Firmy przywiązują coraz większą wagę do tego, by wysyłane z nich listy i paczki wyglądały profesjonalnie. Dlatego coraz chętniej inwestują w urządzenia ułatwiające pracę sekretariatu, w którym zazwyczaj dokonywana jest obsługa firmowej korespondencji.

– Maszyny potrafią szybko i sprawnie włożyć zawartość do koperty, elegancko nadrukować adres wraz z logo lub reklamą, ale również otworzyć i policzyć otrzymane listy – zapewnia Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w spółce Arcus.

3 tys. listów na godzinę

Nie tylko w firmach, lecz także w urzędach, w których każdego tygodnia wysyła się setki listów, praca wyspecjalizowanych urządzeń jest niezastąpiona. Doceniają to szczególnie te osoby, które zajmują się obsługą korespondencji. Złożenie setek listów, włożenie ich do kopert i zaadresowanie pochłania mnóstwo czasu. Znakomitą pomocą jest tu kopertownica, która złoży listy i zapakuje je do koperty – niektóre modele potrafią zapakować nawet ponad 3 tys. listów w ciągu jednej godziny!

– Wiele firm decyduje się na montaż urządzeń kopertujących w swoich biurach. Kierują się chęcią sprawnego wysyłania korespondencji, a co za tym idzie także szybszego napływu należności czy zachowania poufności danych oraz ograniczenia niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres – tłumaczy M. Ziemski.

30 tys. adresów w ciągu godziny

Listy przygotowywane do wysyłki muszą być zaadresowane. – By uniknąć błędów przy ręcznym wpisywaniu i zadbać o estetykę, warto zaopatrzyć się w adresarkę, która na każdą kopertę naniesie adres i pożądany nadruk, np. logo, w wielu kolorach lub wypełni tzw. zwrotki, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – wyjaśnia Maciej Ziemski.

Specjaliści z Pitney Bowes zaprojektowali 6 modeli adresarek współpracujących z komputerem, które wykorzystują druk atramentowy w kolorze, w rozdzielczości do 300 dpi. Najprostsze z nich adresują do 4,4 tys. kopert na godzinę, a najbardziej wydajne nawet do 30 tys. w ciągu godziny. Format kopert nie gra roli, bo urządzenia bez problemu adresują zarówno małe, jak i duże koperty w formacie B4.

Otwarcie 15 tys. listów

W obsłudze procesu otwierania i liczenia korespondencji przychodzącej bardzo pomocna jest otwieraczka, która w ciągu godziny może otworzyć nawet 15 tys. listów. Warto pamiętać, że w tym samym czasie jedna osoba może otworzyć zaledwie 100 kopert.

Urządzeń do obsługi korespondencji używają firmy z różnych branż i różnego typu instytucje. Arcus umożliwia udostępnianie takich rozwiązań w dzierżawie i outsourcingu. Dzięki takim formom współpracy można znakomicie usprawnić działanie biura bez angażowania środków inwestycyjnych.