Przyjmując pracownika do firmy określamy zakres jego obowiązków i godziny pracy. Określamy ramy, w których będzie funkcjonował w strukturach firmy. Podobnie powinniśmy postąpić z samochodami służbowymi. Musimy dokładnie określić, jak mają być wykorzystywane. W dużych firmach zbiór tych zasad nazywany jest polityką samochodową.
Sprzedaż nowych samochodów wciąż rośnie, a aż 70 proc. z nich trafia do firm. Zdecydowana większość do małych i średnich przedsiębiorstw. Jak podkreśla Wojciech Biela, kierownik działu sprzedaży flotowej firmy Ford, małe i średnie przedsiębiorstwa to ich główni biznesowi klienci.. Z kolei Grzegorz Sokalski, szef sprzedaży Hyundai Motor Poland, wskazuje, że coraz większą popularnością cieszą się oferty dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą
Duża popularność służbowych samochodów sprawia, że coraz istotniejszym staje się dobre opracowanie polityki samochodowej w firmie, która z jednej strony pozwoli zabezpieczyć interesy przedsiębiorstwa, ale z drugiej pozwoli na komfortowe użytkowanie samochodów przez pracowników.
Podstawowe zasady polityki flotowej są uniwersalne i nie zależą od liczby samochodów w firmie.
Kto może użytkować
Podstawową kwestią, którą powinniśmy zawrzeć w polityce samochodowej jest to, kto może korzystać z pojazdu. Z reguły jest on przypisany jednemu kierowcy, ale firmy posiadają także tzw. samochody poolowe. To pojazdy, z których w zależności od potrzeb mogą korzystać różni pracownicy. Książka ewidencji pojazdu jest wypełniana przez każdego z nich i są one parkowane w siedzibie firmy.
Bezpieczeństwo
Tutaj nie ma kompromisów. Powierzając pracownikowi samochód, zawsze najważniejsze powinno być jego bezpieczeństwo. W nowoczesnych samochodach najsłabszym ogniwem jest właśnie kierowca. Szefowie firm zawsze muszą sprawdzić uprawnienia pracownika do kierowania samochodem, ale nie tylko. To, że posiada on prawo jazdy, nie oznacza wcale, że potrafi jeździć samochodem.. Dlatego, w miarę możliwości, należy odbyć – nawet krótką – jazdę próbną, a także przeprowadzić szkolenie z obsługi samochodu, który powierzamy pracownikowi. Idealną sytuacją jest wysłanie nowego pracownika na kurs z zakresu bezpiecznej jazdy. Koszt jednodniowego szkolenia to około 800 zł. Szkolenia grupowe są tańsze. Warto również dowiedzieć się, czy kierowca ma na koncie jakieś punkty karne.
Parkowanie
Jeżeli mamy już pewność, że osoba której powierzamy samochód ma kompetencje do jego prowadzenia, ustalamy zasady jego użytkowania. Przede wszystkim trzeba określić, czy samochód służy pracownikowi tylko do wykonywania obowiązków podczas pracy, czy także do dojazdów do i z pracy. Zdecydowanie bardziej popularny jest drugi wariant. W takim wypadku należy określić, gdzie samochód powinien być zaparkowany: na parkingu strzeżonym czy w garażu.
Tankowanie
Obecnie bardzo popularnym narzędziem są karty flotowe emitowane przez koncerny petrochemiczne. Karty mogą być przypisane do kierowcy lub samochodu. Możliwe jest też stosowanie kart na okaziciela. Zapewniają dużą wygodę, ponieważ raz w miesiącu księgowość otrzymuje zbiorczą fakturę. Umożliwiają również generowanie raportów, z których można uzyskać dane o średnim pojazd zużyciu paliwa przez pojazd. Przekazując kartę paliwową zawsze trzeba jasno określić zasady jej używania: czy obowiązują limity na paliwo, czy kierowca może tankować w weekendy, czy może kupić płyn do spryskiwaczy lub zapłacić za myjnię.
Użytkowanie prywatne
To najbardziej skomplikowany aspekt polityki samochodowej. Firmy, by przyciągnąć dobrych pracowników, sięgają po narzędzia pozafinansowe. Często jest to właśnie służbowy samochód i możliwość korzystania z niego do celów prywatnych. Jeżeli decydujemy się, aby nasz pracownik mógł korzystać z samochodu służbowego poza godzinami pracy, musimy pamiętać, że jest to dla niego przychód, a więc powinien być opodatkowany. Najprostszym rozwiązaniem jest ryczałt pobierany z pensji pracownika za użytkowanie samochodu poza godzinami pracy. Z reguły nie jest on wysoki i wynosi od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Jego wysoskość zależy od kilku zmiennych, w tym od klasy samochodu, od tego, czy pracownik ma limity kilometrowe czy chociażby od tego, czy można z niego korzystać podczas urlopu.
Zapisów regulujących eksploatację aut firmowych jest znacznie więcej. Od firmy zależy w jakim stopniu zostanie ona określona. Warto jednak pamiętać, że kierowca podpisując, że zapoznał się z takim dokumentem będzie znał swoje prawa i obowiązki, co w efekcie znacznie ułatwi zarządzanie samochodami w firmie.
Okazją do wymiany doświadczeń w zakresie polityki flotowej są imprezy branżowe, takie jak na przykład targi Fleet Market.