Subskrybuj nas na Youtube
Nowe dane pokazują, dlaczego tak trudno jest pozałatwiać wszystkie sprawy.
Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, dlaczego w pracy nigdy na nic nie ma czasu? Nic dziwnego. Okazuje się, że wielu z nas spędza równowartość dwóch dni roboczych tygodniowo na spotkaniach i na odpowiadaniu na e-maile.
To jeden z wniosków płynących z nowych danych przedstawionych przez Microsoft. Spółka zbadała aktywność milionów pracowników korzystających z jej aplikacji biznesowych. Te dane są częścią wyników badania, które producent oprogramowania przeprowadza co roku i które poświęcone jest trendom związanym z produktywnością w pracy. To źródło najnowszych i najszerzej zakrojonych informacji o tym, jak ludzie faktycznie spędzają dzień w pracy.
Microsoft, wraz ze spółkami takimi jak Google, Slack i Zoom, jest jednym z największych dostawców narzędzi do komunikacji w środowisku pracy zdalnej. Raport Microsoft ujmuje w liczby morze danych, e-maili, spotkań i powiadomień, które według wielu osób pożerają czas w pracy i odwracają uwagę od rzeczywistych zadań.
Badacze zaobserwowali, że 25 proc. najbardziej aktywnych użytkowników aplikacji Microsoft – innymi słowy, osób, które używają oprogramowania biznesowego Microsoft do większości swoich aktywności zawodowych online – spędzało średnio 8,8 godziny tygodniowo na czytaniu i pisaniu e-maili oraz 7,5 godziny na spotkaniach.
Nie obejmuje to czasu spędzonego na komunikatorach internetowych, rozmowach telefonicznych lub innych spontanicznych rozmowach ze współpracownikami. W sumie przeciętny pracownik spędził 57 proc. swojego czasu, używając oprogramowania biurowego do komunikacji – na spotkaniach, czatach, wysyłaniu e-maili. Pozostałe 43 proc. wykorzystywane było na tworzenie rzeczy, takich jak arkusze kalkulacyjne lub pisanie prezentacji.
Zarówno pracownicy, jak i szefowie narzekają, że cyfrowe przeciążenie wpływa negatywnie na innowacyjność i produktywność. W oddzielnej ankiecie Microsoftu przeprowadzonej wśród 31 tys. osób na całym świecie, prawie dwie na trzy osoby stwierdziły, że mają trudności ze znalezieniem czasu i energii na wykonywanie swojej faktycznej pracy. Osoby te były ponad trzykrotnie bardziej skłonne do stwierdzenia, że innowacyjność i myślenie strategiczne stanowią dla nich wyzwanie. (Firma nie podała informacji o tym, jak różniły się nastroje w poszczególnych krajach lub branżach).
– Ludzie czują się przytłoczeni, czują się, jakby mieli dwa etaty – pracę, do której zostali zatrudnieni i drugą pracę związaną z komunikacją, koordynacją i współpracą – mówi Jared Spataro, który kieruje zespołem Microsoft ds. nowoczesnej pracy i który kierował badaniami.
To prawda, że prowadzenie rozmów i odbywanie spotkań jest integralną częścią pracy w przypadku wielu pracowników, zwłaszcza menedżerów. Jednak wielu pracowników i szefów twierdzi, że cały ten czas spędzony na rozmowach i spotkaniach niekoniecznie poprawia komunikację w pracy.
W ankiecie Harris Poll z 2022 r., przeprowadzonej wśród ponad 1200 pracowników niższego szczebla i kadry kierowniczej, dyrektorzy oszacowali, że ich zespoły tracą średnio 7,47 godziny tygodniowo – prawie cały dzień – na nieudolną komunikację. Gdy przyjmiemy do obliczeń średnią pensję w wysokości 66 967 dol., stracony czas przekłada się na koszt rzędu 12 506 dol. na pracownika rocznie. To wnioski przedstawione w raporcie sporządzonym w imieniu Grammarly, firmy zajmującej się oprogramowaniem do korekt tekstów.
Czas spędzony na komunikacji online wzrósł wraz z rozwojem popularności pracy zdalnej i hybrydowej. Slack i Dropbox to dwie spośród wielu firm, które próbowały poradzić sobie z przeciążeniem komunikacyjnym, wyznaczając dedykowane godziny na spotkania i tzw. czas skupienia. Niektóre skracają spotkania i stawiają warunki dotyczące ich zwoływania.
Calendly, producent oprogramowania do tworzenia harmonogramów z siedzibą w Atlancie, wprowadził możliwość organizowania spotkań tylko w przedziale między godz. 12 a 17, rezerwując resztę dnia jako czas, kiedy każdy może się skoncentrować na swojej pracy. Bodźcem ku temu była obserwacja, że spotkania potrafiły zajmować cały wieczór, a nawet przeciągać się do poranka w przypadku pracowników zlokalizowanych w innych strefach czasowych. Po około dwóch latach „stwierdziliśmy, że nasi ludzie nadal to akceptują” – mówi dyrektor generalny Calendly, Tope Awotona.
Rita J. King, wiceprezes firmy konsultingowej Science House, twierdzi, że zbyt często spotkania są organizowane bez jasnego celu. – Rozwiązaniem jest zapraszanie tylko tych osób, które z całą pewnością są niezbędne na tym spotkaniu. Trzeba też umieć uargumentować, dlaczego – dodaje.
Microsoft, który posiada duże udziały w OpenAI, start-upie, który stworzył ChatGPT, wprowadza funkcje generatywnej sztucznej inteligencji (ang. generative AI) do podstawowych narzędzi wykorzystywanych w pracy, takich jak Outlook i PowerPoint, aby – jak nazwało to kierownictwo Microsoft – wyeliminować konieczność „męczenia się” z niektórymi zadaniami. Większość pracowników ankietowanych przez firmę stwierdziła, że sztuczna inteligencja pomogłaby zmniejszyć ich obciążenie pracą, chociaż prawie połowa obawiała się, że technologia ta może zagrozić ich bezpieczeństwu zatrudnienia.
Niektórzy pracownicy uciekają się do własnych sposobów. Kimani Bonner, który pracuje zdalnie z Nashville w stanie Tennessee jako kierownik projektu w firmie programistycznej, odbywa nawet 10 spotkań dziennie. Blokuje czas w swoim kalendarzu online na pracę w skupieniu. Tworzy również listy tego, co musi zrobić w godzinach skupienia, aby nie dać się rozproszyć.
Te nawyki „uchroniły mnie przed pracą od 60 do 70 godzin tygodniowo” – mówi Bonner. ©℗
