rozwiń ›

Od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy, których wartość sprzedaży brutto przekroczyła 200 mln zł w 2024 r., będą mieli obowiązek wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zapytaliśmy wybrane spółki, jak przygotowują się do wdrożenia KSeF oraz m.in. o to, w jaki sposób będą przekazywać faktury swoim klientom i czy klienci będą mogli uzyskać fakturę papierową lub wizualizację faktury ustrukturyzowanej.

Orlen: zasady wystawiania faktur dla klientów indywidualnych i podmiotów zagranicznych nie ulegną zmianie

Orlen przekazuje nam, że przedsiębiorcy posiadający polski NIP przy dokonywaniu zakupów na stacji otrzymają potwierdzenie transakcji. „Odbiór faktury wystawionej w systemie kasowym stacji paliw możliwy będzie jedynie w KSeF na podstawie QR kodu znajdującego się na potwierdzeniu. Nie będzie możliwości ich wydruku bezpośrednio na miejscu” – tłumaczy spółka.

Zmianom nie ulegną zasady wystawiania faktur dla klientów indywidualnych i podmiotów zagranicznych. Oni na stacjach paliw otrzymają automatycznie wydrukowaną fakturę papierową z QR kodem, umożliwiającym dodatkowo pobranie wizualizacji faktury z KSeF z nadanym numerem identyfikacyjnym.

Na stacjach nie będą za to wydawane wizualizacje faktur z numerem KSeF. „Nie ma również możliwości wystawienia faktury z załącznikiem, ponieważ KSeF nie pozwala na umieszczanie takich załączników w formie ustrukturyzowanej” – dodaje Orlen.

IKEA: wydruk faktury możliwy po wizycie w dziale obsługi klienta

Ikea zastrzega, że do wprowadzenia KSeF niektóre ustalenia mogą ulec zmianie, a obecnie spółka koncentruje się na terminowym wprowadzeniu rozwiązań umożliwiających wdrożenie systemu.

Według obecnych założeń, faktury dla podmiotów gospodarczych będą wystawiane w KSeF, a w przypadku podania adresu e-mail będzie na niego wysyłany obraz faktury. Faktury dla klientów instytucjonalnych będą dostępne wyłącznie w KSeF. Wydruk obrazu faktury będzie możliwy na wniosek klienta po jej wygenerowaniu w KSeF. Będzie to wymagało każdorazowo wizyty w dziale obsługi klienta.

Łatwiej będzie otrzymać obraz faktury e-mailem. W przypadku podania adresu e-mail do wysyłki faktur, będzie na niego trafiała każda faktura wystawiona w KSeF. Będzie też można zawnioskować o wysłanie na podany e-mail obrazu konkretnej faktury.

Nie ulegnie za to sposób obsługi konsumentów. „Nadal będą otrzymywać faktury na starych zasadach, tj. na podany adres e-mail oraz w formie wydruku” – tłumaczy spółka. Konsumenci nie będą otrzymywać faktur ustrukturyzowanych.

BP Polska: wizualizację otrzymają klienci, dla których wystawiane są faktury w SAP

BP Polska planuje stopniowo przechodzić na faktury wystawiane w KSeF. „Planujemy przekazywanie klientom wizualizacji faktur przy transakcji zakupu. W przypadku stacji benzynowych będziemy korzystali z możliwości, jakie dają nam przepisy, i będziemy do końca roku wystawiali klientom faktury przy użyciu kas fiskalnych. Dla dokumentów, które nie są wystawiane przez kasy fiskalne, wejdziemy w system KSeF od 1 lutego 2026 r.” – deklaruje spółka.

Dla klientów "fakturowanych" w SAP, z którymi BP Polska współpracuje na stałe, wizualizacje będą przesyłane „dotychczasowymi kanałami”. W przypadku klientów, z którymi BP Polska nie ma stałej współpracy, będzie możliwość wskazania, czy życzą sobie wizualizację przesłaną e-mailem czy w formie papierowej.

Konsumenci będą otrzymywali faktury papierowe. BP Polska nie planuje wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej.

Auchan Polska: faktury dostępne wyłącznie w KSeF

“W przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych wystawiana będzie wyłącznie faktura ustrukturyzowana w KSeF. Spółka nie przewiduje automatycznego przesyłania wizualizacji faktur wystawionych w KSeF, z wyjątkiem sprzedaży realizowanej poprzez sklep internetowy” - przekazuje nam Auchan Polska.

Jeśli w ramach sprzedaży sklepowej faktura jest wystawiana do paragonu z NIP, klient otrzyma paragon fiskalny. Dodatkowo będzie miał możliwość uzyskania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej w punkcie obsługi klienta. Prośba o papierową wizualizację faktury może mieć charakter ustny i nie wymaga składania formalnego wniosku przy każdym zakupie. Warunkiem udostępnienia wizualizacji jest wcześniejsza rejestracja faktury w KSeF – jak przekazuje Auchan, czas jej wydania zależy od bieżącej responsywności systemu KSeF. Klient powinien okazać paragon potwierdzający dokonanie transakcji. W przypadku sprzedaży internetowej wizualizacja faktury będzie każdorazowo przesyłana drogą elektroniczną na adres e-mail podany przy składaniu zamówienia.

Inne zasady będą obowiązywały w przypadku paragonów z NIP do kwoty 450 zł: do końca 2026 r. będą pozostawały fakturami uproszczonymi, które nie podlegają rejestracji w KSeF. W przypadku konsumentów spółka będzie wystawiała faktury w dotychczasowej formie – papierowej. Spółka nie przewiduje wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla konsumentów.

Orange Polska: faktury VAT poza KSeF w sytuacji awarii

Orange Polska potwierdza, że od 1 lutego faktury VAT dla krajowych i zagranicznych klientów biznesowych oraz faktury korygujące dla klientów indywidualnych będą dostępne wyłącznie w KSeF. W systemie będą wystawiane faktury dla podatników, w przypadku których Orange Polska posiada numer NIP. Orange przewiduje wyjątek w sytuacji awarii – wtedy klienci biznesowi otrzymają faktury poza KSeF.

„Wiemy, że klienci są przyzwyczajeni do dotychczasowej formy faktur od Orange, dlatego - mimo zmiany systemu - nadal będziemy zapewniać ich czytelną formę” – deklaruje Orange. Chodzi o wizualizację faktury VAT oraz faktury korygującej VAT z KSeF, która będzie wysyłana e-mailem lub udostępniana na portalu. Będzie wysyłana lub udostępniana na portalu bez żadnych dodatkowych warunków, a zawierać będzie dodatkowe, obowiązkowe elementy:

  • Id_KSeF - numer faktury w systemie KSeF,
  • kod QR, umożliwiający dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych.

„Wizualizacja będzie miała charakter informacyjny i nie będzie fakturą VAT w rozumieniu przepisów podatkowych” – zastrzega Orange.

W przypadku klientów indywidualnych, faktury nie będą przesyłane do KSeF poza fakturami korygującymi. “Oznacza to, że nasi klienci indywidualni będą nadal otrzymywali faktury zgodnie ze wskazaną przez nich formą dystrybucji - papierową, e-mailem lub na portal” – zaznacza Orange.

MediaMarkt "finalizuje rozwiązania operacyjne" w celu wdrożenia KSeF

“W przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych faktury będą wystawiane w KSeF - zgodnie z regulacjami. Jednocześnie finalizujemy rozwiązania operacyjne dotyczące sposobu udostępniania klientom informacji i dokumentów związanych z zakupem, w tym potwierdzeń transakcji oraz ewentualnych wizualizacji faktur” – przekazuje nam MediaMarkt. Po zakończeniu prac wdrożeniowych szczegółowe zasady mają zostać przekazane w ramach standardowych kanałów obsługi klienta.

Rossmann: klienci zagraniczni i osoby fizyczne każdorazowo otrzymają wizualizację faktury

Rossmann tłumaczy, że podmiot gospodarczy otrzyma potwierdzenie transakcji, natomiast fakturę będzie mógł pobrać z KSeF. „Nie przewidujemy drukowania wizualizacji dla klienta biznesowego. Wizualizacja będzie do pobrania w KSeF” – przekazuje nam spółka. Rossmann nie przewiduje przekazywania wizualizacji faktury wystawionej dla przedsiębiorcy krajowego poprzez mail.

Z kolei klienci zagraniczni oraz osoby fizyczne z racji braku dostępu do KSeF każdorazowo otrzymają wydruk wizualizacji faktury, jeśli poproszą o fakturę do paragonu. Konsumenci uzyskają paragon z potwierdzeniem transakcji, a następnie przy kasie mogą poprosić kasjera o wydruk papierowej faktury lub o elektroniczną wysyłaną e-mailem.

Lidl: nowi klienci B2B podczas pierwszego zakupu otrzymają paragon z NIP

Lidl Polska przekazuje nam, że od 1 lutego 2026 r. do zasad KSeF zostaną dopasowane zasady dokumentowania sprzedaży wobec klientów biznesowych, tzw. B2B. "Zmiany nie będą dotyczyć sprzedaży dla klienta będącego konsumentem, tzw. B2C. Zmiana dla klientów B2B dotyczyć będzie wyłącznie nowych klientów dokonujących u nas zakupów powyżej 450 zł brutto po raz pierwszy, których danych nie mamy jeszcze w systemach kasowych" - dodaje Lidl.

Nowi klienci B2B podczas pierwszego zakupu otrzymają paragon z NIP, na podstawie którego wystawiona zostanie faktura elektroniczna w systemie KSeF. Będzie ona dostępna dla klienta na portalu KSeF. Przy następnych transakcjach będą otrzymywali fakturę wydrukowaną z kasy rejestrującej art. 145n ustawy VAT.

Klienci, którzy są już obecni w bazie Lidl, będą otrzymywali faktury papierowe z kasy. - Zgodnie z przepisami dla nich nic się nie zmieni do 31 grudnia 2026 r. - dodaje spółka.

Castorama: druk faktury możliwy po nadaniu identyfikatora KSeF ID

- Faktura właściwa będzie dostępna w KSeF jako faktura ustrukturyzowana. Jednocześnie możliwe będzie wygenerowanie wizualizacji faktury z naszego systemu fakturowego z widocznym identyfikatorem KSeF (KSeF ID) - deklaruje także Castorama. Spółka deklaruje, że na życzenie klienta możliwe będzie wydrukowanie dokumentu - faktury, po nadaniu jej identyfikatora KSeF ID. Każdy z tych dokumentów będzie zawierał kod QR umożliwiający dostęp do widoku faktury w KSeF. Nie będzie potrzebny żaden formalny wniosek w tej sprawie.

Castorama zakłada także możliwość otrzymania faktury drogą mailową, bez konieczności składania dodatkowych wniosków. - Klient decyduje o tym każdorazowo, w zależności od wybranej ścieżki zakupowej, stacjonarnej lub online - dodaje. W przypadku konsumentów proces pozostaje bez zmian. Dokumenty nie trafiają do KSeF. Klient otrzyma fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (e-mail) zgodnie ze swoim wyborem.