Wyłaniają się trzy zestawy potrzeb i aby bezpiecznie i ekonomicznie korzystać z najnowszych technologii, konieczne jest zrównoważenie każdego z nich. Są to potrzeby biznesowe (np. kontrola kosztów, zoptymalizowana produktywność pracowników, bezkonfliktowa praca zespołowa i współpraca, zarządzanie ryzykiem, bezpieczeństwo), preferencje i pragnienia użytkownika (np. swoboda wyboru urządzeń, aplikacji i usług, używanie osobistego sprzętu do pracy, używanie służbowego sprzętu do celów prywatnych) i potrzeby wdrożeniowe i operacyjne IT (np. skuteczność i efektywność rozwoju systemów, wdrażanie, utrzymanie i wsparcie, możliwość zabezpieczenia i ochrony danych).

Powszechnym zjawiskiem jest napięcie panujące pomiędzy emocjonalnymi użytkownikami końcowymi/pracownikami kierowanymi osobistymi pragnieniami a nadgorliwymi pracownikami działu IT, którzy chcą stosować nadmierną kontrolę.

Okazuje się, że głos użytkownika ma największy wpływ na kształtowanie sposobu wykorzystania techniki komputerowej przez użytkowników końcowych i wyglądu miejsca pracy w organizacji. Wg. raportu przygotowanego na zlecenie firmy VMware, lidera w dziedzinie wirtualizacji i infrastruktury chmury, ponad 50 proc. profesjonalistów IT i biznesowych stwierdziło, że preferencje i pragnienia użytkownika są coraz ważniejszym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji. Co więcej, ponad 80 proc. z nich podaje przykłady działów biznesowych i/lub indywidualnych użytkowników podejmujących decyzje dotyczące technologii niezależnie od działu IT. Pogodzenie apodyktycznych wymagań użytkowników końcowych z pragnieniem kierownictwa, by trzymać się starzejącej infrastruktury IT poważnie ograniczy pole manewru CIO w zwiększeniu konkurencyjności wartościowych propozycji i zdynamizowaniu infrastruktury.

Rozwiązując paradoks: jak dać użytkownikom więcej swobody, a zarazem zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolę IT, można spowodować radykalną zmianę sposobu myślenia - to użytkownicy końcowi decydują o tym, jak korzystać z wirtualnej przestrzeni roboczej i nią zarządzać. Dzięki bezproblemowemu dostępowi do aplikacji i danych za pośrednictwem mobilnego portalu obszaru roboczego z możliwością jednorazowego logowania, wszystkie strony w trójkącie są zadowolone. Inną opcją jest nowy i bardziej dynamiczny model pracy użytkownika końcowego, w którym możliwe jest bezproblemowe przejście z komputera stacjonarnego do laptopa, tabletu, telefonu, samochodu wraz z aplikacjami, treściami i urządzeniami — wszędzie i o każdej porze.