Nowa era w komunikacji

Doręczenia elektroniczne otwierają kolejny rozdział budowy cyfrowego państwa. Cel: ułatwienie i usprawnienie komunikacji. Praktyka pokazała, że nie jest to łatwe. Tymczasem system e-Doręczenia wkrótce obejmie kolejne podmioty

Mija miesiąc od wprowadzenia systemu e-Doręczenia, który stał się obowiązkowy dla wielu instytucji publicznych, w tym dla urzędów skarbowych, samorządów, ministerstw, ZUS, NFZ, ośrodków zdrowia, uczelni i szkół, a także niektórych zawodów zaufania publicznego. Dziennik Gazeta Prawna pisał w styczniu o pojawiających się problemach z wysyłką cyfrowych przesyłek za pomocą systemu, do którego obsługi operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska. Zgłaszane przypadki dotyczyły czasu realizacji usługi, braku niektórych elementów wiadomości w skrzynkach odbiorczych, możliwości ich pobierania czy braku dowodów doręczeń.

– Poczta Polska stwierdziła, że błędy związane z wydłużonym czasem i odbieraniem przesyłek dotyczyły 1601 szt. przesyłek PURDE (dostarczanych całkowicie elektronicznie) i 5105 szt. przesyłek PUH (dostarczanych hybrydowo), które miały status „w trakcie weryfikacji” w aplikacji użytkowników. Dotyczyło to mniej niż 1 proc. przesyłek nadanych w styczniu. Obecnie przez system e-Doręczenia zrealizowano już ponad 3,5 mln przesyłek – poinformowało Ministerstwo Cyfryzacji 27 stycznia. – Centralny Ośrodek Informatyki, we współpracy z Pocztą Polską, będzie na bieżąco wspierać podmioty publiczne i firmy, które obsługują ich systemy do elektronicznego obiegu dokumentów, w eliminowaniu błędów w procesie integracji z systemem e-Doręczenia, tak aby po stronie danego podmiotu rozwiązanie funkcjonowało sprawnie i bezbłędnie – zadeklarował resort.

W ustawie jest furtka

Problemy z przesyłkami mają ważny wymiar prawny.

– Istnieje ryzyko, że rozstrzygnięcia decyzji administracyjnych nie będą dostarczane na czas, czyli może zostać zachwiany krwiobieg istotny dla polskiej gospodarki – komentuje dr Mateusz Chołodecki z kancelarii prawnej Chołodecki. Zaznacza, że w ustawie są bezpieczniki, z których można skorzystać w razie problemów. Mowa o art. 6 ust. 1 pkt 2 litera e, zgodnie z którym podmiot publiczny nie musi stosować doręczenia elektronicznego ani publicznej usługi hybrydowej w zakresie korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru w sytuacji, gdy istnieją ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji lub inne przyczyny mające charakter techniczny.

– W tej sytuacji podmioty mogą przejść na papierową wysyłkę dokumentów – tłumaczy prawnik.

Przepisy przewidują też tryb reklamacyjny w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Jednak mogą z niego skorzystać tylko odbiorcy. Oto przykładowa sytuacja: toczy się postępowanie administracyjne i organ wzywa w piśmie do uzupełnienia braków formalnych we wniosku, na co daje siedem dni. Następnie uzyskuje od Poczty Polskiej potwierdzenie jego doręczenia. W rzeczywistości jednak pismo nie dociera i odbiorca nie dochowuje wyznaczonego terminu. W takim przypadku może on złożyć reklamację w każdej placówce pocztowej lub z wykorzystaniem udostępnionej przez operatora wyznaczonego usługi online. Trzeba to zrobić w ciągu 12 miesięcy od dnia nadania korespondencji.

Co jeszcze do poprawy

Eksperci wskazują, co warto poprawić w regulacjach dotyczących systemu e-Doręczenia. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego muszą np. mieć kilka skrzynek. Pierwszą jako osoba prywatna – na nią będą trafiały pisma z urzędów w sprawach indywidulanych. Drugą do wymiany dokumentów z urzędami w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a trzecią w ramach wykonywania zawodu zaufania publicznego.

– Dobrze byłoby, gdyby istniała możliwość połączenia adresów, na które mają przychodzić wiadomości, w ramach jednej skrzynki pocztowej. Tak jak w przypadku Outlooka, który pozwala na zarządzanie kilkoma kontami jednocześnie – zwraca uwagę Mateusz Chołodecki i dodaje, że w przepisach brakuje wskazania organu odpowiedzialnego za doręczenia elektroniczne.

Prezes UKE jest odpowiedzialny za wybór operatora wyznaczonego, który będzie świadczył publiczną usługę hybrydową. Odpowiada zatem za kontrolę rynku, ale jedynie w zakresie tej usługi. Mateusz Chołodecki uważa, że należy się zastanowić nad przyznaniem większych uprawnień operatorom prywatnym w zakresie dostępu do doręczeń publicznych.

Przepisy ustawy nie wprowadzają monopolu dla doręczeń elektronicznych, ale podmioty publiczne muszą korzystać z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia zwanej PURDE.

– Poczta Polska obsługuje więc każdą przesyłkę, której stroną jest urząd. Oprócz tego może świadczyć usługi jako operator kwalifikowany, czyli obsługiwać prywatną korespondencję. Wtedy jednak należy zawrzeć z Pocztą Polską odrębną umowę na usługę – wyjaśnia Michał Tabor, ekspert w zakresie podpisów elektronicznych.

W jego ocenie pozostawienie publicznej usługi Poczcie Polskiej może się okazać ograniczeniem. W tle jest m.in. pytanie o pieniądze potrzebne do rozwoju tego rodzaju usługi.

Niebawem e-Doręczenia obejmą kolejne grupy. Jeśli chodzi o podmioty niepubliczne, obowiązek dotyczy na razie nowo powstających przedsiębiorców. Dłuższy czas na dostosowanie dano: sądom, trybunałom, komornikom, prokuraturze, organom ścigania, Służbie Więziennej. Poza tym podmioty publiczne zostały objęte 12-miesięcznym okresem przejściowym, co oznacza, że mogą odstąpić od e-doręczenia, jeśli odbiorca nie ma adresu do doręczeń, i kierować pisma tradycyjną drogą, chyba że jest to odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP. ©℗

Czytaj więcej w dodatku DGP| e-doręczenia