Co oznacza to dla firmy

W dużych organizacjach, które nie korzystają z rozwiązań ERP, każdy z działów posiada własne systemy zarządzania nie komunikujące się ze sobą. Tworzy to sieć niepowiązanych baz danych np. działu finansowego, HR czy sprzedaży. Przez to, jeśli pojawi się w nich błąd, chociażby ludzki albo niekompatybilność formatów, ani zarząd, ani inne komórki organizacji nie są w stanie ich szybko wychwycić.

Pierwsze systemy ERP pobierały dane z oddzielnych, niewspółpracujących ze sobą aplikacji. Z czasem rozwiązania te zaczęto wdrażać kompleksowo. Nad dostosowaniem struktur ERP i organizacji, którą wspomaga, mogą pracować zarówno outsourcer (zwykle firma konsultingowa), jak i klient. Ze względu na złożoność usługi ERP oraz na znaczną ingerencję w strukturę organizacji, podczas wdrażania i kontroli projektu, obie strony współpracują na zasadzie wymiany najlepszych praktyk (Best Practices).

Wmontowanie w przedsiębiorstwo skutecznego ERP może trwać nawet ponad 12 miesięcy. Z uwagi na rozmiar zmiany, jaką wywołuje zwykle w organizacji wprowadzenie ujednoliconego systemu wymiany informacji, specjaliści od zarządzania zwracają uwagę na istotne zagrożenie. Przed przystąpieniem do projektu zarząd firmy powinien dokładnie zbadać, czy w wyniku restrukturyzacji nie straci ona istotnych elementów przewagi konkurencyjnej. Niebezpieczeństwo to zmniejsza się w czasach gospodarczego spowolnienia, kiedy przedsiębiorstwa muszą wprowadzać istotne zmiany. Z uwagi na ich technologiczny charakter rozwiązania ERP są często standaryzowane. Firmy konsultingowe zaczynają tworzyć ofertę dla klienta w oparciu o schematy sprawdzonych rozwiązań dla poszczególnych działów. Najbardziej uniwersalne są moduły przepływów finansowych i ich księgowania.

Systemy ERP pomagają skutecznie przechodzić kontrole audytowe ze względu na to, że cała dokumentacja jest w jednym miejscu i praktycznie kierownictwo organizacji ma nieprzerwany dostęp do danych o procesach i przepływach finansowych w spółce.

W ten sposób łatwo jest się uchronić przed nieświadomymi błędami. Jednak krytycy ERP wskazują, że w branżach, które podlegają ścisłym regulacjom prawnym, takich jak energetyczna czy farmaceutyczna, bardziej przydatne może okazać się skuteczne wdrożenie strategii zarządzania, kontroli ryzyka i zgodności z przepisami (GRC). Gdy firma zmuszona jest dostosować się do wielu przepisów prawnych, system ERP, który świetnie sprawdza się na nieregulowanych rynkach, może okazać się kulą u nogi. Różnica jest taka, że podczas, gdy utrzymaniem systemów ERP zajmują się inżynierowie z działów IT, GRC wymaga do obsługi zespołu wyspecjalizowanych fachowców, którzy znacznie bardziej niż tylko od strony technicznej ingerują w system.

ERP w kryzysie

Niestety czasy spowolnienia odbiły się negatywnie na rozwoju systemów ERP. Z ankiety przeprowadzonej przez „Puls Biznesu” wynika, że dostawcy tych rozwiązań podpisali w zeszłym roku znacznie mniej umów z nowymi klientami niż kontraktów na rozbudowę systemów w firmach, które już wdrożyły ich rozwiązania. Przykładowo QAD Polska zdobyło siedmiu nowych klientów i 29 zamówień na rozbudowę instalacji. Exact Software Poland pozyskał 20 nowych klientów oraz sprzedał 93 licencje starym. Macrologic - 81 i 1563.

Największy polski dostawca ERP Comarch ma 8,6 proc. udziałów w rynku, jednak liderem na polskim rynku jest niemiecka spółka SAP. O prężności polskiego rynku dostawców ERP może świadczyć zeszłoroczna akwizycja przez Comarch wiodącego niemieckiego producenta ERP – firmy SoftM.

Jak zauważa Andrzej Dyżewski z DiS, rynek na te usługi w Polsce jest już w znacznym stopniu nasycony. Znaczna część większych firm zatrudniających powyżej 50 pracowników już jest wyposażona w systemy ERP odpowiedniej jakości. Są na rynku wciąż potencjalni klienci zatrudniający powyżej 250 pracowników, jednak zdaniem Dyżewskiego, są to głównie przedsiębiorstwa państwowe bardzo niechętnie podchodzące do zmian.

Zalety ERP

  • integracja poszczególnych działów, zwiększenie komunikacji
  • nieporównywalnie lepsza kontrola przepływów finansowych i księgowości
  • możliwość śledzenia na bieżąco procesów biznesowych
  • możliwość śledzenia zamówień zarówno w relacjach front jak i back office
  • dużo większa szybkość logistyki;
  • zwiększenie prędkości przepływów finansowych
  • redukcja kosztów w dłuższym okresie (inwestycja w ERP nie jest tania)

Wady ERP

  • ograniczona adaptacja do własnych potrzeb
  • standaryzacja, która może zaszkodzić ekskluzywnym zaletom firmy
  • wysokie koszty wdrożenia