Najnowsze zmiany w prawie HR. Zespoły czeka intensywny sezon pracy

Mimo stosunkowo niewielkiej liczby dni roboczych oraz dwóch długich weekendów, maj obfitował licznymi zaawansowanymi zmianami legislacyjnymi, w tym kluczowymi dla Pracodawców. Zespoły HR czeka więc intensywny sezon wakacyjny, aby dostosować zakłady pracy do nowych wymogów prawnych i wdrożyć odpowiednie procedury. Poniżej przedstawiamy najistotniejsze nowości w prawie związane z prawem pracy i zarządzaniem zasobami ludzkimi z maja 2024 r.

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów ponownie trafi do Sejmu

23 maja Sejm przyjął ustawę o ochronie sygnalistów, przedłożoną przez Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Nad ustawą obradował już również Senat na posiedzeniach w dniach 4 i 5 czerwca 2024 r. Senat zdecydował się na wprowadzenie do ustawy poprawek, tym samym kierując ustawę ponownie do prac sejmowych. Jedna z nich ma na celu usunięcie prawa pracy z katalogu naruszeń prawa, które mogą zostać zgłoszone lub ujawnione publicznie przez sygnalistę. Teraz do zgłoszonych poprawek będzie musiał ustosunkować się Sejm. Ustawa implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady UE, która powinna być wprowadzona przez kraje członkowskie UE do 17 grudnia 2021 r. Po wejściu w życie ustawy pracodawca będzie miał obowiązek opracowania procedury zgłoszeń wewnętrznych określających zasady przyjmowania takich zgłoszeń. Będzie musiał także stworzyć kanały ich przyjmowania. Specjalną ochroną zostaną objęte osoby pracujące w sektorze prywatnym lub publicznym, które dokonają zgłoszenia lub ujawnienia informacji albo uzasadnionych podejrzeń naruszenia prawa, czyli tzw. sygnaliści. Sygnalistami będą mogły zostać osoby zgłaszające informacje o naruszeniu prawa niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy lub pełnienia służby. Może to być więc m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż, praktyka czy służba wojskowa. Jeśli Pracodawca zastosuje wobec sygnalistów działania odwetowe, to będą oni mieli prawo dochodzenia odszkodowania. Wyniesie ono nie mniej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, czyli obecnie 7155,48 zł. Nowe rozwiązania mają wejść w życie już po trzech miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Nowelizacja Kodeksu pracy – zmiany w obliczaniu stażu pracy

13 maja 2024 r. w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawiły się założenia projektu ustawy o zmianie Kodeksu pracy. Projektowana regulacja zakłada, że do okresu zatrudnienia – poza wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy i stosunków służbowych – wliczane będą okresy zatrudnienia również na innych podstawach, jeżeli tylko stanowiły tytuł do ubezpieczeń społecznych. Powyższe obejmie więc nie tylko umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia, B2B albo inne umowy o świadczenie usług), ale też między innymi umowy agencyjne, prowadzenie działalności gospodarczej, a nawet wykonywanie odpłatnie pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania. Co więcej, do stażu pracy będą zaliczane także niektóre okresy zatrudnienia, które nie powodują podlegania ubezpieczeniom społecznym (np. wykonywanie pracy na podstawie umowy o zlecenie przez studentów do ukończenia 26 r.ż.). Jest to zmiana kluczowa, gdyż długość stażu pracy przekłada się między innymi na wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Tym samym zmiana ta wiązać się będzie z licznymi dodatkowymi kosztami. Pełna treść projektu nie jest jeszcze znana, ale w kuluarach mówi się, że zmiany miałyby mieć zastosowanie już od 1 stycznia 2026 roku.

Staż pracy nie będzie jedyną modyfikacją w Kodeksie pracy

Kolejną znaczącą zmianą wprowadzaną przez obecne MRPiPS jest nowelizacja regulacji dotyczących urlopu macierzyńskiego. Zmiany mają objąć rodziców dzieci urodzonych przedwcześnie oraz dzieci urodzonych w planowanym terminie, lecz hospitalizowanych. Wprowadzany dodatkowy urlop macierzyński ma być fakultatywny i udzielany na wniosek, wykorzystywany bezpośrednio po urlopie macierzyńskim oraz w jednej części. Zasiłek za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego będzie wynosił 100 proc. podstawy zasiłku.

Wymiar dodatkowego urlopu macierzyńskiego będzie wynosił odpowiednio do 8 albo do 15 tygodni, w zależności od okresu hospitalizacji dziecka, tygodnia ciąży, w którym urodzi się dziecko lub masy urodzeniowej dziecka. Przy ustalaniu wymiaru dodatkowego urlopu macierzyńskiego okresy pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8 tygodnia lub 15 tygodnia po porodzie będą się sumowały, a niepełny tydzień zostanie zaokrąglony w górę do pełnego tygodnia. Nowe przepisy będą stosowane odpowiednio do rodziców przysposabiających dziecko i rodzin zastępczych. Ostateczny tekst ustawy nie jest jeszcze znany, jednak rząd planuje wejście w życie nowych przepisów wraz z początkiem 2025 roku.

Zmiany w przepisach BHP dotyczących pracowników wykonujących pracę przy monitorze

17 maja minął termin na dostosowanie stanowisk pracy do nowych przepisów BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Od tego dnia pracodawcy zobowiązani są zapewnić pracownikom dodatkowe wyposażenie stanowiska pracy w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (np. laptopów). Dodatkowe wyposażenie obejmuje między innymi stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę pod laptopa, dodatkową klawiaturę oraz mysz, ergonomiczne krzesło spełniające określone w rozporządzeniu wymogi. Co więcej, nowe przepisy zobowiązują pracodawcę do dofinansowywania zakupu oprócz jak dotychczas okularów korekcyjnych, także szkieł kontaktowych. Szczegółowe zasady powinny zostać uregulowane przez pracodawcę.

Szersza ochrona pracowników przed substancjami niebezpiecznymi

23 maja Sejm przyjął projekt ustawy wprowadzającej zmiany Kodeksie pracy, których celem jest jeszcze skuteczniejsza ochrona zdrowia pracownic i pracowników. Ustawa została przyjęta bez poprawek także przez Senat. Sam akt normatywny stanowi implementację do polskiego prawa przepisów UE w sprawie ochrony pracowników przed zagrożeniem czynnikami rakotwórczymi lub mutagenami podczas pracy. Chodzi konkretniej o ochronę przed tzw. substancjami reprotoksycznymi, które mogą wywierać niekorzystny wpływ na funkcje seksualne i płodność u dorosłych mężczyzn i kobiet, a także na rozwój potomstwa. Substancje te to m.in. toluen, styren, etoksyetanol, nitrobenzen, tlenek węgla, bisfenol A, estry kwasu ftalowego oraz metale – ołów, kadm, rtęć i ich związki. Szczegóły dotyczące ochrony pracowników zostaną ujęte w rozporządzeniu wykonawczym wydanym do ustawy już po jej ostatecznym przyjęciu.

Wakacje składkowe uchwalone

Sejm przyjął ustawę o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Wakacje ZUS skierowane są do mikroprzedsiębiorców, wpisanych do CEIDG, którzy ubezpieczają do 10 osób (tj. siebie i maksymalnie 9 innych osób), a ich roczny obrót nie przekracza 2 mln euro. Z wakacji składkowych będą mogli skorzystać przedsiębiorcy niezależnie od formy rozliczania podatku dochodowego (PIT, ryczałt, karta podatkowa). Rozwiązanie nie będzie dotyczyć osób, które wykonują działalność na rzecz swoich byłych pracodawców, co ma zapobiegać tzw. „wypychaniu” pracowników na samozatrudnienie. Aby skorzystać z wakacji, przedsiębiorca będzie musiał złożyć odpowiedni wniosek przez formularz na profilu ZUS w miesiącu poprzedzającym wybrany przez siebie miesiąc. Uprawnieni będą mogli skorzystać z tzw. wakacji składkowych jeszcze w tym roku

Rewolucja dla Pracodawców stosujących narzędzia sztucznej inteligencji

21 maja Rada Unii Europejskiej zatwierdziła Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji (akt w sprawie sztucznej inteligencji, znany powszechnie jako AI Act). Nowe przepisy kategoryzują zastosowanie sztucznej inteligencji na poziomy ryzyka: zakazane, wysokie, ograniczone i minimalne. Znaczna część technologii HR, która zajmuje się zatrudnieniem, jest uważana za technologię wysokiego ryzyka. Następnym krokiem legislacyjnym jest opublikowanie go w Dzienniku Urzędowym UE (co nastąpi najprawdopodobniej w najbliższych dniach) i wejście w życie dwudziestego dnia po publikacji. Prawdopodobnie więc AI Act wejdzie w życie jeszcze w czerwcu. Zespoły HR powinny więc – we współpracy z zespołami IT, prawnymi i zespołami ds. zgodności - pilnie wdrożyć procedury, polityki i zasady dotyczące korzystania z systemów sztucznej inteligencji w zakładach pracy. Gwarantuje to, że wdrożenie sztucznej inteligencji będzie godne z wymogami prawnymi i wartościami organizacyjnymi .

Zatrudnianie imigrantów będzie łatwiejsze - zmiany w ustawie o cudzoziemcach

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się nowy projekt ustawy o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja polegać będzie między innymi na złagodzeniu wymogów dotyczących wymaganego minimalnego okresu obowiązywania umowy w zakresie zatrudniania cudzoziemca w Polsce – okres ten skrócony został z 12 miesięcy do 6 miesięcy. Dodatkowo, poszerzony zostanie również zakres możliwych aktywności zarobkowych cudzoziemców w Polsce – posiadaczom „Niebieskiej Karty UE” przyznano prawo do uzupełniającego podjęcia działalności gospodarczej w Polsce na takich samych zasadach, jak obywatele Polski. Co więcej, poszerzona zostanie również ochrona cudzoziemców poszukujących pracy – wprowadzony zostanie dodatkowy (3- albo 6-miesięczny) okres na poszukiwanie przez cudzoziemca pracy przed wydaniem decyzji o cofnięciu mu „Niebieskiej Karty UE”. Do nowych regulacji zostaną również dostosowane przepisy dotyczące uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy w celu połączenia się z rodziną.

Nadchodzi cyfryzacja procesów imigracyjnych

Rządowe Centrum Legislacji opublikowało również długo zapowiadany projekt nowej ustawy o dostępie cudzoziemców do rynku pracy. Do jego kluczowych założeń należą między innymi skrócenie procedur dostępu cudzoziemców do rynku pracy i formalności, cyfryzacja procedur uzyskiwania dokumentów legalizujących pracę cudzoziemców, w tym składania powiadomień już po wydaniu tych dokumentów, np. dotyczących niepodjęcia pracy na podstawie zezwolenia na pracę, likwidacja tzw. testu rynku pracy na rzecz dodatkowych uprawnień starostów, którzy będą mogli określać listę zawodów, w przypadku których wydaje się odmowy zezwolenia na pracę, jeśli jest to uzasadnione trudną sytuacją na lokalnym rynku pracy, a także zaostrzenie sankcji dla pracodawców za nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcom. Planowane jest, iż ustawa (z wyjątkiem przepisów szczególnych) wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2025 r.

TSUE: pracownicy przygraniczni powinni mieć takie same prawa do świadczeń rodzinnych i przywilejów socjalnych jak pracownicy krajowi (C-27/23)

TSUE zajmował się sprawą Belga, który pracuje w Luksemburgu, ale zamieszkuje w swojej ojczyźnie. Trybunał analizując sprawę uznał, że pracownicy przygraniczni przyczyniają się do finansowania polityki społecznej przyjmującego państwa członkowskiego w związku z podatkami i składkami socjalnymi płaconymi przez nich w tym państwie z tytułu wykonywanej w nim pracy najemnej i dlatego powinni oni mieć możliwość korzystania ze świadczeń rodzinnych oraz przywilejów socjalnych i podatkowych na takich samych warunkach jak pracownicy krajowi. Uznał on bowiem, że odmienne uregulowanie przepisów skutkuje odmiennym traktowaniem i jest sprzeczne z prawem Unii. Orzeczenie Trybunału może mieć zastosowanie również do osób zatrudnionych w Polsce, lecz zamieszkujących obszary przygranicze na terenie państw sąsiednich i odwrotnie – pracowników mieszkających w Polsce i pracujących u naszych sąsiadów. Nie ma powodu, aby różnicować ich sytuacje z sytuacją pozostałych osób zamieszkujących w kraju, w którym wykonują pracę - chociażby w postaci uchwalonego przez Sejm w maju tzw. „babciowego” czy wsparcia w postaci świadczenia „800+”. Powinien on więc być uwzględniany przy stosowaniu prawa, w tym przede wszystkim przez sądy.

Dyrektor KIS: Sesje pracownika u psychoterapeuty można wliczyć w koszty uzyskania przychodu (0113-KDIPT2-1.4011.148.2024.2.HJ)

Dyrektor KIS potwierdził, że jeśli ponoszone wydatki na sesje u psychoterapeuty są ponoszone w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą one zostać wskazane jako koszt uzyskania przychodu. Wskazał, że regularnie odbywane sesje u psychoterapeuty przeciwdziałają ryzyku wypalenia zawodowego i powstania zespołu stresu pourazowego. Zapobiegają także absencji w pracy z w powodu choroby, co wiąże się bezpośrednio z osiąganiem, zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. W efekcie uznał on, że opłaty za sesje u psychoterapeuty mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.