Nowy system ERP. Niezbędny element większej transformacji cyfrowej

Jesteśmy renomowanym producent mebli tapicerowanych. Produkujemy między innymi fotele, sofy i łóżka dla największych sieci dystrybucyjnych. Co miesiąc wysyłamy 700 ciężarówek z naszymi meblami do klientów w 20 krajach na świecie. Nasza firma powstała w 1994 roku w Estonii. Mamy dzisiaj 4 fabryki - jedną w Polsce, jedną na Ukrainie i dwie na Litwie. Teraz - od co najmniej kilkunastu miesięcy - przechodzimy intensywną transformację cyfrową.

Przestały nadążać za oczekiwaniami naszymi i naszych klientów. Przede wszystkim stary system ERP był wdrażany wiele lat temu w każdej lokalizacji oddzielnie. Nie mieliśmy centralnej bazy danych, wymiana jakichkolwiek informacji pomiędzy zakładami i placówkami była trudna, czasochłonna i nieefektywna. Z oczywistych powodów to utrudniało jakiekolwiek raportowanie oraz - co dla nas bardzo ważne - planowanie produkcji. Nasi klienci oczekują też szybkich informacji dotyczących ich aktualnych i przyszłych zamówień oraz naszej oferty. Doszliśmy do wniosku, że bez nowoczesnych rozwiązań - systemu ERP będącego kręgosłupem całej transformacji cyfrowej pracującego na zintegrowanych danych - sprostanie tym wszystkim wymaganiom będzie niemożliwe. Utrudni też wdrażanie innych cyfrowych narzędzi podnoszących wydajność, które też chcemy mieć. Niektóre z nich z powodzeniem już testujemy.

Po pierwsze chcieliśmy, żeby nowy system pokrył swoim działaniem wiele obszarów i aktywności naszej działalności, których stary nie obsługuje. Ogromnie nam zależało na tym, by pozwalał na pełną kontrolę procesów związanych z produkcją, jej planowaniem i jeszcze tych związanych z logistyką - zarówno zakupami niezbędnych do produkcji materiałów, jak i późniejszą wysyłką gotowych już mebli do naszych klientów.

Bazując na własnych doświadczeniach oraz rekomendacjach z rynku, przygotowaliśmy krótką listę systemów, które rozważamy. Był na niej IFS Cloud. Zaczęliśmy odbywać spotkania referencyjne - chcieliśmy zobaczyć, jak systemy, którymi jesteśmy zainteresowani działają w praktyce. Ta część była bardzo ważna. Myślę, że był to nawet jeden z kluczowych elementów wyboru właśnie rozwiązania IFS. Spodobało nam się, że ten system jest w stanie odpowiedzieć na nasze potrzeby - w tym te, które wydają się specyficzne dla naszej branży.

Produkowane przez nas meble - tego samego modelu - mogą mieć bardzo wiele opcji. W przypadku sofy mogą to być np. różnego rodzaju pokrycia lub różne nóżki. To powoduje, że nasze produkty choć należą do jednego modelu mogą występować nawet w setkach wariacji. Przechowanie ich wszystkich w systemie ERP w oddzielnych rekordach bardzo komplikuje sensowne zarządzanie danymi oraz potem ich wykorzystanie. IFS Cloud pozwala wdrożyć tutaj opcję tzw. konfiguracji, która powoduje, że danych jest mniej i łatwiej jest nimi zarządzać. Ma to ogromne dla nas znaczenie, bowiem dzięki temu łatwiejsze i bardziej precyzyjne jest raportowanie, planowanie produkcji oraz udostępnianie danych naszym handlowcom i klientom. Opcja konfiguracji pozwala nam też lepiej kontrolować procesy logistyczne. System pilnuje, by konkretna sofa - dokładnie w takiej wariacji jakiej oczekuje klient - została do niego wysłana.

Jak najwięcej - finanse, zaopatrzenie, sprzedaż, produkcję, magazyn i łańcuch dostaw. Najważniejsza jest dla nas produkcja - jej nadzorowanie i planowanie. Chcemy też dzięki wszechstronności systemu IFS Cloud usprawnić nasze procesy. Wierzymy, że pozwoli nam to osiągnąć większą wydajność i konkurencyjność na światowym rynku meblarskim.

Za każdym razem, kiedy sięgamy po nowe cyfrowe rozwiązanie, chcemy żeby zwiększało naszą konkurencyjność. W praktyce oznacza to w często redukcję kosztów. W naszej branży jest wiele obszarów, gdzie możemy poszukać oszczędności. Dotyczy to np. zmniejszenia zużycia materiałów w produkcji. Korzystamy więc z narzędzi, które pozwalają tak kroić materiały obiciowe, aby odpadów produkcyjnych było ja najmniej. Chcemy też podobne rozwiązanie wprowadzić w obszarze przycinania pianki.

Eksperymentujemy również z zaawansowaną automatyką. Mamy już w pierwszym zakładzie ramię robotyczne. Testujemy jego działanie, nie wykluczamy kolejnych tego rodzaju rozwiązań. Przy czym jego zastosowanie musi być bardzo przemyślane - w naszej pracy, z powody wspomnianych już wielu wariacji tych samych modeli mebli, jest stosunkowo mało prostych, łatwych do zrobotyzowania czynności.

Oczywiście, ale z rozwagą. To zawsze musi mieć ekonomiczny sens. Testujemy teraz np. system korzystający z analizy obrazu i uczenia maszynowego do analizy produktywności operacji przeprowadzanych na konkretnym stanowisku roboczym. Jest on w stanie między innymi wykryć tam brak odpowiednich narzędzi, materiałów lub nawet zabezpieczeń stosowanych przez pracownika. Jest też w stanie precyzyjnie zmierzyć czas wykonywania konkretnej czynności - to wszystko pozwala w kolejnym kroku optymalizować nasze procesy produkcyjne oraz zwiększa bezpieczeństwo pracy.

Chcemy też sięgnąć w przyszłości po narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, które pomogą nam prognozować nasze zapotrzebowanie na materiały - w tym konkretne wzory tkanin - z odpowiednio dużym wyprzedzeniem. Gdyby to zaczęło działać, byłoby to znacznym ułatwieniem w naszej pracy i źrodłem poważnych oszczędności. Pomysłów naprawdę nam nie brakuje.