E-substytucja i spadek tradycyjnej korespondencji cyfrowej od lat są jednym z wyzwań operatorów pocztowych na całym świecie. Trend przyśpieszyła pandemia, która przyczyniła się do wdrożenia przez Pocztę Polską e-Doręczenia, czyli Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), służącej do komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi. W ramach usługi Poczta Polska umożliwia również korzystanie z Q-Doręczeń.
Z elektronicznych doręczeń mogą korzystać osoby, które spełnią dwa warunki. Po pierwsze posiadają unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawany decyzją administracyjną przez ministra właściwego ds. informatyzacji, porównywalny do numerów PESEL lub NIP, nadawanych dla konkretnych osób czy firm. Po drugie każdorazowo potwierdzą swoją tożsamość i uwierzytelnią się przy wykorzystaniu środka identyfikacji elektronicznej np. profilu zaufanego, e-dowodu czy aplikacji mObywatel.
Posiadanie unikalnego adresu i weryfikacja tożsamości gwarantują, że mamy pewność, kto rzeczywiście jest uczestnikiem komunikacji – nadawcą i odbiorcą. Inaczej niż w przypadku zwykłego emaila, nie możemy założyć konta o dowolnej nazwie, podszywając się pod czyjeś personalia. Korzystając z Q-Doręczeń, mamy pewność, że korespondujemy z osobą, z którą rzeczywiście chcemy się skontaktować i korespondencja dotrze do właściwego adresata, a nie w ręce hakerów.
Bezpieczeństwo Q-Doręczeń gwarantuje także ich dostawca. Usługę mogą świadczyć tylko podmioty wpisane na tzw. listę dostawców usług zaufania, spełniające restrykcyjne normy bezpieczeństwa, dotyczące wymogu zachowania poufności i integralności przesyłanych wiadomości.
/>
To rozwiązanie dostępne w wielu krajach europejskich. W żadnym z nich nie odnotowano dotychczas wycieku informacji przesyłanych za pośrednictwem doręczeń elektronicznych. W przypadku tradycyjnych maili, ujawnienia treści zawartych w nich informacji zdarzają się niejednokrotnie. Ze względu na swoją popularność, poczta elektroniczna jest jednym z najpopularniejszych celów ataków cyberprzestępców.
W ciągu najbliższych lat wszystkie urzędy i firmy będą wysyłać dokumenty, korzystając z elektronicznych doręczeń (zobliguje ich do tego prawo). Korzystanie z doręczeń elektronicznych przez osoby prywatne jest dobrowolne, ale jeśli tą drogą będzie nadawana cała korespondencja administracyjna i biznesowa, korzystanie z wygodnych, szybkich, bezpiecznych i niezawodnych Q-Doręczeń stanie się naturalnym sposobem komunikacji.
Poczta Polska umożliwia również korespondencję hybrydową (automatyczny wydruk i kopertowanie listów wysyłanych elektronicznie), czyli opcję skierowaną do obywateli preferujących otrzymywanie korespondencji w formie papierowej.
Ważnym elementem tego procesu jest jego bezpieczeństwo i automatyzacja. Wydruk całej puli przesyłek cyfrowych przebiega automatycznie, podobnie jak ich zakopertowanie. Wykorzystane do tego celu są specjalistyczne urządzenia w centrum wydruku, które znajdują się w wydzielonej strefie z ograniczonym dostępem. Gwarancją bezpieczeństwa jest między innymi spełnienie rygorystycznej normy ISO 27001.
/>
Stworzenie nowej wiadomości jest bardzo proste. Wystarczy dodać adresata doręczenia elektronicznego, wpisać temat i treść lub dołączyć załącznik (maksymalny rozmiar wiadomości to 10MB) i wysłać. Jeżeli nadawca nie posiada pisemnej umowy z Pocztą Polską, może przejść do folderu „do opłacenia” i w wygodny sposób opłacić wysyłkę dogodną metodą poprzez bramkę płatności. Wiadomość trafia do folderu „wysłane”, gdzie przy wiadomości widoczne są dowody dotyczące danej wysyłki dotyczące m.in. nadania, preawizacji, odebrania.
Adresat otrzymuje powiadomienie o nowej przesyłce na adres e-mail wskazany do notyfikacji, po uwierzytelnieniu na Skrzynce Doręczeń Kwalifikowanych (SDK), w zakładce powiadomienia w folderze „Odebrane”, czeka wiadomość do akceptacji bądź odrzucenia. W przypadku akceptacji odbioru, pojawia się ona w zakładce przesyłki, gdzie można zapoznać się z korespondencją i dowodami dla tej przesyłki. Wiadomości wraz z dowodami możną pobrać na własny dysk lokalny.
/>
Na Skrzynce Doręczeń Kwalifikowanych (SDK) istnieje możliwość stworzenia własnej książki adresowej z kontaktami, aby ułatwić nadawanie korespondencji.
Dodatkowo, jeżeli podmiot prowadzi działalność gospodarczą, może skorzystać z opcji „Podpisz umowę” i przekazać swoje dane kontaktowe w celu zawarcia umowy, a co za tym idzie płacić za nadane przesyłki raz w miesiącu, po otrzymaniu faktury.
Więcej informacji można znaleźć pod adresem https://edoreczenia.poczta-polska.pl/q-doreczenia/