W Polsce działa 38 firm, które trudnią się zarządzaniem flotami samochodowymi. Rynek tych usług dopiero nabiera tempa rozwoju w naszym kraju i jesteśmy jeszcze daleko w tyle za innymi krajami unijnymi.
Obszary zarządzania
Szacunkowa liczba samochodów służbowych w Polsce wynosi ok. jednego miliona. Z tego zaledwie 75 tys. aut zarządzane jest zewnętrznie poprzez firmy wyspecjalizowane w tych usługach. Zarządzanie flotami pojazdów wymaga odpowiedniej wiedzy i umiejętności, którą można porównać do zarządzania przedsiębiorstwem. Zakres działania tzw. usług car fleet management (CFM) wkracza w obszary rachunkowości zarządczej, podatki, zarządzania personelem, strategii firmy, administracji itd. W każdym z tych obszarów występują zmiany rynkowe i legislacyjne, których każde wahnięcie szczególnie jest odczuwalne w tym sektorze usług. – Zmiany w rozliczaniu podatku VAT przy zakupach aut, zmiany rozliczania VAT i poziomu akcyzy paliw stanowią najdotkliwszą z trudności, gdyż nie zależy ona od naszej pracy. W podobny segment wpisuje się niestabilność rynku paliw. Gwałtowne niekiedy zmiany cen mogą w niejednej firmie wywrócić budżet paliwowy – mówi Michał Soćko, członek zarządu Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych.
Zmiany prawa
Szczególnie dotkliwe dla fleet managerów były do tej pory częste zmiany prawa i brak jasnych interpretacji przepisów. Zmieniające się przepisy podatkowe i administracyjne powodują nieproporcjonalnie dużą ilość pracy w stosunku do zadań, którym przede wszystkim należałoby się poświęcić przy zarządzaniu flotą – mówi Ryszard Windyga, fleet manager Pepsi Cola General Bottlers Poland. Właśnie z tego powodu planowanie wydatków lub kreowanie oszczędności jest trudne.
Szacowanie ryzyka
Ze statystyk i stopy wzrostu zarówno sprzedaży nowych samochodów, jak i usług CFM wynika, że polski rynek jest dopiero u progu wykorzystania swojego potencjału. Niestety poza ograniczeniami podatkowymi, które najbardziej utrudniają efektywny rozwój lub też mu nie sprzyjają, dochodzi niska świadomość klientów na temat rynku CFM. Wiele firm posiadających własne samochody nie zdaje sobie sprawy z korzyści, jakie niesie ze sobą outsourcing floty oraz przejęcie ryzyka przez firmę finansującą i zarządzającą flotami. – Firmy bardzo często nie potrafią liczyć wartości pieniądza w czasie oraz oszacować ryzyka związanego z utrzymaniem własnej floty. Mam tu na myśli między innymi ryzyko utraty wartości pojazdu, koszty utraconych korzyści związanych z utratą mobilności pracownika, ryzyko wzrostu stóp procentowych, ryzyko wzrostu stawki ubezpieczeniowej oraz ryzyko wzrostu kosztów serwisowania i cen materiałów eksploatacyjnych – tłumaczy Paul Gogoliński, prezes DaimlerChrysler Fleet Management.
Kryteria wyboru
Jedną z głównych zalet zarządzania wewnętrznego jest możliwość bezpośredniego oddziaływania na problemy i zagrożenia występujące w funkcjonowaniu floty. – Do korzyści zarządzania zewnętrznego można zaliczyć również fakt, że to firma zarządzająca przejmuje na swoje barki wszelkie problemy związane z codziennym funkcjonowaniem floty. Wszystko to w ramach umowy, która określa zakres odpowiedzialności oraz wysokość ponoszonych wydatków – mówi Jacek Częścik z Roche Polska. Jest wiele czynników, które determinują wybór formy zarządzania flotą samochodową, np.: rodzaj przedsiębiorstwa, branża, sposób finansowania czy też kultura organizacyjna firmy. – Na pewno korzystanie z opcji zarządzania zewnętrznego upraszcza organizację floty. Z drugiej strony zarządzanie wewnętrzne daje możliwości bezpośredniego zarządzania kosztami i stałego zorientowania na ich efektywność przy uwzględnieniu specyfiki oraz strategicznych i rzeczywistych potrzeb znanych tylko osobom kierującym firmą – dodaje Ryszard Windyga. Klienci firm CFM myślą często, iż oddając zarządzanie flotą firmie zewnętrznej, są wyłączeni z jakiejkolwiek odpowiedzialności. Nic bardziej błędnego, o czym należy pamiętać, decydując się na usługi CFM. – Klient musi wiedzieć o tym, że to również on jako administrator ponosi przynajmniej część odpowiedzialności za jakość użytkowania floty – wyjaśnia Tomasz Matujewicz, kierownik działu rozwoju z LeasePlan Fleet Management.
ZE STRONY PRAWA

Do inwestycji w rozwój flot zniechęca polskie prawo, które stanowi, że wszelkie koszty przy zakupie samochodu o wartości większej niż 20 tysięcy euro nie zaliczają się do kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że kupując do firmy auto za 30 tysięcy euro, tylko 20 tysięcy zostanie potraktowane jako koszt uzyskania przychodu. Nadwyżka w postaci 10 tysięcy euro będzie więc dodatkowym wydatkiem poniesionym przez firmę. W przypadku ubezpieczeń limit kosztów jest ten sam. Ubezpieczając więc samochód o wartości 30 tysięcy euro, w koszty uzyskania przychodu wliczamy tylko ubezpieczenie do wartości 20 tysięcy euro.