Każdy kto reprezentuje spółkę prawa handlowego, ma obowiązek zgłosić w jej imieniu wniosek o ogłoszenie upadłości w terminie 14 dni od chwili, kiedy spółka przestanie spłacać swoje zobowiązania lub wielkość zobowiązań przekroczy wielkość jej majątku, gdyby terminy zobowiązań płatności jeszcze nie nastąpiły.
Do wykonania tego obowiązku jest zobowiązany każdy członek zarządu spółki z osobna. Ustawa Prawo upadłościowe i naprawcze posługuje się pojęciem osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są to członkowie zarządu. Przy czym, co istotne, nawet jeśli w spółce reprezentacja ma charakter łączny (wszystkie umowy, pisma i pozwy musi podpisywać dwóch członków zarządu łącznie), wniosek o ogłoszenie upadłości może podpisać tylko jeden członek zarządu. Jest to przewidziany przez ustawę wyjątek od ogólnych zasad reprezentacji. W dodatku takie rozwiązanie podkreśla zasadę odpowiedzialności każdego członka zarządu za terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości.
W pewnych przypadkach obowiązek złożenia wniosku o upadłość wystąpić może także wówczas, gdy spółka znajduje się na etapie likwidacji. Likwidacja spółki zgodnie z kodeksem spółek handlowych ma miejsce tylko wówczas, gdy wystarczy majątku na zaspokojenie wszystkich wierzycieli. Likwidatorzy działają wówczas zamiast członków zarządu, bo spółka będąca w likwidacji odwołuje zarząd. A zatem gdyby się okazało, że spółka w likwidacji ma zbyt mały majątek do zaspokojenia wszystkich wierzycieli, to likwidatorzy mają obowiązek złożyć wniosek o upadłość spółki.
Wniosek o ogłoszenie upadłości składa się na piśmie. Dołącza się do niego wszystkie dokumenty niezbędne do tego, aby sąd mógł na jednym posiedzeniu spółki ocenić sytuację spółki i podjąć decyzję bez przeprowadzania rozprawy. We wniosku należy wskazać, o jaką spółkę chodzi, określić, kto w jej imieniu występuje, oraz wykazać przesłanki do ogłoszenia upadłości. Trzeba też podać, czy upadłość ma być prowadzona z możliwością zawarcia układu czy w celu likwidacji przedsiębiorstwa dłużnika. Najbardziej istotnym załącznikiem jest aktualny wykaz majątku z wyceną jego składników i aktualne sprawozdanie finansowe (czyli rozszerzony bilans), nie starsze niż 30 dni przed złożeniem wniosku.
Dołącza się też spis wszystkich wierzycieli z podaniem ich adresów, przysługujących im wierzytelności, zabezpieczeń tych wierzytelności oraz terminy zapłaty. Dołącza się też spis dłużników, tytułów egzekucyjnych oraz informacje o ustanowieniu hipotek, zastawów rejestrowych oraz innych zabezpieczeń rzeczowych.
