Zbliża się kolejny miesięczny okres rozliczenia naszej firmy z usługodawcami, podwykonawcami i kontrahentami. Do wysłania jest kilkaset faktur, a nie wszyscy partnerzy zgadzają się na dokument elektroniczny. Ile czasu zajmuje sprawnemu pracownikowi biura zaadresowanie i zakopertowanie pisma?– Kilkadziesiąt sekund, może chwilę dłużej. A co jeśli musi wykonać tę pracę 2-3 tysiące razy? Taka praktyka byłaby bezsensownym trwonieniem czasu, pieniędzy i zasobów ludzkich. Im szybciej wyślemy fakturę tym szybciej dotrze do usługodawcy, który dzięki temu szybciej uiści należność. Dlatego warto odpowiednio przygotować zarządzanie korespondencją w firmie.
Zarządzanie korespondencją w firmie to proces o tyle żmudny, co konieczny dla każdego przedsiębiorstwa. Sprawny obieg korespondencji i szybka wysyłka mają duży pozytywny wpływ na działanie przedsiębiorstw. Dodatkowo wymogi stawiane przez urzędy skarbowe, Kodeks pracy czy przyjęte formy współpracy nie pozostawiają złudzeń. Czas sekretarki uporczywie adresującej kolejną kopertę powinien odejść do lamusa, ale czy tak się dzieje?
Jesteśmy aktualnie na etapie wysyłki rocznych rozliczeń podatkowych. Jeżeli pracowników w firmie jest 20-30, nie rodzi to większych kłopotów. Problem pojawia się kiedy jest ich więcej, a każdy dokument należy zakopertować oraz opisać. Nie każda firma ma wszystkich pracowników w głównej siedzibie, gdzie wystarczy wręczenie dokumentu do ręki. Prócz pracy w innych miastach, dochodzą zwolnienia oraz „home office”. W związku z tym należy tak przygotować całą korespondencję, aby każdy pracownik otrzymał dokument.
W firmach i urzędach, które muszą wysyłać miesięcznie tysiące listów, urządzenia do zarządzania korespondencją są konieczne. Sprawna wysyłka korespondencji nie tylko jest automatyczna, ale pozwala też na szybsze uzyskanie należności, a także zachowanie poufności danych i ograniczenie pomyłki wysłania ważnego dokumentu do złego adresata. Wszystko robi za człowieka maszyna, która na każdą kopertę naniesie adres lub wypełni zwrotki czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem zwrotu- mówi Maciej Ziemski, Dyrektor Działu Pitney Bowes w ARCUS SA.
Warto też dodać, że ręczne kopertowanie, adresowanie czy naklejanie znaczków w bardzo dużych ilościach może skończyć się zmniejszeniem walorów estetycznych tej korespondencji, a w przypadku np. zaproszeń czy folderów rozsyłanych do kontrahentów ma to ogromne znaczenie.
Zanim przejdziemy do dostępnych na rynku urządzeń, które mogą pomóc w pracy biurowej, warto też odwrócić ten proces. Wyobraźmy sobie firmę usługową, która otrzymuje dziennie kilkaset reklamacji, zapytań ofertowych, zaproszeń czy choćby zwykłych zwrotów z poczty. Innymi słowy praca wygląda podobnie - pracownik zmuszony jest otworzyć każda korespondencję, tak aby jej nie uszkodzić. To oczywiście znów zabiera mnóstwo czasu, który mógłby zostać wykorzystany z powodzeniem na rozdysponowanie tych dokumentów do poszczególnych działów lub ew. skanowanie.
Adresarka, kopertownica, koperciarka, otwieraczka, otwieracz kopert, składacz i składarka – tak można dosyć żartobliwie, choć w pełni w uzasadniony sposób, scharakteryzować obowiązki osoby odpowiadającej za wspomniane wcześniej czynności. Nietrudno sobie wyobrazić ile czasu marnuje się w firmach na ręczne dokonywanie tych działań, szczególnie w przypadku organów kadrowych czy ogólnie działów administracyjnych. Wystarczy podać liczby, aby zmienić nieco dotychczasowy pogląd na te sprawy. Średniej wydajności kopertownice potrafią w ciągu godziny zakopertować ok. 3000 dokumentów. Natomiast adresarka dokona w ciągu godziny nawet do 10 tysięcy nadruków (przy. 300 dpi). Oczywiście specyfikacja to jedno, bo zawsze pozostaje czynnik ludzki, czyli właściwe przygotowanie do pracy oraz wykorzystanie kompatybilnego oprogramowania. Jednak nie ma żadnej możliwości, aby jakikolwiek pracownik mógł dokonać takiej pracy choćby w jeden dzień. W dzisiejszych czasach każda firma powinna jak najlepiej optymalizować procesy „administracyjne”, aby móc skupić się w całości na działaniach biznesowych i zarobkowych. W związku z tym, warto zanalizować obecny system korespondencji w firmie i rozważyć jego usprawnienie. Na pewno się opłaci.