Piotr Zimmerman

radca prawny w kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Egzekucja komornicza jest ostatecznością. Zanim jednak do niej dojdzie, warto spróbować innych sposobów dochodzenia zobowiązań, gdyż w wielu przypadkach mogą okazać się szybsze i mniej kosztowne. Żeby jednak z nich skuteczniej skorzystać, przedsiębiorca musi najpierw zadbać o zgromadzenie odpowiednich dokumentów. Ich posiadanie może okazać się bardzo pomocne w późniejszych zabiegach o uzyskanie należnej zapłaty. To oznacza, że przedsiębiorca powinien zawsze zadbać o należyte udokumentowanie wykonania swoich zobowiązań wobec kontrahentów. Potwierdzać formalnie wykonanie zobowiązań mogą np. protokoły odbioru przez kontrahenta robót czy potwierdzenia przyjęcia przez niego dostarczonego towaru. Generalnie chodzi o uzyskanie pisemnych dowodów, w których osoby upoważnione do działania w imieniu kontrahenta potwierdzają, że przedsiębiorca wywiązał się ze swoich zobowiązań. Radziłbym nawet przedsiębiorcom, żeby już w zawieranych z kontrahentami umowach o współpracy, zwłaszcza dotyczących dłuższego okresu, dokładnie regulowali takie kwestie. Można przecież ustalić w umowie, że np. każdy dostarczony przez przedsiębiorcę towar będzie pokwitowany przez magazynierów zatrudnionych u kontrahentów.

Niestety, w praktyce bardzo wielu właścicieli firm, szczególnie tych niewielkich, nie gromadzi dokumentów potwierdzających wykonywanie zobowiązań. Popełniają w ten sposób poważny błąd. Pamiętajmy, że obecnie standardem jest wystawianie faktur VAT bez podpisu odbiorcy towaru lub usługi. W przypadku sporów o zapłatę często powstają problemy z udowodnieniem, że faktycznie towar dostarczono lub usługę wykonano. Na fakturze jest bowiem jedynie podpis przedsiębiorcy, który ją wystawił, czyli dostawcy towaru lub usługi. Dlatego dla własnego bezpieczeństwa przedsiębiorca powinien zadbać o to, żeby dysponować dowodami zarówno wykonania zobowiązania, jak i dostarczenia faktury. Dokumenty te okazują się niezwykle pomocne w przypadku powstania sporów o zapłatę.

Co konkretne powinien zrobić przedsiębiorca, który wystawił fakturę z terminem płatności, ale nie otrzymał należnej zapłaty?

Przedsiębiorca wierzyciel najpierw powinien skierować do swojego dłużnika formalne wezwanie do zapłaty. Najlepiej, żeby to zrobił po siedmiu dniach od upływu terminu zapłaty. Wierzyciel musi koniecznie również zadbać o to, żeby mieć dowód doręczenia takiego wezwania. Może to być np. potwierdzenie odbioru przez dłużnika wezwania do zapłaty, jeżeli dostarczone jest ono bezpośrednio przez samego przedsiębiorcę wierzyciela lub jego pracownika. Dowodem doręczenia wezwania do zapłaty może być również potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego to wezwanie lub przesyłki kurierskiej.

W praktyce zdarza się, że dłużnik odpowiada na wezwanie w ten sposób, że kontaktuje się z wierzycielem i obiecuje uregulowanie płatności w terminie późniejszym. Jeżeli wierzyciel decyduje się na wyrażenie zgody na odroczenie zapłaty, to koniecznie powinien zażądać od dłużnika zapewnienia na piśmie, że obiecuje uregulować zobowiązanie w późniejszym terminie. Jeżeli dłużnik nie wywiąże się ze złożonej obietnicy, to jego pisemne zapewnie, że zapłaci, może być bardzo pomocne w ewentualnym późniejszym postępowaniu o odzyskanie zobowiązań na drodze sądowej. Warto szukać porozumienia z kontrahentami, w tym również uzgadniać późniejsze terminy płatności, ale lepiej nie polegać jedynie na ustnych zapewnieniach wierzyciela o zamiarze zapłaty. Jeżeli wierzyciel ustępuje i godzi się na przesunięcie płatności, to w zamian powinien uzyskać od dłużnika pisemne zapewnienie, że zobowiązanie w konkretnej kwocie z uzgodnionymi odsetkami będzie przez niego uregulowane w późniejszym, lecz określonym terminie.

To jest tylko część artykułu, zobacz pełną treść w e-wydaniu Gazety Prawnej.