniczych w firmie są bliskie tym, którymi rządzą się takie same produkty adresowane do konsumentów. Tak więc zastosowanie mają zarówno typowe karty płatnicze o charakterze debetowym czy obciążeniowym, jak i typowe karty kredytowe. Większość banków ma w swojej ofercie produkty różnych systemów, w tym najpopularniejsze Visa i MasterCard.

Karta lub system

Karty takie są bardzo funkcjonalnym środkiem płatniczym przeznaczonym dla osób dokonujących wielu płatności związanych z bieżącą działalnością małego i średniego przedsiębiorstwa. Karta działa zarówno w kraju, jak i za granicą, a gdy jest wydana oraz obsługiwana w ramach pakietu usług bankowych gwarantuje zazwyczaj firmom opłaty ustalane według preferencyjnych zasad.
Karty firmowe mogą być przeznaczone dla właścicieli firmy lub członków zarządu, dla menedżerów różnego szczebla, a także dla pracowników, w tym zwłaszcza dla szczególnie mobilnych handlowców czy pracowników innych służb logistycznych.

Rodzaje kart

Mogą to być karty samodzielne, jak i funkcjonujące w oparciu o system karty głównej i kart towarzyszących. W pierwszym przypadku każda karta może mieć swój limit wypłat, w drugim oprócz np. ogólnego limitu kredytowego karty mogą być limity oddzielnie ustalane dla każdej karty dodatkowej.
Ich wspólną cechą jest to, że mogą one być wydawane na podstawie jednej umowy ramowej zawartej między bankiem a klientem firmowym regulującym zasady korzystania z pakietu usług bankowych przez przedsiębiorstwo. W wielu przypadkach system kart wykorzystywanych w danej firmie może być w ramach usługi pakietowej ściśle dostosowany do zindywidualizowanych potrzeb.



Bezpieczeństwo finansów

Poza podstawowymi funkcjonalnościami płatniczymi, z każdą kartą związane są usługi dodatkowe, w tym zwłaszcza o charakterze ubezpieczeniowym, a przede wszystkim służące zapewnieniu bezpieczeństwa finansowego. Oprócz mikroprocesora, stałego monitoringu dokonywanych operacji, są to usługi zabezpieczające płatności w internecie czy dodatkowe ubezpieczenie użytkownika na wypadek utraty karty.
Dla przykładu usługa typu bezpieczna karta polega na zabezpieczeniu transakcji realizowanych w internecie hasłem oraz osobistym komunikatem, ustalonym przez użytkownika karty. Aktywacja usługi następuje poprzez rejestrację karty za pomocą internetowego formularza, a polega na nadaniu hasła oraz ustaleniu osobistego komunikatu, które będą uwierzytelniały strony biorące udział w transakcji. Płatności będą dokonywane na zabezpieczonych stronach banku, które chronią dane karty i użytkownika w czasie transakcji przed nieupoważnionym użyciem.
Dodatkowe ubezpieczenie użytkownika na wypadek utraty karty (przed jej zastrzeżeniem) oraz rabunku gotówki wypłaconej z bankomatu to kolejny element ochrony środków firmy, stosowany przez banki w celu zwiększenia bezpieczeństwa użytkowania karty. Zazwyczaj zresztą w zależności od rodzaju użytkowanej karty ubezpieczenie ma charakter obligatoryjny lub fakultatywny.

Usługi dla wybranych

Dla posiadaczy kart z górnej półki, np. typu gold czy platinum, a więc dla właścicieli firm i menedżerów najwyższego szczebla, zazwyczaj dodatkiem do karty jest dostęp do różnego rodzaju usług dodatkowych, np. typu serwis concierge. W ramach concierge użytkownik karty może liczyć na zorganizowanie wybranej przez siebie usługi. Najpowszechniejsze to: zakup i dostarczenie biletów lub kwiatów, organizacja podróży, rezerwacja w restauracji, hotelu, centrum biznesowym lub stacji obsługi pojazdów. Co istotne, każdorazowo przed wykonaniem usługi użytkownik jest powiadamiany o jej kosztach w celu ich autoryzacji.
Serwis concierge dostarcza też informacje, np. o pogodzie, placówkach medycznych, podróżach, sugerowanych połączeniach, turystyce, rozrywce i wiele innych oraz usługi typu assistance - pomoc serwisu awaryjnego w razie problemów technicznych w domu lub samochodzie.
GŁÓWNE ZALETY KART FIRMOWYCH
Korzyści dla użytkownika karty:
● wyeliminowanie konieczności posiadania gotówki dla płatności służbowych,
● wysoki poziom bezpieczeństwa transakcji dzięki autoryzacji wszystkich transakcji, potwierdzanych PIN-em lub z wykorzystaniem mikroprocesora, a także poprzez wprowadzenie limitów dziennych,
● bieżący dostęp do gotówki w bankomatach i placówkach banków.
● usługi dodatkowe: pakiet ubezpieczeń, usługi typu assistance oraz consierge.
Korzyści dla firmy
● wyeliminowanie konieczności wydawania zaliczek na wyjazdy służbowe, a tym samym ograniczenie obrotu gotówkowego,
● kontrola wydatków, dzięki kartom imiennym z indywidualnie ustalonym limitem oraz zestawieniom operacji,
● możliwość zarządzania limitami wydatków każdej karty oraz odebrania prawa do użytkowania karty,
● wygodne i przejrzyste rozliczenia z księgowością.