Wyegzekwowanie swojej należności warto rozpocząć od sporządzenia wezwania do zapłaty, choc to dopiero pierwszy z możliwych kroków. Nieterminowe regulowanie płatności to dla firm podwójne obciążenie. Nie otrzymują należnego im wynagrodzenia, a podatek wynikający z wykonanych usług lub dokonanych dostaw muszą i tak oddać fiskusowi.

Gdy trafia do nas nowy klient, o którym zupełnie nic nie wiemy, dla własnego bezpieczeństwa powinniśmy przyjąć zasadę ograniczonego zaufania i sformalizować naszą współpracę. Nie chodzi tu oczywiście o podpisywanie kontraktu, nad którym całymi dniami będzie pracowała armia prawników. Wystarczy prosty formularz zamówienia – kto sprzedaje (dokładne dane), kto kupuje (znów dokładne dane), co jest przedmiotem umowy, jakie jest termin realizacji. Taki formularz (podpisany, podstemplowany i przesłany do nas w formie skanu) stawia nas w dobrej sytuacji. Nasz kontrahent nie będzie mógł nam zarzucić, że cała sprawa jest naszym wymysłem.

Teoretycznie umowę zawrzeć można mailowo, a nawet ustnie. W praktyce jednak udowodnienie faktu zawarcia takiej umowy jest trudniejsze, niż gdy mamy ją na papierze w formie formularza zamówienia.

Warto zawrzeć w formularzu także dopisek, że w razie sporów sądowych, sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla sprzedającego (czyli dla nas). Dlaczego? O tym trochę później.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Kolejnym krokiem, który zabezpiecza nas przed powstaniem zaległych należności jest udokumentowanie faktu wykonania naszej usługi. Jeżeli przedmiotem umowy były teksty, wysyłając je mailem poprośmy o potwierdzenie otrzymania maila, a pliki z tekstami zachowajmy w komputerze. Jeżeli przedmiotem umowy było zamieszczenie w naszym portalu artykułu sponsorowanego zróbmy zrzut ekranu (są wtyczki do przeglądarki, które pozwolą zrobić zrzut całej strony, od góry do samego dołu w jednym pliku). Jeżeli przedmiotem umowy była budowa strony internetowej – zachowajmy pliki (dla WordPress np. baza danych + folder wp-content) i zróbmy zrzut ekranu działającej strony.

Jeżeli mamy taką możliwość, podpiszmy protokół zdawczo-odbiorczy. Znów może to być prościutki dokument – kto wykonał (dokładne dane), kto odbiera produkt/usługę (znów dokładne dane), co jest przedmiotem umowy, na jakiej podstawie (odwołanie do formularza zamówienia), kiedy następuje odbiór. Znów – podpis, pieczątka, skan i jesteśmy w domu.

Kolejnym dobrym zabezpieczeniem jest komunikowanie się z klientem mailowo. Jeżeli stawiamy na kontakt osobisty lub telefoniczny z klientem, to może się czasem zdarzyć, że po naszej współpracy praktycznie nie ma śladów. Tymczasem jeżeli klient przesłał nam formularz zamówienia mailem, potem mailem przesyłał uwagi do naszej pracy, a na koniec również mailem potwierdził odbiór usługi, to wszystko to mamy na piśmie. Kilka kliknięć i mamy gotowy dowód, jeżeli kiedykolwiek mielibyśmy iść do sądu.

W każdym razie, jeżeli mamy w ręku podpisane przez kontrahenta dwa dokumenty – formularz zamówienia i protokół zdawczo-odbiorczy, możemy czuć się w miarę bezpieczni. Wiadomo, że z takimi dokumentami wygramy w każdym sądzie. Pamięć o tym, że takie dokumenty są w naszym posiadaniu może być dodatkową motywacją dla naszego kontrahenta do opłacenia faktury.

Co zrobić, jeżeli jednak mimo tego nasz klient nie chce opłacić faktury? Oczywiście najpierw warto grzecznie poprosić. Wiele firm działa w ten sposób, że reguluje faktury dopiero w ostatnim dniu terminu płatności. Inne przedsiębiorstwa po prostu o regulacji pewnych zobowiązań zapominają. Niektóre firmy mogą mieć chwilowe problemy z płynnością. Nie ma więc co od razu wpadać w panikę. Gdy upłynął termin płatności po prostu przypomnijmy się grzecznie mailowo. Jeżeli to nie poskutkuje powoli wstępujmy na drogę formalną.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Kontrahentowi, który zalega z płatnościami wyślijmy pocztą tradycyjną (listem poleconym i za potwierdzeniem odbioru!) przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeżeli go nie odbierze, treść wezwania wyślijmy także pocztą elektroniczną z użyciem opcji potwierdzenia odbioru wiadomości i potwierdzenia przeczytania. Przygotowanie wezwania do zapłaty nie należy do rzeczy trudnych. To pismo na jedną stronę A4, zawierające:

  • dane wierzyciela (nasze)
  • dane dłużnika (kontrahenta)
  • wysokość roszczenia (kwota faktury)
  • termin zapłaty (14 dni od otrzymana wezwania)
  • podstawa prawna (data, numer, tytuł umowy oraz data i numer faktury)
  • sposób zapłaty (np. przelew na konkretnie wskazany numer konta).
  • informację, że pismo jest ostatecznym wezwaniem przedprocesowym.

Do wezwania dołączymy fakturę, której ono dotyczy. Do pisma możemy oczywiście załączyć również np. kopię formularza zamówienia i protokół zdawczo-odbiorczego lub innych dowodów potwierdzających wykonanie przez nas usługi. W ten sposób dajemy kontrahentowi do zrozumienia, że posiadamy wszystkie potrzebne w postępowaniu sądowym dowody.

Jeżeli pismo nie przyniesie spodziewanych rezultatów czas na kolejny krok – skierowanie sprawy do e-sądu.

E-sąd, czyli elektroniczne postępowanie upominawcze

E-sąd, dostępny pod adresem https://www.e-sad.gov.pl, nie jest tak naprawdę klasycznym sądem lecz miejscem, w którym możemy przeprowadzić elektroniczne postępowanie upominawcze zakończone oddaniem sprawy do komornika. W e-sądzie nie możemy nawet przedstawić dowodów – musimy jedynie opisać jakie dowody posiadamy oraz co zawierają. Na podstawie naszego opisu, jeżeli oczywiście przekonamy osobę orzekającą w sprawie, wydawany jest nakaz zapłaty. Jest on wysyłany automatycznie tradycyjną pocztą do pozwanego, który ma 14 dni od momentu otrzymania pisma na uregulowanie należności. Jeżeli tak się nie stanie, w e-sądzie uzyskamy tzw. klauzulę wykonalności i będziemy mogli skierować sprawę do komornika.

Jak krok po kroku złożyć pozew w e-sądzie

Jak to zwykle, cała procedura rozpoczyna się od założenia konta. Po rejestracji najpierw będziemy musieli kliknąć w otrzymany mailem link potwierdzający adres e-mail. Później, w moim przypadku było to następnego dnia, należy kliknąć w link potwierdzający chęć aktywacji konta (również przesłany mailem). W tym momencie mamy już możliwość złożenia pozwu. Odbywa się to w 6 krokach. Nie ma co się ich obawiać, bowiem w internecie jest bardzo dobry oficjalny poradnik, który pomoże nam z łatwością przejść przez całą procedurę.

1. Definiowanie powodów
W tym miejscu podajemy dane swojej firmy. W naszym przypadku powodem była spółka z o.o., która świadczyła usługę i nie otrzymała zapłaty.

2. Informacje o reprezentacji
Tutaj podajemy swoje dane. W naszym przypadku osobą reprezentującą spółkę z o.o. byłem ja jako prezes zarządu.

3. Definiowanie pozwanych
To miejsce na dane naszego kontrahenta.

4. Definiowanie listy dowodów
To zdecydowanie najtrudniejszy krok. W tym miejscu, punkt po punkcie musimy podać w posiadaniu jakich dowodów jesteśmy. Do każdego dowodu przypisujemy numer porządkowy, datę powstania dowodu (czyli datę podpisania formularza zamówienia, datę otrzymania maila będącego dowodem itp.), rodzaj (umowa/faktura/akt notarialny/inny), udowadniany fakt, opis zawartości dowodu.

Warto pamiętać, że mimo wszystko zwracamy się do sądu i nie możemy pisać, co nam tylko przyjdzie na myśl. Jeżeli opiszemy dowody, których nie mamy, to nie dość, że nie uzyskamy zapłaty, to jeszcze stracimy pieniądze na koszty postępowania najpierw w e-sądzie, a potem może nawet w tradycyjnym sądzie. Dlaczego piszę o tak oczywistej sprawie? Otóż w pozwie składanym do e-sądu nigdzie nie załączamy opisywanych dowodów. Nie załączamy skanów faktury, umowy, protokołu zdawczo-odbiorczego, niczego. Po prostu formularz składania pozwu nie daje nam takiej możliwości.

Opisując dowody pamiętajmy, że oceniający je urzędnik nie interesuje się stanem naszego ducha, relacji z klientem, naszymi sympatiami czy antypatiami. Ma on za zadanie sprawdzić, czy pieniądze, które chcemy uzyskać od kontrahenta nam się należą, a więc:

  • czy mamy dowód na to, że usługa została zamówiona (formularz zamówienia, umowa itp.),
  • czy mamy dowód na to, że usługa została wykonana (protokół zdawczo-odbiorczy, mailowe potwierdzenie od klienta, zrzuty ekranu itp.),
  • czy wystawiliśmy fakturę i czy klient ją otrzymał (faktura, mail z fakturą itp.),
  • czy wysłaliśmy przedsądowe wezwanie do zapłaty (potwierdzenie nadania wezwania, ewentualnie koperta z wezwaniem ze stemplami o nieodebranej przesyłce).

Starajmy się unikać wprowadzania do dowodów kwestii nieistotnych, jak np. fakt, że w rozmowie telefonicznej kontrahent obiecał zapłacić fakturę. Na fakt odbycia rozmowy telefonicznej czy poczynionych podczas niej ustaleń nie mamy najczęściej żadnych dowodów, więc opisywanie w pozwie takich rzeczy nie przybliży nas do celu, za to osobie oceniającej pozew może tylko zaciemnić obraz.

5. Definiowanie listy roszczeń
To ta przyjemna część. Wskazujemy kwotę, na którą opiewa faktura oraz wnioskujemy o zasądzenie zwrotu kosztów niniejszego postępowania, a także o zapłatę ustawowych odsetek na dzień zapłaty. Warto pamiętać, że odsetki liczone będą od pierwszego dnia następującego po ostatnim dniu terminu płatności faktury.

W tym miejscu będziemy musieli także wybrać sąd, do którego sprawia trafi, jeżeli pozwany po otrzymaniu nakazu zapłaty z e-sądu odpowie, że nie zgadza się z takim orzeczeniem. I tutaj dochodzimy właśnie do powodu, dla którego w formularzu zamówienia powinniśmy wpisywać, że w razie sporów sądem właściwym do rozstrzygania spraw jest sąd właściwy dla naszej siedziby. Jeżeli tego nie zapisaliśmy, to właściwym sądem będzie ten, który przypisany jest do miejsca zamieszkania lub siedziby pozwanego.

Na koniec pozwu będziemy musieli także wprowadzić uzasadnienie, które w moim wypadku było w zasadzie powtórką z listy dowodów i wezwania do zapłaty. Musi ono zawierać bowiem:

  • podanie podstawy prawnej – opis treści umowy, jej datę, formę (pisemna, ustna) i rodzaj (najmu, kupna-sprzedaży),
  • termin zapłaty – termin płatności na fakturze bądź umowie, w wezwaniu do zapłaty itp.,
  • określenie rodzaju odsetek (ustawowe/umowne) i terminu, od którego następuje ich naliczanie.

Kolejnym krokiem jest elektroniczne podpisanie pozwu. Na swoim koncie w e-sądzie najpierw musimy zawnioskować o przydzielenie nam certyfikatu, co trwa kilka godzin i jest bezpłatne, a następnie zainstalować go sobie w komputerze. Przedtem musimy zainstalować najnowszą wersję JAVY. Nie powiem, żeby poszło mi to jak z płatka, chyba z pół godziny walczyłem z instalacją certyfikatu, ale w końcu czego nie robi się dla pieniędzy, zwłaszcza tych, które już raz zarobiliśmy.

Gdy już podpiszemy pozew, kolejnym krokiem jest jego opłacenie. Możemy to zrobić za pomocą płatności on-line. Koszt opłaty sądowej to 1,25% wartości roszczenia, jednak nie mniej niż 30 zł.