Dzięki dużej konkurencji wśród dostawców można liczyć na rozwój usługi e-doręczeń pod względem dostępności, ale i innowacyjności – mówi Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu e-Doręczenia w Asseco Data Systems S.A.

Od tego roku istnieje obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Jak wygląda dostosowanie się do niego w praktyce?

Przypomnę, że obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na podmioty publiczne oraz określone podmioty niepubliczne. Urzędy, firmy i zawody zaufania publicznego mają zatem obowiązek posiadania adresów doręczeń elektronicznych i dostępu do usługi, która obsłuży korespondencję online. Zwłaszcza urzędy muszą zmienić procesy dotychczas często obsługiwane w formie papierowej na zdalną. Już za niespełna trzy miesiące temu obowiązkowi będzie również podlegała część przedsiębiorców, czyli firmy zarejestrowane w KRS. Mam wrażenie, że ich świadomość na ten temat nadal nie jest duża, zwłaszcza w gronie mniejszych podmiotów. Dowodem na to są pytania, z którymi się do nas zgłaszają.

Mają jednak czas na przygotowanie się do nowego obowiązku?

Owszem, ale nie zostało go dużo. Proszę sobie wyobrazić, że każda działająca firma będzie musiała uzyskać adres do e-Doręczeń, który będzie do niej przypisany i znajdzie się w bazie adresów elektronicznych. Mowa o setkach tysięcy podmiotów, które mogą spowodować nagły popyt na usługi dostosowujące je do systemu. Do tego o ile dużo mówi się o e-doręczeniach dla podmiotów publicznych, o tyle niewiele o usługach kwalifikowanych, które dają możliwości nadawania i odbierania przesyłek od wszystkich użytkowników mających adres do e-Doręczeń.

Czy ma to znaczenie?

Jak najbardziej. Usługę publicznych e-doręczeń, czyli tych, z których skorzystać muszą urzędy, świadczy wyłącznie operator wyznaczony, ale na rynku mamy też dostawców usługi kwalifikowanej, czyli takiej, w której oprócz komunikacji z urzędami realizowane są także przesyłki między firmami, firmami a obywatelami czy tylko obywatelami. Do ich realizacji mają też prawo dostawcy komercyjni, np. Asseco. Tu konkurencja jest już duża. Oferty poszczególnych graczy mogą się różnić między sobą, np. pod względem wielkości przesyłek, pojemności samej skrzynki czy opcji dodatkowych, takich jak przesyłanie powiadomień SMS-em czy dodatkowe usługi wsparcia, które mogą być oferowane jako standardowa lub opcjonalna usługa. O ile przesyłki publiczne realizowane przez usługę publiczną lub dostawców komercyjnych są bezpłatne, o tyle komercyjne są odpłatne, choć cena jest kilkukrotnie niższa niż przy formie papierowej. Otwartość rynku oznacza, że wybór dostawcy będzie wymagał czasu, by dokonać porównania ofert. A należy zdawać sobie sprawę, że system nie będzie polegał wyłącznie na konieczności założenia adresu i skrzynki do elektronicznych doręczeń. Od przyszłego roku ma to być podstawowy kanał komunikacji z administracją. Trzeba zaznaczyć, że urzędy w tym roku są zobowiązane do odbierania korespondencji przychodzącej poprzez e-Doręczenia. Do końca roku mogą odpisywać na nią również w innej formie, np. papierowej czy kontaktować się przez ePUAP. Działające firmy, które nie spełnią nowego obowiązku w wyznaczonym czasie, nie ryzykują zatem tym, że korespondencja urzędowa nie będzie do nich docierała. Pozbawiają się jednak narzędzia wspomagającego prowadzenie biznesu.

Co ma Pan na myśli?

Zaletą e-Doręczeń jest zidentyfikowany odbiorca, dzięki czemu wiadomo, kto jest właścicielem danej skrzynki czy danego adresu. To eliminuje ryzyko wysłania listu niewłaściwemu podmiotowi, ale też ogranicza zjawisko phishingu lub spamu. Poza tym e-Doręczenie to nie tylko kontakt z administracją. Jego zastosowanie będzie znacznie szersze. To bowiem sposób na wymianę wielu dokumentów, choć największe znaczenie ma w przypadku tych, dla których istotne są potwierdzenie doręczenia czy historia przesyłki. Usługa generuje bowiem dowody z każdej wykonanej czynności, które można wykorzystać prawnie w danej sprawie. Przesyłki są oznaczone znacznikiem czasu, co sprawia, że nikt nie podważy daty nadania i odbioru wiadomości. Usługa sprawdzi się przy wysyłaniu kontraktów, umów, dokumentów HR, takich jak umowy o pracę czy zaświadczenia, oraz pism prawnych, typu zawiadomienia, wezwania, dokumenty kluczowe przy sporach sądowych czy administracyjnych. E-Doręczenia zapewniają szyfrowanie wiadomości, dzięki czemu zyskamy pewność, że dokumenty nie trafią w niepowołane ręce. Zyskujemy też dowód nadania oraz odbioru, jak również gwarancję dotarcia w niezmienionej formie, ponieważ są zabezpieczone usługami zaufania, np. pieczęcią elektroniczną. Nie jest więc możliwa modyfikacja przesyłanej treści czy ingerencja w integralność wiadomości. Usługa znacznie ogranicza ryzyko oszustwa i chroni dane osobowe. Znika więc konieczność osobistego spotykania się z partnerem, kontrahentem, pracownikiem w celu przekazania pism czy dokumentów. Jest to zatem bardzo dobry kanał do komunikacji, np. z pracownikami, szczególnie tymi, którzy są zatrudnieni w formie B2B.

Co jeszcze dają e-Doręczenia?

Obsługę w czasie rzeczywistym. Nie ma konieczności czekania na przesyłkę lub chodzenia na pocztę w celu jej odbioru, tak jak miało to miejsce przy formie papierowej. Przesyłkę możemy otrzymać i nadać z dowolnego miejsca przez całą dobę. To może przyspieszyć wiele decyzji i działań biznesowych.

Zatem same korzyści?

Tak, choć firmy wciąż nie wiedzą, z czym wiążą się e-Doręczenia. Wydaje im się, że to rozwiązanie jest zamiennikiem ePAUP, a to jest inny kanał komunikacji. Dlatego przedsiębiorcy, których ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia, już dziś powinni postarać się o narzędzia do doręczeń elektronicznych, czyli wybrać dostawcę usługi.

E-doręczenie jest zatem uzupełnieniem produktów, które już są dostępne na rynku, czyli podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej?

Można tak powiedzieć. To ważne rozwiązanie dla podmiotów, które stawiają na rozwój procesów paperless w firmach i korzystają już z podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej lub systemów elektronicznego zarządzania dokumentami. Brakowało im jednak bezpiecznego łącznika między tymi rozwiązaniami, ponieważ maile wykorzystywane często do przesyłania dokumentów nie gwarantowały wysokiego poziomu w tym zakresie. Przede wszystkim nie zapewniały identyfikacji nadawcy i odbiorcy.

Wrócę jeszcze do konkurencji wśród dostawców. Ich duża liczba na rynku może mieć też dobre strony?

Zdecydowanie tak. Dzięki dużej konkurencji wśród dostawców można liczyć na rozwój usługi e-doręczeń pod względem dostępności, ale i innowacyjności. Są oczywiście pewne standardy czy wytyczne, którym wszyscy podlegają, ale są też obszary, w których mogą się różnicować, wzbogacając ofertę o dodatkowe rozwiązania, udogodnienia i ułatwienia dla użytkowników oraz wprowadzając nowoczesny design. Ten system ma ogromny potencjał. Miejmy nadzieję, że rozwinie się tak, jak miało to miejsce na włoskim rynku, gdzie mamy kilka milionów użytkowników i przechodzą przez niego miliardy przesyłek. Sądzę, że tak jak e-mail zastąpił listy papierowe, tak e-doręczenia przejmą listy polecone. Ta forma jest po prostu bardziej przystępna i bezpieczna.

W jakim kierunku Pana zdaniem będzie ewoluowała usługa e-Doręczenia?

Myślę, że będzie postępowała jej automatyzacja, zastosowanie znajdzie też sztuczna inteligencja. Pojawią się szablony pism i odpowiedzi na te już otrzymane, co usprawni komunikację między podmiotami. Usługa powinna zostać zintegrowana z systemami bankowymi, firmowymi, leasingowymi czy krajowymi systemami administracyjnymi. Potencjał tkwi też w komunikacji z podmiotami zagranicznymi, więc usługa zacznie również znajdować coraz większe zastosowanie w wymianie pism między podmiotami działającymi na różnych rynkach Europy. Dzięki niej weryfikacja zagranicznego kontrahenta lub partnera stanie się łatwiejsza, co zachęci do zwiększania wymiany dokumentów tą drogą i może przyśpieszyć rozwój biznesu. Dziś informacji na temat wybranego podmiotu przedsiębiorcy najczęściej szukają w internecie lub wywiadowni gospodarczej. Co więcej, nie mogą mieć pewności, że to, co znajdą w sieci, jest zgodne z prawdą i że wysyłając wiadomość przez formularz podany na stronie internetowej, mają gwarancję, że trafi on pod właściwy adres. Dzięki e-Doręczeniom to ryzyko zostaje wyeliminowane.

Czym na tle konkurencji wyróżnia się oferta Asseco?

Usługa Asseco jest intuicyjna i dostępna zarówno z poziomu strony internetowej, jak i urządzeń mobilnych. Oferujemy również różne rodzaje skrzynek do e-Doręczeń, które różnią się pojemnością, liczbą użytkowników, czasem archiwizacji oraz trybem dostarczenia przesyłki. Mamy różne modele dostępu do swoich usług, w tym integrację poprzez API oraz dostęp do serwisu www. W zależności od potrzeb klienta można wybrać odpowiedni model, który najlepiej spełnia wymagania biznesowe. Kluczowe zalety to łatwe zarządzanie użytkownikami, stały dostęp do korespondencji, pobieranie przesyłek wraz z załącznikami, zaawansowane powiadomienia, reguły przesyłek, tworzenie folderów, etykiet, bazy kontaktów oraz wizualizacja dowodów przesyłki. Użytkownicy mogą korzystać z jednej skrzynki do komunikacji z sektorem publicznym, biznesem czy osobami fizycznymi, co eliminuje koszty obsługi papierowej korespondencji. Skrzynka zapewnia również bezpieczeństwo przesyłek dzięki pewności identyfikacji nadawcy i odbiorcy e-doręczeń. ©℗

Czytaj więcej w dodatku DGP| e-doręczenia

partner

ikona lupy />
asseco / Inne