Gorąca linia w sprawie e-Doręczeń

Resorty cyfryzacji oraz rozwoju i technologii opracowały odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące nowego systemu oraz jego funkcjonowania

Korzystanie z usługi doręczenia elektronicznego oznacza, że wszystkie urzędowe pisma można odbierać oraz nadawać online. To również droga do przesyłania innych dokumentów wymagających potwierdzenia odbioru. Jest to zatem rozwiązanie wspierające codzienne funkcjonowanie przedsiębiorców, organizacji i wszystkich obywateli. Aby móc z niego korzystać, należy założyć adres do doręczeń i skrzynkę. Można to zrobić za pośrednictwem serwisu prywatnego operatora albo serwisów administracji publicznej Gov.pl.

W tym celu należy wypełnić wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE) i wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń. Następnie minister cyfryzacji nadaje ADE, który jest cyfrowym identyfikatorem, wpisywanym do bazy adresów elektronicznych (BAE). Pozwala to jednoznacznie identyfikować strony korespondencji. Kolejny krok to aktywacja, którą należy przeprowadzić według instrukcji przekazanej wraz z informacją o utworzeniu ADE i skrzynki doręczeń na e-mail wskazany we wniosku.

Podmioty publiczne mają obowiązek korzystania z publicznej usługi e-Doręczeń świadczonej przez operatora wyznaczonego. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, jak również podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS, osoby prowadzące działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG oraz osoby fizyczne mają dowolność w wyborze dostawcy usługi e-Doręczenia. Może to być dostawca usługi kwalifikowanej lub operator wyznaczony. W ich przypadku weryfikowanie tożsamości odbywa się przez mObywatela, profil zaufany, podpis kwalifikowany, za pośrednictwem banku, możliwe jest też wykorzystanie weryfikacji osobistej. Poza tym należy przedstawić numer PESEL oraz legitymację zawodową lub inny dokument potwierdzający wykonywanie zawodu zaufania publicznego, a w przypadku przedsiębiorców pełnomocnictwo do złożenia wniosku lub odpis CEIDG.

Operatorzy kwalifikowani to tacy, którzy nabyli uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostali wpisani do rejestru dostawców usług zaufania. Wśród nich są Asseco Data Systems, Autenti, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych i KFJ Inwestycje.

– Dzięki umowie z nimi obsługiwane są przesyłki prywatne, ale też te wysyłane do urzędu, z tą jednak różnicą, że zanim do niego trafią, muszą przejść przez Pocztę Polską – tłumaczy Michał Tabor, ekspert w zakresie podpisów elektronicznych.

Znalezienie aktywnych adresów podmiotów publicznych do e-Doręczeń zapewnia wyszukiwarka udostępniona przez Ministerstwo Cyfryzacji. Adresy przedsiębiorców ujawniane są w CEIDG albo KRS.

Jak wynika z informacji Ministerstwa Cyfryzacji, najwięcej pytań dotyczących systemu e-Doręczenia napływa od podmiotów publicznych. Zadają je również przedsiębiorcy, którym wsparcia udziela Ministerstwo Rozwoju i Technologii, oraz obywatele.

Prezentujemy przykłady konkretnych pytań zadawanych przez użytkowników systemu e-Doręczenia. Więcej można znaleźć na stronie Gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi, tam również można zadać pytania poprzez specjalny formularz. ©℗

Przedsiębiorcy – odpowiedzi Ministerstwa Cyfryzacji

Pełnomocnik lub reprezentant podmiotu powinien złożyć wniosek o aktualizację wpisu w bazie adresów elektronicznych. Aby to zrobić, musi zalogować się na eDoreczenia.gov.pl, kliknąć link „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”, a następnie przycisk „Złóż wniosek”. Następnie trzeba wybrać opcję „Dla innej osoby lub podmiotu”, potem adres, którego dotyczy wniosek, a następnie sprawę: „Aktualizacja danych”. We wniosku należy wypełnić jedną z sekcji: „Usunięcie administratora” lub „Dodanie nowego administratora”. Po wypełnieniu całego wniosku należy podpisać go za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.

W pierwszym kroku należy wypełnić wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Podczas składania wniosku należy pamiętać o: dołączeniu odpowiedniego dokumentu potwierdzającego reprezentację lub pełnomocnictwo podmiotu; dołączeniu potwierdzenia opłaty za pełnomocnictwo, jeśli podmiot nie jest z niej zwolniony; uzupełnieniu danych dotyczących podmiotu; wskazaniu administratora/ administratorów, czyli osób zarządzających skrzynką do e-Doręczeń (należy podać dane i adres e-mail tych osób).

W drugim kroku należy sprawdzić wniosek i podpisać go elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym). Potwierdzenie złożenia wniosku wpłynie na adresy e-mail administratorów, których wskażesz we wniosku.

Okres przejściowy nie zwalnia z obowiązku korzystania z e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2025 r. urząd musi mieć aktywny adres do e-Doręczeń. W określonych ustawą przypadkach będzie można wysłać pismo na przykład przez ePUAP.

Nie, aktywacja skrzynki do e-Doręczeń oznacza akceptację regulaminu świadczenia usługi i automatyczne zawarcie umowy z Pocztą Polską.

Urząd ma obowiązek wysyłania poprzez system e-Doręczeń tylko tych przesyłek, które wymagają potwierdzenia nadania i doręczenia.

Obywatele – odpowiedzi Ministerstwa Cyfryzacji

Nie, e-Doręczenia zaczęły powszechnie obowiązywać od początku 2025 r., ale nie są obowiązkowe dla obywateli. Osoby prywatne, które nie mają skrzynki doręczeń elektronicznych, mogą komunikować się z urzędem poprzez ePUAP, list polecony lub osobiście w urzędzie. Ministerstwo Cyfryzacji zachęca obywateli do korzystania z e-Doręczeń, które są bezpłatne, bezpieczne i nie wymagają wizyty na poczcie.

Będzie można korzystać z ePUAP. Docelowo e-Doręczenia zastąpią ePUAP, ale to stopniowy proces. Jeśli do końca 2025 r. obywatel nie będzie mieć skrzynki do doręczeń elektronicznych, a wyśle pismo na konto ePUAP urzędu, otrzyma odpowiedź tą samą drogą.

Tak.

Tak. Podmiot publiczny znajdzie adres do e-Doręczeń danego obywatela w bazie adresów elektronicznych.

Na stronie Gov.pl/e-doreczenia znajduje się wyszukiwarka podmiotów korzystających z e-Doręczeń (zakładka o e-Doręczeniach, sekcja „Sprawdź, czy twój urząd korzysta z e-Doręczeń”). Aby wyszukać podmiot, należy wpisać jego nazwę, numer REGON, miejscowość lub województwo. Można też filtrować wyniki, wybierając miejscowość lub województwo.

Nie trzeba. Można to zrobić z domu. Wystarczy dostęp do internetu. Założenie skrzynki do e-Doręczeń jest proste – można to zrobić poprzez stronę eDoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl w zakładce „Twoje skrzynki”.

Należy wypełnić wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń – można to zrobić poprzez stronę eDoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl w zakładce „Twoje skrzynki”. Należy pamiętać o uzupełnieniu danych wnioskodawcy. Można również wskazać administratora, czyli osobę, która będzie zarządzać w imieniu obywatela skrzynką do e-Doręczeń. Wniosek należy podpisać elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym).

Na adres e-mail podany we wniosku przyjdzie potwierdzenie złożenia wniosku. Adres doręczeń elektronicznych (ADE) można uzyskać u operatora wyznaczonego (OW) oraz u komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KDU).

Po zalogowaniu się do serwisu mObywatel.gov.pl w zakładce „Twoje skrzynki” w menu bocznym należy kliknąć przycisk „Aktywuj skrzynkę” przy skrzynce, którą chcemy aktywować. Potem trzeba podać adres e-mail do powiadomień i zapoznać się z regulaminem świadczenia usług przez operatora wyznaczonego. Po kliknięciu przycisku „Aktywuj” na podany adres e-mail przyjdzie informacja, że skrzynka jest aktywna i można z niej korzystać.

Ważne! Po aktywowaniu skrzynki będzie na nią spływać korespondencja od podmiotów, które już używają e-Doręczeń.

Przedsiębiorcy – odpowiedzi Ministerstwa Rozwoju i Technologii

Wnioski rozpatrywane są zgodnie z kolejnością ich wpływu. Obecnie ze względu na ogromne zainteresowanie usługą czas rozpatrzenia wniosku może się wydłużyć. Status wniosku można sprawdzić w zakładce „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”. Na adres e-mail podany we wniosku zostanie przesłana wiadomość o decyzji – założeniu adresu lub odrzuceniu wniosku.

Zgłoszenia związane z problemami dotyczącymi wysyłania i odbierania wiadomości są przesyłane do operatora wyznaczonego, czyli Poczty Polskiej, która odpowiada za doręczanie w ramach publicznej usługi doręczenia elektronicznego.

Podmioty objęte wpisem do KRS przy wnioskowaniu o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych zobowiązane są do wskazania przynajmniej jednego administratora. Tym samym dostęp do skrzynki e-Doręczeń ma wyznaczony administrator, który wybiera metodę dostępu. Może on nadać uprawnienia do logowania do skrzynki e-Doręczeń również innym użytkownikom.

W przypadku przedsiębiorców objętych wpisem do CEIDG i mających adres do doręczeń elektronicznych (ADE) zmiany danych przetwarzanych w bazie adresów elektronicznych (BAE) można dokonać poprzez złożenie wniosku. Do wyboru są dwie możliwości: albo z wykorzystaniem usługi dostępnej na Biznes.gov.pl, albo poprzez wniosek o zmianę wpisu w CEIDG.

W przypadku firm objętych wpisem w KRS zmiany można dokonać również za pośrednictwem usługi dostępnej na Biznes.gov.pl lub poprzez zgłoszenie zmian w KRS.

W przypadku podmiotów objętych wpisem do CEIDG lub KRS, które mają nadany adres do doręczeń elektronicznych (ADE) i aktywowaną skrzynkę e-Doręczeń, ADE jest ujawniane we wpisie przedsiębiorcy. Tym samym przeglądając wpis przedsiębiorcy, można sprawdzić, czy ma on ADE. W aplikacji do obsługi wiadomości jest również wyszukiwarka podmiotów ułatwiająca przeszukiwanie bazy.

Do wysyłania i odbierania wiadomości są przygotowane aplikacje dostępne odpowiednio na Biznes.gov.pl dla przedsiębiorców z CEIDG i KRS oraz w aplikacji mObywatel dla pozostałych użytkowników.

Tak.

W przypadku osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG we wpisie ujawniany jest wyłącznie ADE założony na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Adres do doręczeń elektronicznych osoby fizycznej niezwiązany z prowadzeniem działalności gospodarczej nie podlega ujawnieniu we wpisie do CEIDG.

Tak.

Czytaj więcej w dodatku DGP| e-doręczenia