Nowe firmy, które nie mają jeszcze ugruntowanej pozycji na rynku i często trudno im zabezpieczać płynność finansową kredytami bankowymi, szczególnie dotkliwie mogą odczuwać koszty funkcjonowania. Na szczęście można przeprowadzić taką optymalizację wydatków, która nie tylko ograniczy koszty, ale równocześnie pozwoli rozwijać się młodemu przedsiębiorcy.

Z danych Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej wynika, że w 2016 roku powstało ponad 340 tys. nowych firm w Polsce, podobnie jak w poprzednich kilku latach. Nasi rodacy chętnie zakładają działalność gospodarczą. Obecnie 95,8% z tych firm to mikroprzedsiębiorstwa, działające przede wszystkich w takich sektorach, jak handel, naprawa samochodów, budownictwo oraz tzw. działalność profesjonalna, naukowa i techniczna. Bez względu na branżę, nowa firma może skutecznie optymalizować koszty w różnych obszarach swojego funkcjonowania. Oto kilka rozwiązań, które warto wdrożyć.

Leasing a optymalizacja podatków

Jednym z obszarów, w których młoda firma może szukać realnych oszczędności są obciążenia podatkowe.

- Efektywne rozwiązania podatkowe to często skuteczny sposób na zwiększenie zysków firmy i osiągnięcie sukcesów biznesowych. Ważne, żeby zidentyfikować obszary, w których można uzyskać oszczędności – zauważa Magdalena Pawłowska Księgowa z firmy doradczej Marshal Lion. – Jeśli przedsiębiorca nie potrafi zrobić tego samodzielnie, może zamówić profesjonalny audyt podatkowy w takiej firmie, jak nasza. Wtedy analizowane są wszystkie zobowiązania podatkowe i sprawdzana jest dokumentacja, co pozwala przygotować odpowiednią rekomendację optymalizacji. Jednym z najpopularniejszych sposobów na obniżenie podatków jest leasing – dodaje przedstawiciel Marshal Lion.

Leasing kojarzy się głównie z samochodami, ale w rzeczywistości może być wykorzystywany również do finansowania innych aktywów (np. maszyny, urządzenia itp.). W 2016 roku polska branża leasingowa wzrosła o 16,6% r/r, finansując aktywa o łącznej wartości 58,1 mld zł, z czego najwięcej, bo 42,1% to były właśnie pojazdy, a w dalszej kolejności – transport ciężki (29,7%) oraz maszyny i inne urządzenia, również IT (26,4%). Warto zauważyć, że 70% klientów firm leasingowych stanowiły mikro i małe przedsiębiorstwa.

Popularność leasingu jest spowodowana nie tylko tym, że często jest bardziej dostępny niż kredyt bankowy, ale właśnie także ze względów na optymalizację podatkową. Zawarcie umowy leasingu operacyjnego pozwala przedsiębiorcy wliczyć poszczególne raty leasingowe w koszt uzyskania przychodów i zmniejsza tym samym podstawę opodatkowania.

Koszty administracyjne i media

W wielu polskich firmach dużą część budżetu pochłaniają koszty związane z wynajmem powierzchni biurowej. Oczywiście im większe miasto i bardziej prestiżowe położenie, tym większy czynsz trzeba płacić co miesiąc. W przypadku młodej i małej firmy, można uniknąć takich wydatków, zastępując tradycyjne biuro przestrzenią coworkingową. To coraz popularniejsze rozwiązanie. W 2016 roku w Polsce działało już ponad 195 biur coworkingowych.

Nie zawsze jednak rezygnacja z własnej przestrzeni biurowej jest możliwa. Jeśli specyfika działalności danej firmy wyklucza korzystanie coworkingu, warto szukać optymalizacji kosztów związanych z mediami. Dotyczy to przede wszystkim rachunków za energię elektryczną. W tym obszarze warto w pierwszej kolejności sprawdzić umowę z dotychczasowym dostawcą prądu i porównać jego ofertę z konkurentami. Zmiana sprzedawcy energii elektrycznej to coraz popularniejsze rozwiązanie polskich firm, które szukają oszczędności. Od 2007 roku, czyli od liberalizacji rynku energetycznego, do listopada 2016 roku skorzystało z tego rozwiązania prawie 174 tys. firm. Eksperci szacują, że w ten sposób można obniżyć rachunki nawet o 10% rocznie, a dzięki zmianie nawyków i zastosowaniu czujników ruchu oraz energooszczędnych źródeł światła, można obniżyć zużycie prądu o około 30%. Oczywiście optymalizować koszty można również w innych obszarach funkcjonowania biura, jak na przykład drukowanie (stosowanie wydajnych tuszów, racjonalne wykorzystywanie papieru itd.).

Usługi chmurowe i outsourcing

Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, trudno funkcjonować współczesnej firmie bez jakichkolwiek narzędzi IT. W niektórych przypadkach internet i pakiet biurowy to kluczowe rozwiązania, które pozwalają sprawnie działać przedsiębiorcy. Niestety, narzędzia IT to także koszty. W wielu przypadkach można jednak zredukować je mocno, korzystając z usług chmurowych. Takiego rozwiązania używa już 30% polskich firm. Zamiast budować własną infrastrukturę teleinformatyczną lub wykupywać drogie licencje oprogramowania, można wiele zaoszczędzić, decydując się na korzystanie z aplikacji w modelu SaaS. Przykładem jest pakiet biurowy i przechowywanie danych w chmurze. Dodatkowo dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy przedsiębiorstwa stają się bardziej mobilni i uzyskują dostęp do firmowych dokumentów z dowolnego miejsca.

Młoda firma powinna również zwrócić uwagę na ograniczenie kosztów dzięki outsourcingowi niektórych procesów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Przykładem mogą być usługi księgowe. Analitycy Grant Thornton sprawdzili, że większość firm, które zdecydowały się na outsourcing księgowości, nie rezygnuje z tego rozwiązania i bardzo chwali sobie wysoką jakość usług. Nie można zapominać również, że mali przedsiębiorcy mogą ograniczać koszty, korzystając z internetowej księgowości, której ceny nie są wysokie, a pozwalają zautomatyzować wiele czynności.

Oczywiście to tylko kilka przykładów, w jakich obszarach można szukać optymalizacji kosztów. Bez względu jednak na wielkość przedsiębiorstwa i sposób jego funkcjonowania, warto jednak pamiętać, że wszelkie ograniczanie wydatków powinno być tak realizowane, aby nie obniżać sprawności działania pracowników i potencjału rozwojowego firmy.