Prezentacja Radosława Dominiaka, zatytułowana „Jak nawigować po morzu regulacyjnych wyzwań?", nakreśliła wektor, zgodnie z którym podąża współczesny biznes. Wymiana dokumentów finansowych z partnerami na drugim końcu świata jest już codziennością, na którą nakładają się lokalne i globalne obowiązki. W obliczu dynamicznych zmian regulacyjnych kluczowe staje się utrzymanie stałej zgodności z przepisami i uniknięcie potencjalnych przestojów.

– Coroczne tempo wzrostu rynku e-fakturowania ma wynosić w okolicach 30 proc., więc możemy być zupełnie pewni, że ustandaryzowane dokumenty w formie elektronicznej staną się naszą normą biznesową. Już od tego nie ma odwrotu – stwierdził Radosław Dominiak. Choć pierwsza faktura elektroniczna została wysłana już w 1965 roku, to dopiero teraz rządy i regulatorzy widzą w e-fakturze katalizator zmian w stronę cyfryzacji. Przedstawiciel Pagero zwrócił uwagę, że pomimo globalnego charakteru działalności wielu korporacji, mapa prądów regulacyjnych, obejmująca proces od designu produktów, przez produkcję, sprzedaż, aż po logistykę, jest niejednolita.

– Nie ma ujednoliconego standardu raportowania ani podejścia, co czyni pozostanie „dobrym nawigatorem” ogromnym wyzwaniem – podkreślił.

Holistyczne podejście do archipelagu wyzwań

Mierząc się z „archipelagiem wyzwań regulacyjnych”, Radosław Dominiak postuluje, aby dyrektorzy finansowi przyjęli podejście holistyczne do procesów w firmie. Nawiązując do słów Benjamina Franklina, że na świecie pewne są tylko śmierć i podatki, prelegent zaznaczył, że to właśnie na podatkach i związanych z nimi procesach należy się dziś skupić.

– Automatyzujmy wszystko, co się da. Odchodźmy coraz mocniej od pracy manualnej – zaapelował. Podkreślił, że automatyzacja procesów – od zaopatrzenia po płatności – umożliwia uzyskanie wiarygodnych danych, które wspierają podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.

Chociaż kraje takie jak Włochy, Polska czy Turcja wprowadzają modele centralizacji faktur (Continuous Transaction Controls – CTC), wydawałoby się, że można skopiować rozwiązania, które sprawdziły się u sąsiadów. Jednak rzeczywistość jest inna. Jak zauważył Radosław Dominiak, pomimo podobnych pryncypiów, technikalia są zupełnie inne. Wdrożenie systemu np. we Włoszech, gdzie działa on od 2022 roku, pozwala na zastosowanie dobrych praktyk w innych miejscach, ale kluczowe jest to, że to na CFO spoczywa odpowiedzialność za zgodność z różnymi modelami fakturowania. Jest to o tyle skomplikowane, że nawet uniwersalne standardy wymiany dokumentów, takie jak PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), które obejmują 20 krajów, nie zostały w pełni ujednolicone przez Unię Europejską – Unia dała bowiem dużą swobodę we wprowadzaniu e-fakturowania.

Co ciekawe, obowiązkowe regulacje wcale nie są konieczne do systemowego wprowadzania automatyzacji. Najlepszym tego przykładem jest Finlandia, w której 98 proc. dokumentów jest wymienianych elektronicznie bez narzuconych regulacji. Biznes zwyczajnie dostrzegł korzyści płynące z automatyzacji i sam na sobie wymusił tę zmianę, zyskując m.in. szybszą ściągalność płatności i większą przejrzystość.

Ostateczna data wdrożenia KSeF i techniczne wymogi

Na „mostku" każdego polskiego CFO musi obecnie znajdować się KSeF. W wersji 2.0 został wpisany do Dziennika Ustaw i na tę chwilę nie ma żadnych znaków, aby miało nastąpić jakiekolwiek przesunięcie w jego wdrożeniu, pomimo wcześniejszych turbulencji.–1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowe odbieranie faktur VAT w KSeF dla wszystkich firm. Co więcej, duże przedsiębiorstwa (których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.) będą musiały już wtedy rozpocząć wystawianie faktur w KSeF. To data, w której obudzimy się w nieco innego rzeczywistości - skomentował Radosław Dominiak i dodał, że od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałe firmy.

Zakres obejmuje transakcje B2B (Business to Business). Opcjonalne pozostają transakcje B2G (Business to Government) i B2C (Business to Consumer). Przedstawiciel Pagero dodał, że zagraniczni podatnicy, którzy posiadają w Polsce rejestrację VAT, ale nie mają stałej siedziby, nie będą musieli obowiązkowo korzystać z KSeF.

Sercem systemu jest faktura ustrukturyzowana w specyficznej dla Ministerstwa Finansów strukturze logicznej FA(3). Jak podkreślił Radosław Dominiak, bez KSEF ID dokument wysłany do zagranicznego kontrahenta w świetle prawa to nie jest faktura. Jest to krytyczny element, który wymaga dostosowania systemów finansowo–księgowych pod kątem eksportu i mapowania danych, ponieważ schema jest specyficzna i nie jest tożsama np. z PEPPOL-em. Nowością w KSEF 2.0 jest możliwość dołączania załączników. A te, jak zauważył Dominiak, są niekiedy ważniejsze niż same faktury. Ważną zmianą jest także zastąpienie weryfikacji za pomocą tokenu – certyfikatem wystawcy. Choć Ministerstwo Finansów zapewnia archiwizację faktur na 10 lat, wielu klientów, jak wynika z doświadczenia Pagero, decyduje się na dodatkową archiwizację na swoich serwerach. Radosław Dominiak ostrzegł, że biorąc pod uwagę fakt, iż środowisko testowe udostępniono na koniec września, czasu na dostosowanie jest naprawdę niewiele, a sam kurs wdrożeniowy jest bardzo ambitny.

Odporność na zmiany kluczem do bezpiecznego rejsu z e-fakturami

Zasady funkcjonowania KSeF były już wielokrotnie zmieniane. To dowodzi, że samo dostosowanie się do stanu na 1 lutego 2026 roku może nie być wystarczające.

– Odporność naszego biznesu na późniejsze zmiany w zakresie KSeF jest równie ważna co bycie gotowym na nowe przepisy na 1 lutego – podsumował Radosław Dominiak, wskazując na dynamikę regulacyjną widoczną także na innych rynkach.

Strategiczny kompas dla CFO powinien opierać się na zarządzaniu zmianą, a nie tylko na jej rozważaniu. Warto planować naprzód, być na bieżąco, dbać o skalowalność rozwiązań w kontekście potencjalnych akwizycji i przejmowania nowych firm. Automatyzacja, jaką wymusza KSeF, nie powinna być postrzegana jako kolejny regulacyjny wymóg, ale jako szansa biznesowa.

– Bardzo ważne jest to, żeby potraktować KSeF nie jako przykry obowiązek, ale jako świetny punkt wyjścia do automatyzacji – zaznaczył prelegent.

W efekcie odejdzie sporo manualnej pracy i papierowych faktur, a zwolnione zasoby będzie można przesunąć do wykonywania innych obowiązków. Radosław Dominiak zachęcił do wyboru partnera, który jest w stanie wspierać proces wymiany dokumentów w skali globalnej, oferując rozwiązania wykraczające poza e-fakturę – takie jak dokumenty transportowe czy zamówienia – zapewniając kompleksowe zarządzanie zgodnością, od obliczania podatków po raportowanie. Zaznaczył, że w przypadku zagubienia się w tych wyzwaniach, warto polegać na doświadczonych dostawcach jak Pagero, którego strategia i możliwości zostały wysoko ocenione w raporcie IDC MarketScape 2024.

PO
fot. materiały prasowe