W Polsce aktualnie e-podpis jest stosowany m.in. do:

- Zabezpieczania deklaracji ZUS
- Rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje
- Komunikowania się petentów z urzędami centralnymi i samorządowymi w całym kraju, także z GUS, PFRON, GIODO, GIIF, KRS
- Tworzenia faktur elektronicznych
- Udziału w zabezpieczonych aukcjach elektronicznych
- Zabezpieczania ważnych dokumentów firmowych i prywatnych o różnorodnym charakterze.

Warto tu zwrócić szczególną uwagę na to ostatnie zastosowanie. Dzięki posiadaniu e-podpisu możliwe staje się całkowite przeniesienie obiegu dokumentów z postaci papierowej do elektronicznej. Wszystkie umowy - np. o pracę, czy o dzieło, decyzje administracyjne, podania, prośby, świadectwa zdobytych uprawnień i wiele innych oświadczeń mogą mieć wyłącznie formę elektroniczną - łatwą do przesłania pocztą e-mail, wygodnego przechowywania i wyszukiwania na dyskach twardych, udostępniania w Internecie, bądź sieci firmowej. 

Warto tu zwrócić uwagę na okoliczność, że każdy plik z podpisanym elektronicznie e-dokumentem nie jest „kopią” w tradycyjnym sensie, ponieważ jest on 100% tożsamy z oryginałem. Mówiąc prościej, elektronicznie mamy „same oryginały”, a żadnej kopii. Dzięki temu wytworzenie kolejnej instancji dokumentu o pełnej mocy prawnej jest banalnie proste – sprowadza się do zapisania pliku pod nową nazwą, w nowej lokalizacji. 

Nie trzeba wielkiej wyobraźni aby zorientować się jak wielkie ułatwienie pracy i obniżkę kosztów uzyskujemy w stosunku do obsługi pism papierowych - oszczędzamy wysiłek włożony w składowanie i poszukiwanie oryginału w szafach i segregatorach, kserowanie, potwierdzanie za zgodność, czy przesyłanie tradycyjną pocztą. Udostępniając na stronie www ważną decyzję podpisaną przez uprawnioną do jej wydania osobę, zapewniamy każdemu pobierającemu nie kopię bez mocy dowodowej, ale pełnowartościowy od strony prawnej dokument. O wiele łatwiejsza staje się też ochrona przed zniszczeniem, czy zagubieniem ważnych danych. 

W Polsce już prawie od 8 lat obowiązuje (uchwalona dnia 18 września 2001 r,) Ustawa o Podpisie Elektronicznym. Początkowo wdrażanie dobrodziejstw nowego prawa w administracji i gospodarce następowało dość powoli, jednak z biegiem lat systematycznie powiększała się gama zastosowań dla elektronicznej formy zabezpieczenia dokumentów. Szczególnie w roku 2008 nastąpiło znacznie zwiększenie rozpowszechnienia bezpiecznego podpisu elektronicznego - było to przede wszystkim spowodowane obowiązkiem stosowania kwalifikowanego certyfikatu przy komunikowaniu się z ZUS. Warto jest jednak spojrzeć na tę technologię z szerszej perspektywy, nie tylko jako narzędzie wymagane dla księgowych do obsługi programu Płatnik.

E-podpis jest bezpieczniejszy niż podpis tradycyjny

Większość specjalistów podkreśla kolejną zaletę e-podpisu, jaką jest bezpieczeństwo. Algorytmy związane z podpisem cyfrowym są na tyle zaawansowane, że ich złamanie, a w konsekwencji podrobienie e-podpisu, wydaje się nieprawdopodobne. Dodatkowym bonusem tej technologii jest jednoznaczna i precyzyjna weryfikacja osoby podpisującej. E-podpis „nieczytelny” po prostu nie istnieje, bo technologia i prawo wymuszają, aby poprawnie podpisane dane zawierały wszystkie niezbędne informacje. Fakt, że niemal wszystkie sprawdzenia wykonuje komputer, wyklucza z kolei uznaniowość, a w konsekwencji większość wątpliwości interpretacyjnych. Człowiek dostaje gotowy wynik - np.: „podpis poprawnie zweryfikowany”, „podpis zweryfikowany negatywnie”. Po sprawdzeniu formalnej poprawności e-podpisu wystarczy zapoznać się z treścią dokumentu i zajrzeć do certyfikatu zawierającego informację o podpisującym, aby być pewnym, że mamy do czynienia z właściwymi danymi. Zdejmuje to z weryfikującego odpowiedzialność za ewentualne pomyłki i braki umiejętności grafologicznych.

Innym ważnym elementem bezpieczeństwa, unikalnym dla technologii podpisu elektronicznego jest możliwość odwołania certyfikatu nadającego podpisom moc prawną. Oświadczenie poparte e-podpisem złożonym unieważnionym certyfikatem nie potwierdza wiedzy/woli podpisującego, a fakt ten jest ujawniany podczas weryfikacji. Warto tu dodać, że listy unieważnionych certyfikatów są publikowane w Internecie w ciągu maksymalnie 1 godziny od zgłoszenia i dlatego niebezpieczeństwo podszycia się niewłaściwej osoby jest znacznie mniejsze, niż w przypadku zobowiązań spisanych na dokumentach papierowych. Jest to ważne w sytuacjach, gdy przedstawicielom firmy i instytucji zależy na szybkim zaktualizowaniu informacji o uprawnieniach osób reprezentujących.

Tendencje światowe

Korzyści wynikające z zastosowania podpisu elektronicznego są na tyle duże, że na całym świecie postępuje migracja biur i urzędów w kierunku dokumentów cyfrowych. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego zobowiązuje wszystkie kraje UE do wdrożenia e-podpisu. Jednak konkretne rozwiązania różnią się w zależności od regionu i tradycji administracyjnych. Cześć państw przyjęła prawo e-podpisu w wersji bardziej rygorystycznej, podczas gdy inne stawiają raczej na powszechność zastosowań kosztem śrubowania standardów zabezpieczeń. Przodującym zakresie wdrożenia e-podpisu krajami Unii są Belgia, Estonia, Finlandia, gdzie każdemu wydawane są dowody osobiste z czipem i certyfikatem. Innym ciekawym przykładem jest Finlandia, gdzie wszyscy urzędnicy państwowi dostają od pracodawcy kartę ze zdjęciem i możliwością składania bezpiecznego e-podpisu. 

Choć powszechna świadomość w tej materii nie jest wysoka, to warto wspomnieć, że w Polsce e-podpis już zaistniał w powszechnie używanych zastosowaniach, mimo iż przeciętni jego użytkownicy nawet o tym nie wiedzą - np. wszystkie elektroniczne legitymacje studenckie, czy nowo wydawane paszporty mają zabezpieczenia oparte o tę technologię. Na polski dowód osobisty z czipem trzeba będzie poczekać prawdopodobnie do roku 2011, ale już dziś każdy Polak może wejść w posiadanie tej technologii dzięki ofercie trzech kwalifikowanych centrów certyfikacji elektronicznej.