Koniec początkowej fazy przystosowania jednostek zainteresowania publicznego (JZP) do nowych regulacji dotyczących komitetów audytu oraz wyboru biegłego rewidenta już za pasem, bo w najbliższą sobotę 21 października 2017 r. Do tej daty JZP, w tym emitenci notowani na rynku regulowanym (regulacja nie dotyczy NewConnect), powinni dostosować bądź też ustanowić komitet audytu zgodnie z wymogami, które zawarto w ustawie z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. poz. 1089; dalej: ustawa o biegłych). A ten akt prawny wprowadził nie tylko nowe wymogi w zakresie składu komitetu. Nowości jest więcej. Na komitecie audytu spoczywa obowiązek opracowania m.in. polityki w zakresie świadczenia dodatkowych usług przez firmę audytorską lub też polityki w zakresie wyboru firmy audytorskiej.
Chociaż czasu do spełnienia obowiązku pozostało niewiele, menedżerowie spółek wciąż mają wiele wątpliwości, jak sobie w praktyce z nimi poradzić. W naszej ocenie wątpliwości będą się pojawiać także w przyszłości, a w szczególności w 2018 r., gdy wielu emitentów przystąpi do zmiany dotychczasowego audytora. Przedstawiamy wybrane pytania, jakie zadają menedżerowie podczas szkoleń.
Skład gremium po zmianach
PROBLEM Jak powinien wyglądać skład komitetu audytu? Jak zmienić skład tego gremium?
ODPOWIEDŹ Samo uformowanie komitetu może być dla niektórych emitentów wyzwaniem. Zgodnie z ustawą o biegłych rewidentach komitet powinien się składać z minimum trzech członków powoływanych spośród członków rady nadzorczej. Większość jego składu (w tym przewodniczący) powinni stanowić członkowie niezależni w rozumieniu ww. ustawy (na marginesie: kryteria w ogólności są zbliżone do wskazywanych do tej pory w Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW – ale diabeł jak zawsze tkwi w szczegółach).
Aby formalnościom stało się zadość, jeden z członków komitetu powinien posiadać wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych. W praktyce jest z tym problem. Może się okazać, że na rynku brakuje osób spełniających takie kryteria. To jednak nie koniec – jeden z członków komitetu (albo poszczególni członkowie w określonych zakresach) powinien mieć wiedzę i umiejętności z zakresu branży, w jakiej działa JZP.
To wszystko oznacza spore wyzwanie dla emitentów: czy będą w stanie ukonstytuować komitety, jeżeli muszą spełnić sporo wymogów? Ewentualny negatywny wynik procesu weryfikacji niezależności członków komitetu może w rezultacie wiązać się z koniecznością uzupełnienia składu rady nadzorczej przez walne zgromadzenie.
Obowiązki spółek
PROBLEM Jakie inne wymogi nakłada ustawa na spółki, oprócz powołania komitetów audytu?
ODPOWIEDŹ Powołanie komitetu audytu to początek. Ustawodawca nakłada na komitety wiele zadań, a wśród nich np. obowiązek monitorowania procesu sprawozdawczości finansowej, obowiązek przygotowania polityki i procedury wyboru biegłego rewidenta czy też polityki świadczenia przez biegłego usług niebędących badaniem ustawowym sprawozdań finansowych.
Dodatkowo warto, aby emitenci, wybierając firmę audytorskiej do przeprowadzenia badania (również za rok 2017), mieli również na uwadze okresy jej obligatoryjnej rotacji. Według nowych zasad biegły nie będzie mógł świadczyć usług dłużej niż przez pięć lat. Z zastrzeżeniem, że każdy przypadek jest indywidualny i z uwagi na przepisy przejściowe wynikające zarówno z ustawy o biegłych, jak również regulacji unijnych – może być w konkretnym przypadku różny od pięciu lat.
Liczenie okresu rotacji
PROBLEM Z przepisów wynika, że umowa z jedną firmą audytorską nie powinna trwać dłużej niż pięć lat. Jak liczymy ten okres rotacji? Na jaki minimalny okres należy podpisać umowę z nowym audytorem?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego – podstawowy maksymalny okres trwania zlecenia badania to 10 lat. Polski ustawodawca wprowadził jeden z najbardziej rygorystycznych okresów rotacji w całej Unii – pięć lat.
Kłopot w tym, że zgodnie z przepisami przejściowymi taki okres stosuje się do sprawozdań sporządzonych za lata obrotowe rozpoczynające się po 31 grudnia 2017 r. Pojawia się zatem wątpliwość, jak go liczyć.
Jeśli 2018 r. będzie dla danej JZP piątym rokiem nieprzerwanego zlecenia, audytor może wykonać badanie, natomiast gdyby było to szóste badanie roczne z rzędu – powinna nastąpić zmiana firmy audytorskiej. By ustalić liczbę nieprzerwanych badań, trzeba wziąć pod uwagę także przeprowadzone przed 31 grudnia 2017 r. (należy liczyć tylko te lata, gdy dany podmiot ma status JZP). Do podobnych wniosków doszło również MF (por. wyjaśnienia w sekcji Q&A dotyczącej ustawy o biegłych na stronie internetowej ministerstwa: www.mf.gov.pl).
Ustawa o biegłych wprowadziła też zmiany w ustawie o rachunkowości. Dotyczą np. minimalnego okresu, na jaki badana jednostka powinna zawierać pierwszą umowę o badania. To minimum dwa lata, z możliwością przedłużenia na kolejne dwuletnie okresy. Wyjątek dotyczy podmiotów, które przedłużają umowę z tym samym biegłym – wtedy aż do upływu maksymalnego okresu trwania badania, umowa z biegłym może być zawierana na rok.
Jeżeli jednak dany emitent po wejściu w życie nowej ustawy zmienił audytora, który ma badać sprawozdanie za 2017 r., umowa powinna obejmować przynajmniej lata 2017 i 2018.
Kryteria niezależności
PROBLEM Członek komitetu audytu powinien spełniać określone kryteria niezależności. Katalog jest bardzo rozbudowany. Jak ułatwić weryfikację tej niezależności?
ODPOWIEDŹ Kryteria niezależności wyliczono w art. 129 ust. 3 ustawy o biegłych. Lektura tych przepisów prowadzi do wniosku, że ocena, czy dana osoba je spełnia, nie będzie łatwa. Wskazuje się m.in., że członek komitetu audytu jest niezależny od danej JZP, jeżeli nie należy ani w okresie ostatnich pięciu lat od dnia powołania nie należał do kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym nie jest ani nie był członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej. Nie może też sprawować kontroli w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 lit. a–e ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.). Nie może reprezentować osób lub podmiotów sprawujących kontrolę nad daną JZP. To tylko wybrane wymogi, katalog jest znacznie dłuższy.
Dla niektórych emitentów standardem jest zbieranie od członków komitetu oświadczeń o spełnieniu kryteriów niezależności. To dobre rozwiązanie, zwłaszcza z punktu widzenia bezpieczeństwa spółki (ale nie zwalnia z konieczności weryfikacji konkretnego przypadku).
Wątpliwości w interpretacji i zrozumieniu mogą wynikać w szczególności z tego, że niektóre z pojęć wskazanych w kryteriach niezależności nie zostały wprost zdefiniowane (np. grupa kapitałowa, jednostka powiązana). Zdrowy rozsądek i intuicja podpowiadają, że należałoby sięgnąć do analogicznych definicji w ustawie o rachunkowości. Materia tej ustawy oraz ustawy o biegłych są bowiem ze sobą treściowo spokrewnione, a w samej ustawie o biegłych w innych artykułach znajdziemy wprost odwołanie do przepisów ustawy o rachunkowości.
Taką logikę prezentuje również KNF w komunikacie z 27 września 2017 r. Rozpatruje w nim jedno z trudniejszych kryteriów – bezpośrednie lub pośrednie utrzymywanie istotnych stosunków gospodarczych z JZP w kontekście sytuacji, gdy członek komitetu zasiada jednocześnie w radach nadzorczych w jednostkach powiązanych danej JZP. W ocenie KNF nie dochodzi wtedy do naruszenia kryterium niezależności, m.in dlatego, że na potrzeby tych kryteriów należy raczej celowościowo potraktować grupę kapitałową jako jedną całość (analogicznie jak na potrzeby sporządzania sprawozdań skonsolidowanych). Zatem dopuszczalna jest sytuacja, gdy członek komitetu zasiada jednocześnie w radach nadzorczych innych spółek z grupy. Kryterium niezależności byłoby naruszone, gdyby istotne stosunki gospodarcze dotyczyły podmiotu spoza grupy danej JZP.
Usługi zabronione
PROBLEM Słyszałem, że rozporządzenie ustanawia katalog usług zabronionych, których nie może świadczyć firma audytorską w trakcie roku objętego badaniem. Jakie znaczenie mają usługi zabronione?
ODPOWIEDŹ Rok 2018 będzie rokiem szczególnie wzmożonego ruchu na rynku usług audytowych. Spora część emitentów będzie musiała zmienić podmiot świadczący dotychczas na jej rzecz usługi badania ustawowego.
Rozporządzenie wprowadza szeroki katalog usług zabronionych, które nie mogą być świadczone przez firmę audytorską w okresie trwania roku objętego badaniem i w roku poprzedzającym badany okres. Dotyczy to usług opracowywania i wdrażania procedur kontroli wewnętrznej lub procedur zarządzania ryzykiem związanych z przygotowywaniem lub kontrolowaniem informacji finansowych lub opracowywanie i wdrażanie technologicznych systemów dotyczących informacji finansowej.
Zatem jeżeli dana firma audytorska zamierza świadczyć usługi badania za rok 2018, to już w 2017 r. powinna do pewnego rodzaju usług podejść z dystansem. Sprawę komplikuje to, że polski ustawodawca maksymalnie zawęził katalog usług, jakie audytor poza badaniem ustawowym może wykonać (m.in. usługi związane z przygotowaniem prospektu). Może to być o tyle istotne, że usługa, która zostanie zakontraktowana w tym roku, nie będzie mogła być kontynuowana w przyszłym (gdyby audytor zdecydował się na świadczenie usługi badania ustawowego).
Poza prawną kwestią pozostaje odpowiedź na pytanie, czy takie zawężenie zakresu usług spowoduje, że do gry wkroczą mniejsze firmy audytorskie, m.in. dlatego, że świadczenie usług consultingowych i podatkowych może okazać się bardziej rentowne, przez co duzi gracze częściowo wycofają się z usług badania ustawowego.
O czym warto pamiętać
! Na komitecie audytu spoczywa obowiązek opracowania m.in. polityki w zakresie świadczenia dodatkowych usług przez firmę audytorską lub też polityki w zakresie wyboru firmy audytorskiej.
! Za niedopełnienie ustawowych obowiązków Komisja Nadzoru Finansowego może nałożyć na członka komitetu audytu karę pieniężną do 250 tys. zł lub zakaz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej przez okres od roku do trzech lat.
! W przypadku braku odpowiednich polityk i procedur możliwe jest także nałożenie kary na samą jednostkę – w wysokości 10 proc. przychodów.