W proces pozyskiwania unijnego wsparcia zaangażowanych jest zazwyczaj przynajmniej trzech partnerów: beneficjent, bank i doradca. Prawidłowe zrozumienie ich ról pomoże w sprawnej realizacji i rozliczeniu projektu.
Rola beneficjenta - podmiotu realizującego projekt, jest kluczowa nie tylko dlatego, że to on ostatecznie otrzyma dofinansowanie, ale także dlatego, że od jego przygotowania zależy sprawność pozostałych partnerów.
Rola beneficjenta
Beneficjent musi mieć oczywiście dobrze zaplanowany projekt, niezależnie od tego, czy jest to projekt inwestycyjny, czy też tzw. miękki. Potrzeba jego realizacji musi wynikać nie z możliwości pozyskania unijnego wsparcia, ale z faktycznej strategii rozwoju. To daje pewność, że wniosek będzie oparty na podstawach gwarantujących maksymalne szanse pozyskania wsparcia. Co więcej, zwiększy się prawdopodobieństwo, że zmiana warunków otoczenia biznesu nie skłoni do odstąpienia od realizacji projektu.
Beneficjent powinien przygotować projekt od strony formalnej, tj. przygotować dokumentację techniczną oraz uzyskać pozwolenia wymagane przy realizacji projektu. Konieczne jest również zgromadzenie i przekazanie dokumentów dotyczących jego działalności oraz planowanego projektu. Wskazane jest, by do obsługi i realizacji projektu u beneficjenta wyznaczyć przynajmniej jedną osobę, która będzie projekt koordynowała nie tylko w ramach organizacji, ale także współpracowała ze wszystkimi instytucjami, które będą w niego zaangażowane na każdym z etapów.
Rola banku
Bank to nie tylko dostawca finansowania zewnętrznego. Może wstępnie określić szanse przedsiębiorcy na zdobycie unijnego wsparcia oraz zidentyfikować najlepszy dla niego program pomocowy. Znając potrzeby konkretnej instytucji udzielającej pomocy, bank i beneficjent przystępują do współpracy w zakresie zapewnienia finansowania projektu. Żaden bank z dnia na dzień nie podejmie decyzji o udzieleniu kredytu, stąd warto pamiętać, by nie zwlekać do ostatnich dni naboru wniosków. Podejmując się kredytowania projektu, może wydać wnioskodawcy promesę kredytową, która dla instytucji przyznającej dotację będzie potwierdzeniem zdolności do sfinansowania projektu. Ponadto, w zależności od programu, może zapewnić dodatkowe punkty w procesie oceny.
Kiedy umowa o dofinansowanie zostanie zawarta, kredyt wypłacony, a projekt jest realizowany, bank udostępni również inne instrumenty finansowe skutecznie wspierające osiągnięcie zakładanych rezultatów. Po pierwsze, może to być rachunek projektu, dedykowany wyłącznie dla rozliczeń związanych z projektem. Dzięki temu łatwo można zachować przejrzystość wszelkich operacji finansowych, absolutnie niezbędną przy późniejszym rozliczaniu przedsięwzięcia i wypłacie dofinansowania. Po drugie, część beneficjentów, zwłaszcza realizujących duże inwestycje wymagające współpracy z partnerami zagranicznymi, potrzebować będzie instrumentów finansowania handlu. Idealnym narzędziem umożliwiającym bezpieczne realizowanie płatności na rzecz kontrahentów (dostawców) zagranicznych jest akredytywa. Często wręcz warunkiem stawianym przez dostawców nabywanego sprzętu jest płatność w tej właśnie formie.
Rola doradcy
Przygotowanie wniosku o pomoc wraz z całą niezbędną dokumentacją może nastąpić w oparciu o własne zasoby, ale także we współpracy z wyspecjalizowanym w tej tematyce doradcą. Powinien on pomagać wnioskodawcy już na samym początku procesu ubiegania się o wsparcie. Doświadczony konsultant musi wskazać najbardziej korzystny program pomocowy z punktu widzenia potrzeb wnioskodawcy, z określeniem szczegółowego zakresu kosztów, które będą podlegały refundacji, oraz wymogów formalnych stawianych wnioskodawcom. Na etapie przygotowania wniosku o pomoc doradca w taki sposób powinien opisać projekt, by maksymalnie zwiększyć szanse na uzyskanie pozytywnej oceny i wysokiej liczby punktów. Dlatego też, tak ważne jest jego doświadczenie i znajomość przepisów oraz wytycznych związanych z unijnymi dotacjami. Praktyka pokazuje, że niejednokrotnie większe znaczenie ma odpowiednie ujęcie projektu w słowa niż faktyczny poziom innowacyjności związanej z realizowanym przedsięwzięciem. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie doradca powinien klientowi dalej pomagać, monitorując realizację projektu, weryfikując prawidłowość dokonywanych płatności, a wreszcie przygotowując dokumentację związaną z rozliczeniem dotacji. Dopiero ten ostatni element zapewni końcowy sukces, tj. wpływ całości środków na rachunek beneficjenta. Im lepiej zrozumiemy rolę poszczególnych stron przy realizacji projektów unijnych, a także im lepiej zdefiniujemy w umowach wzajemne obowiązki, tym większe będą szanse na zdobycie potrzebnego wsparcia i wyprzedzenie konkurencji.
/>
