Wystawiając elektroniczną fakturę, należy pamiętać o konieczności zapewnienia pełnego dostępu online do faktur oraz możliwości ich zapisania na dodatkowym nośniku danych lub wydruku.
CZYTELNIK: W mojej firmie często korzystam z faktur elektronicznych. Jak należy przechowywać takie dokumenty? Jakie wymagania muszą spełniać?
EKSPERT: Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane przepisami prawa. Elektroniczna może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie. Dowolność nie jest jednak nieograniczona. Konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Konieczność zachowania czytelności jest oczywista. Autentyczność to pewność co do tożsamości podatnika. Jednym z jej elementów jest uniemożliwienie usunięcia faktury elektronicznej z systemu archiwizującego. Integralność treści należy zapewnić poprzez zapisanie w odpowiednim formacie (przede wszystkim PDF lub TIFF). Należy się upewnić, czy uniemożliwia on przetwarzanie danych i gwarantuje ich niezmienność. Konieczne jest także ograniczenie dostępu do e-maila oraz do systemu.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przesyłanie faktur po opatrzeniu ich podpisem elektronicznym. Ustawa przewiduje, że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych.
Wskazane warunki będą spełnione jeśli przedsiębiorca posiada dokumenty uzupełniające: zamówienia, umowy, dokumenty transportowe czy wezwania do zapłaty. Dokumenty te zapewniają możliwość kontrolowania związku między wystawieniem faktury a transakcją, zweryfikowania wystawcy faktury oraz przeprowadzenie kontroli, czy faktura odzwierciedla fakt transakcji i jej warunki.
Dodatkowo konieczne jest zapewnienie ścieżki audytu, która powinna unaocznić związek pomiędzy fakturą a transakcją. Oznacza to powiązanie faktury z dokumentami uzupełniającymi.
Żeby spełnić wszystkie te warunki, konieczne jest przygotowanie procedur, które objęłyby na przykład:
● konieczność opatrzenia faktury podpisem elektronicznym;
● wyznaczenie osoby, która byłaby odpowiedzialna za wysyłanie i przyjmowanie faktur;
● konieczność weryfikacji adresu nadawcy e-maila z fakturą;
● zapis faktury w formacie uniemożliwiającym modyfikację treści faktury;
● umożliwienie dostępu do e-maila oraz do faktur w systemie tylko po zalogowaniu się;
● przypisanie fakturze unikalnego numeru porządkowego.
Konieczne jest także upewnienie się co do czytelności faktury, sprawdzenie, czy nie doszło do powtórzenia numeru faktury oraz numeru porządkowego i czy faktura jest przypisana do odpowiedniego okresu. Należy przewidzieć możliwość powiązania faktury z dotyczącym jej zamówieniem, umową i innymi dokumentami.
Co w przypadku kontroli? W praktyce faktury VAT powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Istotne jest, aby dokumenty wprowadzone do systemu mogły być wyszukane na podstawie indywidualnego numeru faktury lub zamówienia.
Ważne jest zapewnienie w przypadku kontroli dostępu online do faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Oznacza to w praktyce możliwość wydruku i zapisania faktur na zewnętrznym nośniku danych.
Ustawa wymaga, aby uzyskać akceptację odbiorcy faktury elektronicznej. Ustawodawca nie nakłada obowiązku dokonania akceptacji w konkretny sposób, dlatego akceptacja poprzez przystąpienie do wykonania faktury (poprzez przyjęcie faktury i dokonanie za nią płatności) jest wystarczająca.
Dopuszczalna jest archiwizacja faktur w postaci elektronicznej przy jednoczesnym zniszczeniu wersji papierowej.
Oznacza to konwersję za pomocą skanera do pliku i przechowywanie w formie elektronicznej. Ważne jest, aby wersja elektroniczna zeskanowanej faktury VAT zawierała także datę otrzymania faktury VAT (może to być utrudnione, jeżeli na przykład pieczątki z datą wpływu były przybijane na odwrocie faktury). Konieczne jest sprawdzenie, czy skan ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze.
Przepisy dopuszczają przechowywanie faktur VAT za granicą w formie elektronicznej. Stawiają jednak warunki: muszą być one przechowywane w sposób umożliwiający w czasie kontroli dostęp online. W praktyce zatem należy zadbać, aby system umożliwiał pełny dostęp online do faktur elektronicznych i możliwość ich zapisania na dodatkowym nośniku danych lub wydruku.