Precyzyjne zarządzanie projektami w firmie produkcyjnej

Paweł Mierzejewski: Jesteśmy polskim producentem rozwiązań dla wielu gałęzi przemysłu, od teleinformatyki po telekomunikację i energetykę. Popularnie nazywamy je obudowami, szafami czy rackami. Rozwiązania ZPAS opierają się na własnych konstrukcjach lub takich, które wypracowujemy wspólnie z klientami. Nasi inżynierowie stanowią podstawę firmy. Nowoczesny park maszynowy w czterech zakładach produkcyjnych, a od września tego roku również w piątym, umożliwia realizację kompleksowych projektów z różnego rodzaju materiałów – stali węglowej, stali nierdzewnej czy aluminium. Wyróżnia nas kompleksowość i elastyczność – realizujemy zarówno standardowe zlecenia, jak i w pełni indywidualne projekty. Możemy dostarczyć samą część mechaniczną, dodatkowo ją wyposażyć w urządzenia i osprzęt elektryczny, a także zainstalować na obiekcie klienta po wcześniejszym przeprowadzeniu wymaganych testów.

Paweł Mierzejewski: Działamy nieprzerwanie od 1973 roku, więc to naturalne, że musieliśmy się zmieniać zgodnie z potrzebami i wymaganiami rynku. Pierwsze 18 lat to wyłącznie praca dla przemysłu energetycznego nie tylko w Polsce. Lata 90. XX wieku to rozwój telekomunikacji, a wraz z nią pojawienie nowych możliwości produkcyjnych w zakresie rozwiązań zarówno szaf wewnętrznych 19”, jak i obudów zewnętrznych, które z powodzeniem zastąpiły ręcznie sterowane centrale telefoniczne. Postępująca automatyzacja przemysłu oznaczała dla nas wejście w nowe obszary i np. uzupełnienie oferty o szafy automatyki czy sterowania procesami. Obecnie aktywnie uczestniczymy w boomie na rynku centrów danych. Mamy już niemałe doświadczenie w budowaniu serwerowni zarówno na potrzeby własne przedsiębiorstw, jak i instytucji publicznych. Dostarczamy też rozwiązania dla dużych centrów przetwarzania danych.

Paweł Mierzejewski: Wszystkie nasze zakłady są położone w południowo-zachodniej Polsce, w okolicach Nowej Rudy i Kłodzka. Każdy z naszych zakładów jest przeznaczony do innego typu produkcji (mało lub wielkoseryjnej czy poszyć elektrycznych). Zgodnie z takim podejściem inwestujemy we właściwy park maszynowy. Wszystkie zakłady produkcyjne ściśle ze sobą współpracują, co stanowi zarówno nasz atut (możliwości optymalizacji produkcji), jak i wyzwanie organizacyjne i logistyczne.

Cyfrowa transformacja w firmie o złożonej strukturze

Paweł Mierzejewski: Zdecydowanie. Nasze zakłady współpracują w ramach licznych projektów, co rodzi złożone wyzwania w zakresie planowania, logistyki oraz precyzyjnego kalkulowania kosztów i rentowności. To właśnie te trudności sprawiły, że w 2021 roku zdecydowaliśmy się na wdrożenie nowego systemu klasy ERP – IFS Cloud. Poprzedni system, używany od 2007 roku, wymagał zmiany. Po prostu nie nadążał za naszą skalą i potrzebami. Brakowało nam obsługi ważnych dla nas procesów oraz istotnych funkcjonalności.

Paweł Mierzejewski: Początkowo rozważaliśmy migrację do nowszej wersji naszego dotychczasowego systemu, ale ostatecznie postanowiliśmy wyjść poza strefę komfortu. Istniało ryzyko, że wraz z migracją do nowej wersji, ograniczymy się tylko do skopiowania naszych dotychczasowych rozwiązań bez refleksji, co można byłoby usprawnić. Chcieliśmy głębokiej rewizji procesów biznesowych i ich optymalizacji. Wybór IFS Cloud był świadomą choć niełatwą decyzją. Zależało nam na tym, aby niejako otworzyć się na nowo w podejściu do zarządzania firmą i realizowanych w niej procesach. System IFS Cloud obsługuje te procesy, które uznaliśmy za kluczowe i ważne dla naszego rozwoju. Przede wszystkim oferuje zaawansowane możliwości zarządzania projektami, co jest kluczowe dla naszej organizacji. Założyliśmy w naszej strategii podejście projektowe zarówno w obszarach produkcyjnych, jak i działaniach wspomagających.

Paweł Mierzejewski: Poświęciliśmy na to cały 2021 rok. Ostatecznie zdecydowaliśmy się na najnowszą wersję IFS Cloud jako jedna z pierwszych firm w Polsce. W trakcie prezentacji nabieraliśmy zaufania do Delegate IT jako do partnera, który rzetelnie realizuje ustalenia. Zależało nam na partnerze, który będzie elastyczny na zmiany informatyczne, zapewni nam stabilność i oparcie. Odbyliśmy również szereg warsztatów, spotkań i wyjazdów do firm, które już korzystały z poprzednich wersji IFS. Nie były to rozwiązania „cloudowe”, natomiast dały nam obraz możliwości samego systemu. Nie ukrywam, że w proces wyboru zaangażowaliśmy spore zasoby ludzkie z naszej strony. Jeśli chodzi o sam Cloud, to świadomie podjęliśmy ryzyko wyboru najnowszej wersji. System był świeżo po premierze, nie widzieliśmy go w działaniu, prezentacje były na starszych wersjach. Obawialiśmy się, że sięgnięcie do starszej wersji spowoduje ryzyko wstrzymywania się z migracją w przyszłości i utknięcie w starym rozwiązaniu. Od najnowszej wersji systemu oczekuję możliwości szybkiego przetwarzania danych i wykorzystania możliwości AI które właśnie w wersji cloud jest przez IFS implementowane.

Nowa era zarządzania – od decyzji do działania

Paweł Mierzejewski: Umowę podpisaliśmy pod koniec 2021 roku. Samo wdrożenie trwało dwa lata – w 2022 i 2023 roku. Był to bardzo intensywny czas, ponieważ równocześnie zmienialiśmy procedury i aktualizowaliśmy sposób działania wielu działów. System ruszył operacyjnie w 2024 roku. Oczywiście nie wszystko działało idealnie od pierwszego dnia, ale firma funkcjonowała w kluczowych obszarach. Pojawiające się problemy były na bieżąco rozwiązywane. Tu muszę podziękować naszym pracownikom, którzy zawsze porozumieli się z konsultantami z Delegate i dochodzili do celu.

Paweł Mierzejewski: Obecnie niemal wszystkie nasze procesy są zintegrowane w systemie IFS Cloud. Wyjątkiem są działania związane z przygotowaniem produkcji – projektowaniem i zarządzaniem dokumentacją – w przyszłości ten obszar planujemy również włączyć do systemu. Dzięki IFS Cloud zyskaliśmy lepsze planowanie zasobów, udoskonaliliśmy zarządzanie projektami oraz uzyskaliśmy kontrolę nad zapotrzebowaniami. Zintegrowane dane wspierają pracę każdego działu, od produkcji po serwis. Mamy pełen cyfrowy obieg dokumentów i znacznie usprawnione raportowanie.

System jest też znacznie bardziej intuicyjny niż poprzedni, a jego otwartość umożliwia wymianę informacji z zewnętrznymi bazami danych. IFS Cloud to rozwiązanie rozwijające się, dlatego planujemy korzystać z kolejnych jego funkcji – w tym sztucznej inteligencji, którą chcemy aktywnie wykorzystać w naszym modelu biznesowym.

Paweł Mierzejewski: Dziękuję również.