Już od trzech lat przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury elektroniczne. Dlaczego firmy korzystają z nich nadal w ograniczony sposób?

- Ponieważ przepisy są niejednoznaczne i wprowadzają uciążliwie warunki. Urzędnicy obiecywali zmianę przepisów, jak tylko okaże się, że warunki są zbyt wygórowane. Teraz wiadomo, że są uciążliwe, a wciąż nowe rozporządzenia nie zostały wydane, choć wszystkie błędy zostały już wskazane (także przez sądy). W mojej ocenie największą przeszkodą w praktyce jest wymóg zgody odbiorcy faktury w uciążliwej formie pisemnej lub kwalifikowanej elektronicznej. Dlaczego nie miałby tego zrobić SMS-em, telefonicznie albo zwykłym e-mailem? Również ustawa o podpisie elektronicznym utrudnia stworzenie funkcjonalnych narzędzi informatycznych do fakturowania.

Czy jednak zniesienie tych wymogów nie wpłynie na bezpieczeństwo transakcji i charakter prawny tego rodzaju dokumentów?

- Doświadczenia innych państw wskazują, że wręcz odwrotnie. To nieracjonalne wymogi wpływają ujemnie na bezpieczeństwo transakcji i ocenę prawną. Skoro prawo wspólnotowe nie żąda takich wymogów, to dlaczego polski ustawodawca ma być w tym lepszy? Polskie przepisy w zbyt dużym stopniu odstają od dyrektywy unijnej, nie wykorzystują też wszystkich ułatwień, które ona umożliwia. Pozostają również w tyle za standardami technicznymi, które w międzyczasie zostały opracowane i uwzględniają doświadczenia rynkowe.

Jakie warunki trzeba spełnić, żeby wysyłać faktury elektroniczne i czy opłaca się to małym firmom (w tym np. sklepom internetowym)?

- Procedura wiąże się z koniecznością nabycia usług związanych z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego bądź wykorzystania tzw. systemu elektronicznej wymiany danych. Uciążliwe są też wymogi w zakresie przechowywania faktur. Dla małych firm jest to po prostu nieopłacalne. Obawiają się też kontroli ze strony organów podatkowych. Niektórzy przedsiębiorcy przesyłają więc niezabezpieczone pliki w formacie PDF zwykłą pocztą elektroniczną. Po wydrukowaniu stają się one normalną fakturą papierową. Warto ich jednak zachęcić również do przechowywania faktur w formie elektronicznej, poprzez uproszczenie regulacji i klarowne wyjaśnienie zakresu wymogów prawnych.

Jak zachęciłby pan przedsiębiorców do tego, aby korzystali z e-faktur?

- Sygnałem dla rynku powinno być wydanie nowych rozporządzeń: zarówno tego dotyczącego faktur elektronicznym (m.in. dopuszczenie podpisu zaawansowanego, zniesienie wymogów formalnych dotyczących zgody odbiorcy, zniesienie absurdalnych wymogów związanych z kontrolą przechowywania faktur) oraz faktur papierowych, które też się stosuje do faktur elektronicznych (m.in. zniesienie wymogu oznaczania oryginału/kopii faktury, wyraźne dopuszczenie samofakturowania elektronicznego, outsourcingu). Minister Finansów powinien wydać poradnik dotyczący stosowania faktur w formie elektronicznej. Wreszcie zalegalizować trzeba alternatywne rozwiązanie - przesyłanie faktur drogą elektroniczną w celu ich wydrukowania. Jeśli przedsiębiorcy przekonają się do tego rozwiązania, to i z czasem przejdą na fakturowanie elektroniczne. Jeśli nadal stare przepisy mają obowiązywać, proponuję, aby w ramach nowelizacji ustawy o podpisie elektronicznym wymusić na Ministrze Finansów liberalizację przepisów podatkowych w tym względzie.

Czy przedsiębiorcy z innych krajów europejskich chętniej korzystają z systemu elektronicznych faktur?

- W większości państw członkowskich Unii Europejskiej po prostu jest to normalna praktyka. Te nieliczne państwa, które tak jak Polska wprowadziły wyższe wymogi (np. Grecja, Portugalia), płacą za to opóźnieniem w rozwoju gospodarki elektronicznej. Rozwinięte państwa zachodnie, w szczególności Anglia i Irlandia, ale także państwa skandynawskie - bardziej ufające swoim obywatelom - od razu zdecydowały się na liberalne przepisy. I odniosło to sukces, również dla urzędów, bo przecież elektroniczne bazy danych łatwiej skontrolować. Warty polecenia jest przykład Niemiec, gdzie organy podatkowe wydały szczegółowe wyjaśnienia co do sposobu posługiwania się fakturami elektronicznymi.

DR MAREK ŚWIERCZYŃSKI

ekspert legislacyjny w Zespole ds. Usuwania Barier Prawnych i Proceduralnych w e-Administracji przy Komitecie Rady Ministrów ds. Informatyzacji i Łączności, współpracownik kancelarii Baker & McKenzie, autor ponad 40 publikacji naukowych z zakresu prawa nowych technologii, arbiter Sądu Polubownego ds. Domen Internetowych przy Polskiej Izbie Informatyki i Telekomunikacji