Cyfrowa rewolucja w administracji. Jak skutecznie wdrożyć system EZD RP

Cyfryzacja administracji w Polsce wchodzi w etap, w którym elektroniczne zarządzanie dokumentacją powoli staje się standardem. Jednym z filarów tej zmiany jest EZD RP –nowoczesny system IT, który pozwala na obsługę dokumentów, spraw i obiegu korespondencji w postaci cyfrowej. Należące do Skarbu Państwa rozwiązanie jest udostępniane bezpłatnie administracji publicznej oraz wdrażane i upowszechniane na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji.

EZD RP to system teleinformatyczny wspierający pełny cykl życia dokumentacji: od rejestracji przesyłek, przez dekretację i prowadzenie spraw, po archiwizację. Działa w przeglądarce, ma rozbudowany model uprawnień, obsługę podpisów elektronicznych i jest zintegrowany m.in. z ePUAP, usługą e-Doręczeń, a wkrótce z KSeF. Jego wdrożenie wymaga jednak dobrego przygotowania technicznego, merytorycznego i szkoleń.

Skuteczny zespół to podstawa. IT to nie wszystko

Jak podkreśla Arkadiusz Nogalski, kierownik Zespołu Wsparcia Technicznego EZD w NASK, wdrożenie EZD RP to przedsięwzięcie organizacyjno-prawno-techniczne, wymagające współpracy wielu osób. W zespole wdrożeniowym powinni znaleźć się kierownicy, osoby merytoryczne, informatycy i prawnicy.

– Prace działu IT są szalenie istotne, szczególnie w pierwszych dniach i tygodniach, gdy jednostka decyduje się na uruchomienie systemu na własnej infrastrukturze. Wtedy pracownicy techniczni muszą przygotować środowisko, zainstalować system zgodnie z opisanymi wytycznymi, skonfigurować go do potrzeb biznesowych podmiotu i zapewnić ciągłość działania usługi – tłumaczy Arkadiusz Nogalski.

Jednak IT to tylko część wysiłku. – Jeśli miałbym szacować procent zaangażowania działu IT w to przedsięwzięcie, to powiedziałbym, że to jest około 20 proc. Aż 80 proc. to pozostałe prace organizacyjno-formalne. Z kolei, gdy jednostka wybiera naszą infrastrukturę, czyli chmurę SaaS EZD RP, udział IT spada do około 15 proc. – dodaje ekspert.

SaaS EZD RP – bezpieczeństwo ze wsparciem NASK

Usługa SaaS EZD RP to chmura obliczeniowa, którą utrzymuje NASK. Zapewnia jej to bezpieczeństwo i wydajność. – Jest to szeroko dostępna, bezpłatna usługa, która daje dostęp do systemu klasy EZD – zawsze aktualnego, nowoczesnego i oferującego olbrzymie możliwości – podkreśla Arkadiusz Nogalski.

Jak Państwowy Instytut Badawczy NASK wspiera wdrożenie EZD RP?

– Organizujemy wiele spotkań informacyjnych, konferencji i szkoleń adresowanych do różnych grup odbiorców: kierownictwa, pracowników punktów kancelaryjnych, archiwistów, osób technicznych. Wspieramy naszych partnerów na każdym etapie całego przedsięwzięcia – od kwestii formalnych realizowanych na początku przedsięwzięcia, aż po uruchomienie produkcyjne. Dla naszych partnerów oferujemy też pomoc ekspertów oraz usługi wsparcia serwisowego – tłumaczy ekspert NASK.

Jak dodaje, działania realizowane są dzięki dotacjom Ministerstwa Cyfryzacji i finansowaniu z takich projektów jak KPO. Wykorzystanie środków z Krajowego Planu Odbudowy pozwala na upowszechnianie EZD RP oraz budowę nowej infrastruktury SaaS EZD RP, która udostępniana jest przez resort cyfryzacji.

Funkcje i korzyści EZD RP

Projekt EZD RP należy do najważniejszych przedsięwzięć Ministerstwa Cyfryzacji realizowanych w ramach KPO. Jego wartość przekracza 200 milionów złotych. Taka kwota umożliwia stworzenie wspomnianej, nowoczesnej infrastruktury informatycznej obsługującej aż 300 tysięcy użytkowników oraz wdrożenia w 2000 instytucji administracji publicznej. Częścią projektu są również szkolenia dla 75 tysięcy pracowników urzędów, którzy będą z niego korzystać.

Korzyści dla urzędów i obywateli? Sprawne działanie urzędów, szybsza obsługa spraw, ujednolicone procedury, pełna obsługa podpisów elektronicznych, integracja z ePUAP i e-Doręczeniami. EZD RP porządkuje sprawy, eliminuje błędy, skraca czas obiegu dokumentów i obniża koszty działania instytucji. Udostępnia szybkie wyszukiwanie, rejestry i raporty, powiadomienia, podpisy elektroniczne i pozwala na integracje z systemami dziedzinowymi i usługami państwa.

Funkcje systemu obejmują obsługę kancelarii, dekretację dokumentów, prowadzenie spraw i składów, archiwum zakładowe, raporty i rejestry, obsługę podpisów elektronicznych. System działa w przeglądarce, co ułatwia dostęp z różnych lokalizacji.

Etapy wdrożenia systemu

Na ścieżkę wdrożeniową ze wsparciem NASK są przyjmowane jednostki administracji rządowej, państwowej i samorządowej nieposiadające systemu klasy EZD. Podmioty te mogą również wnioskować o bezpłatne udostępnienie EZD RP jako usługi chmurowej (SaaS EZD RP).

Proces wdrożenia rozpoczyna się od analizy dokumentów wewnętrznych, mapowania obiegu informacji oraz określenia zakresu integracji z istniejącymi systemami administracyjnymi (np. programami kadrowymi, finansowymi czy rejestrami spraw). Wypracowywanie nowych procedur urzędowych wymaga ścisłej współpracy między zespołem wdrożeniowym a użytkownikami końcowymi – od sekretariatów po działy merytoryczne.

Wyzwania, dobre praktyki i przykłady wdrożeń

Praktyka pokazuje, że największym wyzwaniem nie jest technologia, lecz przekonanie pracowników do zmiany nawyków codziennej pracy i wykorzystania nowych możliwości. Dlatego urzędy wdrażające EZD RP wyznaczają osoby, które są częścią zespołu wdrożeniowego i po dodatkowych szkoleniach, na miejscu wspierają swoich kolegów pomagając im rozwiązywać bieżące problemy.

W mniejszych jednostkach – takich jak gminy czy szkoły – kluczowe okazuje się wprowadzenie systemu małymi krokami, czyli wdrożenia elektronicznego zarzadzania dokumentacja dla określonych klas spraw, a dopiero później dla większości realizowanych w organizacji zadań. Takie podejście pozwala identyfikować i rozwiązywać trudności, prowadzić wewnętrzne szkolenia oraz dzielić się dobrymi praktykami.

Interesującym modelem są wdrożenia EZD RP w modelu kaskadowym. Jednostki realizujące zadania publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, np. urząd marszałkowski czy urząd miasta, mogą przystąpić do wdrożenia EZD RP w formule kaskadowej. Przyjmują wówczas rolę tzw. Podmiotu Wiodącego, której wybrani pracownicy tworzą Zespół Wdrożeniowy i przy współpracy z NASK poszerzają swoje kompetencje w zakresie koordynacji zarówno prac przygotowawczych do wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją, jak i wdrożeń w podległych i nadzorowanych podmiotach.

Współpraca z NASK oraz zaangażowanie jednostek w kaskadowe wdrożenia EZD RP przyczyniają się do szybkiej i efektywnej elektronizacji większej liczby podmiotów publicznych oraz optymalizacji i ujednoliceniu procedur wewnętrznych.

Standardy bezpieczeństwa i legalności

W ramach wdrożenia EZD RP wymogiem jest spełnianie standardów bezpieczeństwa oraz zgodność z przepisami prawa w tym ochrony danych osobowych (RODO). Każda jednostka objęta wdrożeniem przeprowadza audyt bezpieczeństwa, dostosowuje polityki dostępu do dokumentów i definiuje procedury reagowania na incydenty.

Ważną częścią wdrożenia jest także zapewnienie zgodności ze standardami Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Obejmuje to zarówno odpowiednie klasyfikowanie dokumentów i spraw, jak i długoterminowe zabezpieczanie plików w postaci cyfrowej.

System EZD RP nie zatrzymuje się na obecnym etapie rozwoju. W planach jest integracja z kolejnymi usługami cyfrowymi państwa, udostępnienie narzędzi do optymalizacji procesów, dostęp do mobilnej wersji aplikacji oraz nowego modułu analitycznego.