O dotacjach zwykło się mówić przez pryzmat tego, na co można je pozyskać i co w ich wyniku powstało. Niewiele wiadomo o samym procesie realizacji projektów, szczególnie w zakresie rozliczenia i księgowania wydatków. Tymczasem utrata dotacji kiedy zostały już zaangażowane środki, zaciągnięte kredyty i podpisane umowy, może być znacznie gorsza w skutkach niż przegrana w wyścigu o przyznanie wsparcia. Dotacja to bonus, który pozwala zastosować droższe, często innowacyjne rozwiązania – przeskoczyć pewien etap w rozwoju firmy. Na szczęście utrata przyznanego wsparcia zdarza się rzadko, ale i przeciągające się rozliczenie oraz błędy księgowe mogą wiele kosztować. Jak frapujący jest to temat, świadczy zainteresowanie webinarium, które odbyło się pod koniec maja br. Wszystkim zainteresowanym tematem polecamy obejrzenie nagrania dostępnego w zakładce Fundusze Europejskie serwisu www.gazetaprawna.pl.

A oto 10 podstawowych zasad, których przestrzeganie minimalizuje ryzyko komplikacji na etapie realizacji projektu.

1. Koszty kwalifikowalne

Każdemu typowi dotacji przypisany jest katalog kosztów, które mogą zostać objęte dofinansowaniem – kwalifikowalnych. Katalogi te odpowiadają specyfice projektów przewidzianych do dofinansowania. Wydatki niespełniające warunków kwalifikowalności, poniesione niezgodnie z przepisami prawa, nie zostaną objęte dofinansowaniem.

2. Wyodrębniona księgowość

W każdym projekcie objętym dotacją istnieje obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Powinna być ona zgodna z wnioskami o dofinansowanie i płatność oraz wyraźnie pokazywać, że rozliczane koszty zostały zaksięgowane tylko raz i mają tylko jedno źródło finansowania. Wyodrębnioną ewidencją księgową trzeba objąć wszystkie wydatki dotyczące projektu, również te poniesione jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.

Pełna księgowość – dopuszczalne są dwa rozwiązania:

● wyodrębnienie stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych,

lub

● wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, gdzie wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem.

Podatkowa książka przychodów i rozchodów – dodatkowa ewidencja w formie tabeli, umożliwiająca jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków trwałych, zawierająca m.in.:

● rodzaj i nr dowodu księgowego,

● datę wystawienia dokumentu i sposób zapłaty,

● kwotę wydatków kwalifikowanych,

W ewidencji należy ujmować wszystkie operacje gospodarcze związane z realizacją projektu.

3. Wybór dostawców

Obowiązują zasady prawa zamówień publicznych, a podmioty nie objęte PZP stosują procedury określone przez instytucje zarządzające programami. Nie ma jednakowych zasad – w niektórych przypadkach wystarczy uzasadnienie wyboru dostawcy, w innych należy przeprowadzać procedurę zbierania i porównania ofert. W realizacji zamówień kluczowa jest kwota 14 tys. euro. Wymagania dotyczące zakupów o niższej wartości są łagodniejsze. Wydatki dokonane z pominięciem ustalonych zasad mogą zostać wyłączone z dofinansowania.

4. Opis dokumentów

Każdy dokument księgowy w projekcie musi być odpowiednio opisany przez zamieszczenie na oryginale co najmniej następujących informacji:

● numer umowy o dofinansowanie,

● informacja, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego/Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

● nazwa zadania/etapu/linijki budżetowej zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie,

● kwota kwalifikowalna lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Wiele instytucji, szczególnie regionalnych, nie ogranicza się do minimum, wymagając dodatkowych informacji, np.:

● podziału kwoty kwalifikowanej na część objętą dofinansowaniem i wkładem własnym,

● podziału kwoty objętej dofinansowaniem na część pochodzącą z funduszy europejskich i budżetu państwa

W uzasadnionych wypadkach opis może znajdować się na dołączonej trwale do dokumentu kartce, ale informacje a. i b. bezwzględnie muszą być umieszczone na oryginale, natomiast na dołączonej kartce należy zamieścić dodatkowo nr dokumentu księgowego.

W przypadku transakcji międzynarodowych dodatkowo należy zamieścić informację o kursie waluty według zasad określonych przez instytucję udzielającą dotacji.