Zamawiający – Ośrodek Techniki Leśnej w Jarocinie, organizujący przetarg nieograniczony na dostawę ciągników, poinformował uczestników przetargu o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz o odrzuceniu oferty firmy Crystal Traktor z siedzibą w Sieradzu.
Odrzucenie protestu
Wykonawca nie zgodził się z odrzuceniem jego oferty i złożył za pomocą faksu protest podpisany przez prezesa Crystal Traktor. Dla pewności tego samego dnia firma wysłała za pomocą kuriera jeszcze jedno pismo zawierające protest, jednak pod pismem tym została przystawiona jedynie pieczątka prezesa spółki, bez jego podpisu. Zamawiający odrzucił protest wniesiony przez firmę Crystal Traktor, stwierdzając, że dokument przesłany faksem przez wykonawcę w sensie formalnym nie może zostać uznany za protest. Ośrodek Techniki Leśnej zastrzegł bowiem w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, że składanie wszelkich oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji w toku postępowania może następować wyłącznie w formie pisemnej. Tymczasem ani faks, ani też pismo bez podpisu nie spełnia tego wymagania. Wykonawca nie podzielił argumentacji zamawiającego i wniósł odwołanie do prezesa UZP, podkreślając, że protest złożony za pomocą faksu wywołuje skutki prawne. Natomiast, co do kwestii braku podpisu pod pismem wysłanym za pomocą kuriera, wykonawca twierdził, że był to jedynie brak formalny i zamawiający miał obowiązek wezwać go do usunięcia tej wady.
JAKIE DOKUMENTY Zamawiający i wykonawcy przekazują sobie dokumenty zgodnie z wyborem zamawiającego: • pisemnie • faksem • drogą elektroniczną
Odrzucenie odwołania
Zespół arbitrów nie przyznał racji wykonawcy i odrzucił wniesione odwołanie, uznając, że nie zostało ono poprzedzone odpowiednim protestem (art. 187 ust. 4 pkt 2 prawa zamówień publicznych; dalej p.z.p.). W efekcie nowelizacji p.z.p. z 7 kwietnia 2006 r. zamawiającemu przysługuje prawo dokonania wyboru drogi przekazywania dokumentów w toku postępowania. W rozpatrywanej sprawie zamawiający skorzystał właśnie z tego uprawnienia, wybierając pisemną formę komunikacji. Faks nie stanowi formy pisemnej, ponieważ ustawodawca wyraźnie rozgraniczył w art. 27 ust. 1 p.z.p. formę pisemną od faksu. O zachowaniu formy pisemnej nie można także mówić w przypadku przesłania protestu pismem bez podpisu upoważnionej osoby. Dla zachowania formy pisemnej konieczne jest bowiem zamieszczenie własnoręcznego podpisu na dokumencie zawierającym oświadczenie woli (art. 78 par. 1 k.c. w zw. z art. 14 ust. 1 p.z.p.).
NA PIŚMIE MOŻNA ZAWSZE • Formy pisemnej nie stanowi pismo przesłane faksem ani drogą elektroniczną • Bez względu na wymagania zamawiającego zawsze dopuszczalna jest forma pisemna • Jeżeli zamawiający nie określi drogi przekazywania dokumentów, dopuszczalne są wszystkie trzy formy: pisemna, faks i droga elektroniczna (także bez bezpiecznego podpisu)

Sygn. akt UZP/ZO/0-198/07