Zazwyczaj potrzeba wdrożenia depozytora na klucze związana jest z poczuciem braku kontroli nad kluczami, które znajdują się w organizacji. Pracownicy często dla własnej wygody dorabiają dodatkowe klucze, które służą im do otwierania własnych pomieszczeń, ale i takich miejsc, do których dostęp chcielibyśmy ograniczyć. Wieloletnie praktyki w tym zakresie sprawiają, iż nie wiadomo, ile kluczy funkcjonuje w obiegu, kto ich używa i czy znajdują się w posiadaniu osób, które nie pracują już w danej jednostce.
Depozytory kluczy są bardzo szczególnym elementem spośród systemów zabezpieczenia budynku, w skład którego wchodzi m.in. kontrola dostępu, telewizja przemysłowa czy systemy przeciwpożarowe (ppoż.). Wyjątkowość systemu depozytorów polega na tym, że w przeciwieństwie do pozostałych systemów budynkowych nie tylko administrator systemu, ale niemal każdy pracownik ma z nimi codzienny kontakt fizyczny polegający na pobraniu i zdawaniu klucza, korzystaniu z panelu kontrolnego, otwieraniu i zamykaniu drzwi, skrytek czy rolet.
Klucze na brelokach
Zwykle klucze w depozytorach przechowywane są na tzw. elektronicznych brelokach, nazywanych także bolcami czy trzpieniami. Wykorzystanie breloków nie łączy się z koniecznością wymiany istniejących kluczy, dlatego jest to najpopularniejsza metoda pozwalająca na identyfikację klucza przez depozytory kluczowe. Breloki, wraz z dołączonymi w sposób nierozbieralny kluczami, są deponowane przez użytkowników w depozytorach, w blokowanych gniazdach, znajdujących się na wspólnej tablicy zabezpieczonej blokowanymi drzwiami. Sprawia to, że postronne osoby nie mają dostępu do kluczy. Mechaniczna blokada breloków w ich gniazdach w depozytorze umożliwia skuteczne zarządzanie dostępem do poszczególnych kluczy dla każdego pracownika – dotyczy to każdego rodzaju urządzeń z brelokami. Dzięki temu osoba nie posiadająca przyznanych uprawnień nie będzie mogła w sposób fizyczny zabrać breloka wraz z zamocowanym do niego kluczem.
Sposób ten nie zabezpiecza profilu (wyglądu) klucza przed wglądem pracowników nie posiadających uprawnień do tego klucza, ale posiadających uprawnienia do innych kluczy w tym depozytorze (czyli mogących otworzyć drzwi depozytora), jednakże w celu efektywnego zarządzania dostępem do kluczy biurowych jest w pełni wystarczający.
Drugim sposobem przechowywania kluczy zamocowanych do elektronicznych breloków jest ich deponowanie w indywidualnych skrytkach (schowkach). Dzięki temu zobaczyć klucz czy wręcz dotknąć go będzie mogła tylko ta osoba, która posiada dostęp do danej skrytki. Jest to mniej popularne rozwiązanie, głównie z powodu wyższych kosztów. Najczęściej stosuje się je w wypadku kluczy specjalnych, takich jak np. do kancelarii tajnej, sejfów, szaf pancernych, serwerowni itp. Często spotykane są także rozwiązania mieszane, gdzie zwykłe klucze biurowe przechowywane są na wspólnej tablicy, a klucze specjalne – w indywidualnych skrytkach w ramach jednego depozytora.
Mocowanie kluczy do breloków
Klucz (lub klucze) dopinane są do breloka za pomocą specjalnej zawieszki (zwanej też kłódką lub plombą). Zawieszkę dopina się w sposób jednorazowy, tzn. każda wymiana klucza wymaga zniszczenia zamocowanej zawieszki i zastosowania nowej, ale nie powinna wymagać wymiany breloka. Stosowanie jednorazowych zawieszek jest działaniem świadomym – chodzi o to, by nie było możliwości ściągnięcia klucza z breloka w sposób nieautoryzowany. Jednocześnie możliwość wielokrotnego użycia breloka ogranicza koszty przy wymianie kluczy do jednorazowych zawieszek, bez konieczności wymiany breloków.
Należy zwrócić uwagę, aby każda zawieszka miała swój trwale naniesiony, indywidualny numer seryjny, co pozwala kontrolować wymianę zawieszek, a dzięki temu – nadzorować proces wymiany kluczy na breloku. Dobrze wykonana zawieszka zrobiona jest z drutu ze stali nierdzewnej o grubości 3 – 4 mm. Niższa grubość może pozwalać na odgięcie zawieszki czy jej rozerwanie, natomiast większa – uniemożliwi zakładanie kluczy.
Plomby ze stalowej, wielodrutowej linki nie sprawdzają się w codziennym użytkowaniu, ponieważ w kontakcie z brelokiem i kluczami ich pojedyncze cienkie druty ulegają przetarciu, przez to mogą prowadzić do zadrapań użytkowników oraz wymagają częstej wymiany.
Zawieszki powinny występować w różnej wielkości, czyli umożliwiać montaż pojedynczych kluczy, niewielkich kompletów kluczy (3 lub 4), jak i całkiem dużych pęków kluczy (nawet 15 kluczy).
Konstrukcja i identyfikacja breloka
Elektroniczny brelok o długości kilku centymetrów ma podłużny, najczęściej walcowaty kształt, wykonany jest ze stali nierdzewnej lub z plastiku – w zależności od standardów oferowanych przez producenta depozytorów.
W brelokach zasadniczo wyróżnić można korpus, czyli część, do której mocowana jest zawieszka z kluczami, oraz główkę, w której przechowywany jest indywidualny identyfikator pozwalający na rozpoznanie każdego breloka. Sposób transmisji identyfikatora z breloka do depozytora może być stykowy lub bezprzewodowy, stąd rozróżnia się breloki RFID oraz breloki stykowe.
Podstawową kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest wykonanie breloka. Zalecane jest, aby korpus breloka był wykonany z wytrzymałego materiału, odpornego na codzienne użytkowanie, trzymanie w rękach, przypadkowe upadki i uderzenia – czyli na przykład ze stali nierdzewnej. Breloki takie potrafią przetrwać użytkowanie przez kilkanaście lat. Nie sprawdzają się w tym wypadku breloki wykonane z plastiku, aluminium czy innego miękkiego materiału, który z biegiem czasu może pękać lub ulegać odkształceniu, a każda usterka breloka przekłada się od razu na istotny problem dla administratora systemu.
Jedną z możliwych usterek breloków jest uszkodzenie główki breloka, w której przechowywany jest jego identyfikator. W tym wypadku pracownik wkłada brelok do depozytora, a on w żaden sposób nie reaguje, przez co zdarzenie zwrotu klucza nie zostaje zarejestrowane w systemie. Breloki wyposażone w identyfikator bezprzewodowy (RFID) są bardziej podatne na usterki spowodowane uderzeniami, a to z uwagi na posiadanie wydłużonej główki z plastiku, niezbędnej do zapewnienia transmisji radiowej.
Znacznie mniejszą awaryjnością charakteryzują się depozytory wyposażone w breloki stykowe, ponieważ w ich przypadku główka breloka jest bardziej odporna na uderzenia i upadki oraz nie posiada elementu z anteną zbliżeniową, która jest elementem najczęściej ulegającym uszkodzeniu.
Klucze zdeponowane we wkładkach
Innym sposobem zabezpieczenia kluczy jest deponowanie ich we wkładkach. W tym wypadku nie wykorzystujemy – tak jak w poprzednich rozwiązaniach – breloków, ale identyfikatorem jest sam klucz. Wkładany jest on do przeznaczonego gniazda, czyli do wkładki zamka w depozytorze, w pełni zgodnej z wkładką w zamku drzwi, do których pasuje klucz. Przekręcenie klucza w tej wkładce automatycznie blokuje go w urządzeniu. Cały profil klucza (grań robocza) jest od tej chwili niedostępny do skopiowania. Wyrwanie klucza nie ma szans powodzenia, ponieważ wytrzymałość wkładki, w której jest on przechowywany, jest większa niż wytrzymałość klucza. W efekcie, próba wyrwania klucza może zakończyć się co najwyżej jego złamaniem.
To rozwiązanie jest dostępne tylko i wyłącznie dla posiadaczy systemu klucza generalnego, czyli tzw. systemu master-key, ponieważ konieczne jest dopasowanie wkładek montowanych w depozytorze zgodnych z wkładkami w zamkach drzwi. System master-key, zwany także systemem klucza generalnego lub systemem jednego klucza, umożliwia dostęp do dowolnej liczby drzwi za pomocą jednego klucza, przy czym w dalszym ciągu możliwe jest stosowanie kluczy indywidualnych. Warto również nadmienić, że dobrze zaprojektowany system master-key wraz z systemem depozytorów nie może pozwalać na zwrot kluczy grupowych lub generalnych do dowolnej wkładki w depozytorze. Oznacza to, że każdy klucz systemu master-key powinien mieć indywidualną wkładkę. Zazwyczaj depozytory kluczy potrafią obsłużyć każdy dostępny na rynku system klucza generalnego, niezależnie od tego, kto jest jego producentem.
Wadą tego rozwiązania jest uciążliwość w przypadku wymiany klucza (zamka w drzwiach), gdzie należy również wymienić odpowiednią wkładkę w depozytorze. Taką czynność może wykonać w sposób prawidłowy tylko autoryzowany serwis producenta.
Urządzenia na klucz pierwszy – wejściowy (tuba)
Większość urządzeń, o których tutaj mowa, przewidzianych jest do zamontowania wewnątrz budynków, ewentualnie pod zadaszeniem (wiatą), z dala od zewnętrznych narażeń środowiskowych. Jednak w wielu wypadkach problem dotyczy zarządzania dostępem do klucza już od wejścia do budynku. Wielokrotnie, zwłaszcza poza standardowymi godzinami pracy, w danej organizacji lub jej podległej części nie ma osoby, która mogłaby umożliwić takie wejście. Zdarza się też, że w związku z wdrożeniem depozytorów na klucze, znika potrzeba utrzymywania całodobowej portierni. Doraźnie problem można rozwiązać, dając wielu pracownikom wiele kluczy wejściowych do budynku, lub też pozostać przy jednym kluczu, delegując określonego pracownika lub pracowników do otwierania i zamykania budynku. Oba rozwiązania niosą ze sobą szereg niebezpieczeństw czy niedogodności, takich jak brak kontroli nad możliwością wejścia do budynku czy blokady wejścia do budynku, w przypadku gdy odpowiednia osoba nie stawi się na czas.
Problem dostępności do budynku dotyczy również obiektów o rozproszonej strukturze np. wielu budynków w danym kompleksie, oddziałów rozsianych po mieście lub delegatur zamiejscowych. Istnieją także obiekty o charakterze innym niż biurowe czy takie, w których rzadko przebywają ludzie. Mowa tutaj np. o stacjach elektroenergetycznych, gazowych lub radiowych, magazynach, składach czy innych okazjonalnie użytkowanych budynkach, do których konieczne jest umożliwienie wejścia w ściśle określonym czasie. W takich miejscach można zastosować specjalny depozytor przeznaczony do przechowywania kluczy wejściowych.
Urządzenie na klucz zewnętrzny może też być dostępne dla osób spoza firmy, ponieważ często znajduje się poza strefą bezpieczeństwa, a nawet na zewnątrz budynku, w przestrzeni ogólnodostępnej. Z tej przyczyny bezwzględnie wymagane jest, aby urządzenia takie charakteryzowały się podwyższoną klasą odporności na włamanie. Przyjmuje się, że wymagany poziom bezpieczeństwa dla takich urządzeń powinien odpowiednio opóźnić włamywacza. Jako przykład mogą posłużyć urządzenia o klasie RC3, wg normy PN-EN 1627, która definiuje odporność na siłowe włamanie. Tak wykonane depozytory muszą wytrzymać atak narzędziami takimi jak np. długi łom, wkrętak czy młotek, przez minimum 5 minut. Jednocześnie każde rozpoczęcie ataku powinno wywołać alarm, przekazywany do odpowiedniego systemu alarmowego. Sygnalizacja ta może być wywołana np. przez sforsowanie pierwszego poziomu zabezpieczeń takiego urządzenia, która jednak nie umożliwia dostępu do właściwego klucza. Przykładowo, taki depozytor posiada dwoje drzwi: pierwsze łatwe do sforsowania mają uruchamiać alarm oraz, przy okazji, chronić urządzenie przed czynnikami atmosferycznymi, natomiast drugie są rzeczywistymi drzwiami chroniącymi przechowywaną zawartość w odpowiedniej klasie zabezpieczeń.
Depozytory kluczy zewnętrznych często mają postać urządzenia do montażu podtynkowego ograniczającego możliwość oderwania od ściany np. w formie tuby, która montowana jest w elewacji zewnętrznej budynku. Natomiast w przypadku niemożliwości takiej instalacji np. z powodu zabytkowego charakteru budynku, alternatywą jest zamontowanie tuby do podłoża, w odpowiednio wytrzymałym podeście.
Który depozytor na klucze? Krótkie podsumowanie
- Mając typowe potrzeby, należy rozważyć depozytor z elektronicznymi brelokami, charakteryzującymi się dużą wytrzymałością.
- Ważne klucze, inne niż typowe klucze wkładkowe, należy przechowywać w osobnych skrytkach, także na brelokach.
- Gdy istnieje potrzeba zabezpieczenia wyglądu (profilu) kluczy przed użytkownikami, którzy nie mają do nich dostępu, ale mają dostęp do urządzenia (czyli do innych kluczy), należy wybrać depozytory wkładkowe i przechowywać klucze w odpowiednich wkładkach systemu master-key.
- W każdym przypadku dobrą praktyką będzie zabezpieczenie klucza do wejścia do budynku razem z kluczami wewnętrznymi, w depozytorze zewnętrznym o odpowiedniej klasie odporności na włamanie, szczególnie gdy w budynku nie funkcjonuje całodobowa portiernia.
Opracowano na podstawie poradnika pn. „Depozytor jako element systemu bezpieczeństwa. Praktyczny poradnik dla osób zainteresowanych wdrożeniem systemu automatycznej identyfikacji kluczy i przedmiotów” [poradnik dostępny pod linkiem https://saik.pl/poradnik].