Powrót do biura w modelu hybrydowym: strategie pracodawców wobec potrzeb i oczekiwań pracowników

Jaki sposób pracy będzie optymalny dla danej firmy? Co zrobić, jeśli chcemy zachęcić pracowników do pracy z biura? Niejedna organizacja zadaje sobie takie pytania. W poszukiwaniu odpowiedzi, warto odwołać się do najnowszych rynkowych badań, trendów i studiów przypadku, które pomogą określić kierunek działań. Spółka biurowa Skanska przeprowadziła we współpracy z firmą Zymetria badanie, którego wyniki dostarczają danych przydatnych w poszukiwaniu odpowiedzi na te pytania.

50/50 – nowy trend w pracy hybrydowej

W sektorze nowoczesnych usług biznesowych hybrydowy model pracy, łączący pracę z biura z pracą z innych lokalizacji (np. z domu), to koncept znany od lat. Na długo przed wybuchem pandemii pracownicy centrów usług biznesowych pracujący w obszarach, w których nie było ku temu przeciwwskazań (np. związanych z dostępem do danych podlegających ochronie czy koniecznością pracy w biurze wynikającą z potrzeb klientów) korzystali z możliwości wyboru lokalizacji wykonywania pracy. Pandemia upowszechniła to podejście.

Jednocześnie, w trosce o tworzenie komfortowego środowiska pracy, wiele firm zainwestowało w wynajem nowoczesnych przestrzeni biurowych, w dobrze skomunikowanych lokalizacjach i odpowiadających na różne potrzeby pracowników.

– Projekt zmiany głównej siedziby PZU powiązaliśmy z wdrażaniem nowego modelu pracy, dlatego przy projektowaniu nowej przestrzeni biurowej od razu uwzględniliśmy nowe potrzeby oraz szanse, które wynikają z przejścia na model hybrydowy. Naturalną konsekwencją hybrydy jest chociażby wprowadzenie systemu współdzielenia biurek, a dzięki zastosowaniu idei desk sharingu mogliśmy przygotować komfortowe miejsce pracy dla znacznie większej liczby pracowników Grupy PZU – powiedział Mariusz Flisiuk, dyrektor biura nieruchomości w PZU.

– W sennder przykładamy wiele uwagi do tworzenia atrakcyjnego i produktywnego miejsca pracy dla naszych zespołów. Z tego względu zainwestowaliśmy w Polsce w biuro, które inspiruje ludzi do współpracy i interakcji, zarówno wewnątrz zespołów, jak i pomiędzy nimi – podkreśla Anja Maassen van den Brink, Dyrektor ds. zasobów ludzkich w sennder. – Jeśli chodzi o kwestie społeczne, nasze biura oferują niezwykłe środowisko, umożliwiające wypoczynek i nawiązywanie relacji. Gwarantujemy to doświadczenie naszym pracownikom we wszystkich jedenastu biurach w Europie. Elastyczność jest dla naszego personelu bardzo istotna, dlatego promujemy ją we wszystkich oddziałach – dodaje Anja Maassen van den Brink.

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy przekonali się o wadach i zaletach pracy zdalnej, m.in. o ograniczonych możliwościach integracji wewnątrz zespołu, czy też budowania zaangażowania i efektywności pracy w grupie w tym trybie. W sytuacji, w której wydaje się, że najgorsze lata pandemii są za nami, pracodawcy stają w obliczu wyzwania stworzenia modelu pracy, który z jednej strony pozwoli pracownikom na wybór miejsca, z którego chcą pracować, a z drugiej zapewni ruch w biurze i pozwoli na efektywną pracę zespołową oraz budowanie poczucia przynależności. Odpowiedzią na to jest praca w modelu hybrydowym.

– Budowy złożonych systemów informatycznych, mających krytyczne znaczenie dla funkcjonowania instytucji i przedsiębiorstw, to przedsięwzięcia angażujące dziesiątki lub setki specjalistów, a dla Netcompany – chleb powszedni. Nie potrafimy sobie jednak wyobrazić ich realizacji bez transparentnej komunikacji i jednolitej kultury organizacyjnej. Od zawsze przykładaliśmy ponadprzeciętną wagę do ich pielęgnowania i rozwoju. Lockdown był więc dla naszej organizacji, czerpiącej energię ze wspólnej pracy ramię w ramię, trudnym doświadczeniem. Właśnie dlatego powrót do biura i przejście na hybrydowy model pracy były tematem, któremu poświęciliśmy najwyższą uwagę – mówi Krzysztof Pierański, Country Managing Partner Poland w Netcompany.



Z badania przeprowadzonego przez firmę badawczą Zymetria na zlecenie spółki biurowej Skanska wynika, że ponad 50 proc. polskich pracowników biurowych z dużych miast pracuje obecnie w modelu hybrydowym. To o 20 punktów procentowych więcej w porównaniu do wyników z maja ubiegłego roku, kiedy 32% respondentów pracowało w takim modelu. Jest to również najbardziej preferowany styl – w ten sposób chciałoby pracować aż 70 proc. ankietowanych. Z kolei rok do roku dwukrotnie zmniejszyła się liczba osób pracujących wyłącznie zdalnie – z 16 proc. do 8 proc. Coraz wyraźniejszy staje się też nowy trend w zakresie organizacji pracy hybrydowej, a mianowicie format 50/50, czyli tydzień pracy w biurze, tydzień pracy w domu. I wreszcie: 9 na 10 polskich pracowników biurowych uważa, że tradycyjne biuro jest niezastąpione. To dobre wieści dla firm, które zainwestowały w nowe biura.

Pracownik hybrydowy najbardziej zadowolony

Zgodnie z wynikami wspomnianego badania, to właśnie grupa pracowników hybrydowych jest najbardziej zadowolona ze swojego obecnego modelu pracy – wskazało tak 95 proc. ankietowanych.

Według respondentów, praca z biura jest postrzegana jako bardziej produktywna i pozwalająca na budowę więzi z innymi pracownikami, a także z samą firmą. Nawet pracownicy hybrydowi, przyzwyczajeni do częściowej pracy z innej lokalizacji niż biuro, postrzegają pracę zdalną jako trudniejszą do zorganizowania – aż 80 proc. z nich uważa, że „home office” nie zwiększa ich efektywności i nie pomaga w szybszej realizacji bieżących zadań. Zmiana otoczenia i przebywanie wśród zespołu, pozytywnie stymuluje pracowników. Zdecydowana większość pracowników, bez względu na wiek, szczególnie ceni w biurach możliwość interakcji z innymi ludźmi, budowania relacji ze współpracownikami, ale także pielęgnowanie więzi z organizacją, w której pracują. Biuro temu sprzyja, między innymi dzięki przestrzeniom wspólnym oraz wzmacniającym ducha zespołowego aktywnościom odbywającym się w biurze (np. szkoleniom czy spotkaniom typu “town hall” w formule “face to face”).

– Nowy model pracy w PZU zakłada trzy dni pracy z biura i dwa dni pracy z domu w tygodniu. Przyjęliśmy model, który łączy oczekiwania pracowników dotyczące utrzymania pracy zdalnej oraz pozwala zachować efektywność procesów biznesowych, jak również sprzyja pracy zespołowej i tworzeniu innowacji. Pracownicy bardzo dobrze odnaleźli się w pracy zdalnej w trakcie pandemii, nie chcą z tej możliwości rezygnować. Obecnie zdecydowana większość opowiada się za pracą hybrydową, która daje większą swobodę w wyborze miejsca pracy dostosowanego do charakteru aktualnie wykonywanych zadań. Pracownicy podkreślają też, że częściowa praca z domu jest ogromnym ułatwieniem w godzeniu pełnionych ról – zawodowych i prywatnych. Nasze dotychczasowe obserwacje potwierdzają, że model hybrydowy sprzyja wysokiej efektywności pracy, aczkolwiek niezbędne jest wdrażanie nowych narzędzi i sposobów działania, również dzięki wykorzystywaniu szans jakie daje transformacja cyfrowa – mówi Marlena Chojecka-Bek, dyrektor ds. szkoleń i rozwoju PZU.

Model hybrydowy jeszcze bardziej zyskuje na atrakcyjności, jeśli badany jest rodzicem. Respondenci badania będący rodzicami wykazali szczególne zainteresowanie – na tle osób bezdzietnych – modelem pracy tydzień w biurze / tydzień w domu. Osoby bezdzietne natomiast częściej pracują wyłącznie z domu – stanowią oni aż 20 proc. w grupie pracowników w ogóle nieuczęszczających do biura.

Warto zwrócić uwagę na różnicę pokoleń, która wpływa na postrzeganie pracy hybrydowej. Jak wynika z badania, młodsi pracownicy biurowi chcą spędzać w biurze mniej czasu w porównaniu ze swoimi starszymi kolegami, co może stanowić wyzwanie w kontekście planowania pracy hybrydowej w danej organizacji.

– Analiza odpowiedzi respondentów badań przeprowadzonych wśród pracowników biurowych pokazuje, że większość z nich zdążyła przekonać się o wadach i zaletach pracy zdalnej i dojść do wniosku, że preferuje dziś kombinację pracy z domu i biura. Co istotne, nikt już nie kwestionuje zasadności pracy w biurze, co było podawane w wątpliwość na początku pandemii. Biuro jest fundamentem zdrowego funkcjonowania firmy, zarówno w oczach pracowników, jak i pracodawców. Nieprędko doświadczymy znaczących zmian w tym zakresie. Tendencja wzrostu popularności pracy hybrydowej w polskich firmach jest ewidentna, stąd wydaje się, że kluczowe jest zrozumienie najbardziej optymalnego kształtu hybrydy w konkretnych organizacjach – komentuje Ewelina Kałużna, szefowa zespołu ds. strategicznego doradztwa w zakresie miejsc pracy w spółce biurowej Skanska i dyrektor zarządzająca przestrzeniami typu flex Business Link.

Wnioski dla pracodawców

• Dobre rozpoznanie potrzeb pracowników i dostosowanie do nich przestrzeni biurowej

Każda organizacja na rynku jest inna. Nawet, jeśli działają w ramach tej samej branży – tak, jak np. firmy z sektora nowoczesnych usług biznesowych – różnią się naturą biznesu, kulturą organizacyjną, rozmiarem, skalą działalności czy charakterem pracy na poszczególnych stanowiskach. Nie istnieje więc jeden, uniwersalny model hybrydowy, która sprawdzi się w każdej organizacji.

To, co może wspierać pracę w modelu hybrydowym, to stworzenie pracownikom warunków ułatwiających pracę w tym modelu. Kluczowym narzędziem jest atrakcyjna przestrzeń biurowa, która odpowie na ich potrzeby.

Według badania Skanska i Zymetrii, jakość biura ma dla znaczenie przy wyborze nowego pracodawcy aż dla 87 proc. pracowników biurowych. Dodatkowo, prawie co czwarty badany deklaruje, że lokalizacja biura może mieć wpływ na ich decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu oferty pracy. Oznacza to, że na bardzo konkurencyjnym rynku pracy biura, które stanowią element oferty dla pracowników (“employee value proposition”), będą musiały zaoferować więcej, niż dotychczas – powinny być lepsze, wygodniejsze i ciekawsze niż to, co mamy w domu, aby skutecznie konkurować z pracą zdalną. Wiąże się to m.in. z zapewnieniem różnego rodzaju przestrzeni w zależności od potrzeb pracowników i rodzaju pracy przez nich wykonywanej, jak np. ciche miejsce, pozwalające na skupienie, powierzchnie do pracy kreatywnej czy spędzania czasu z zespołem.

– Wdrażając nowy model pracy i przygotowując organizację do przeprowadzki do nowej siedziby, kluczowe było określenie potrzeb pracowników i ich gotowości do planowanych zmian. Analizowaliśmy doświadczenia z okresu pandemii, przeprowadziliśmy w firmie specjalne badanie pulse check. Dzięki zaangażowaniu w projekt Ambasadorów Zmian (reprezentantów pracowników z poszczególnych jednostek organizacyjnych), na bieżąco uzyskiwaliśmy informacje zwrotne, które pomagały wychodzić naprzeciw potrzebom, jak i obawom pracowników – dodaje Marlena Chojecka-Bek, dyrektor ds. szkoleń i rozwoju PZU.

Nie samą pracą żyje pracownik w biurze

Pracodawcy muszą wziąć pod uwagę, że potrzeby osób spędzających w biurze kilka dni w tygodniu są inne niż tych, które pracują tam sporadycznie (np. tylko jeden dzień w tygodniu). Przebywając w biurze kilka dni z rzędu, pracownik oczekuje inicjatyw niestandardowych czy też związanych z możliwością odpoczynku.

Wielu pracodawców rozumiało to już przed pandemią, dbając o to, aby biuro było zarówno miejscem do realizacji zadań służbowych, jak i do odpoczynku czy integracji. Wysiłki te zostały zintensyfikowane po doświadczeniach pandemicznych, gdy pracodawcy, widząc negatywne skutki izolacji (jak np. osłabienie kondycji psychicznej, pogorszenie efektów pracy zespołowej czy spadek zaangażowania pracowników), zaczęli wdrażać kolejne inicjatywy zachęcające pracowników do wspólnego spędzania czasu, w biurze. Respondenci badania Skanska i Zymetrii wskazywali, że do najczęściej organizowanych inicjatyw należały spotkania świąteczne i integracyjne, aktywności dobroczynne i związane z wolontariatem pracowniczym czy darmowe przekąski i posiłki.

W opinii respondentów tego badania, do najrzadziej organizowanych w biurach aktywności należą masaże, aktywności sportowe i wspólne oglądanie wydarzeń sportowych/rozrywkowym. Co ciekawe, aż 18% uczestników ankiety przyznało, że ich pracodawca nie oferuje żadnych inicjatyw zachęcających do korzystania z biura z przygotowanej przez autorów badania listy najpopularniejszych. Wśród najbardziej docenianych przez pracowników są darmowe przekąski (35 proc.). Wysoko ocenianie są też masaże (31 proc.), nowoczesna przestrzeń (30 proc.), wydzielona przestrzeń do relaksu (29 proc.), a także organizacja nieformalnych spotkań integracyjnych (28 proc.).

– Doskonale rozumiemy, że biuro musi oferować pracownikowi coś więcej, niż biurko. Musi dać wartość dodaną, niemożliwą do uzyskania przy pracy zdalnej – fantastyczne warunki pracy i nauki, możliwość rozwoju, spotkania przyjaciół i dużo więcej. Zmianę biura postrzegamy jako bardzo znaczący krok w naszym dynamicznym rozwoju. Mamy nadzieję, że dla naszych pracowników nowe biuro będzie odzwierciedleniem Netcompany jako wspaniałego miejsca rozwoju kariery – dodaje Krzysztof Pierański.

Najmniejszym zainteresowaniem cieszą się dodatkowe aktywności związane ze sportem (m.in. wspólne oglądanie rozgrywek sportowych), a także odgórne, duże spotkania z udziałem wszystkich pracowników w firmie.

– Praca hybrydowa zmienia sposoby wykorzystania przestrzeni biurowej, dlatego zależało nam na tym, aby nasze nowe biuro w szczególności ułatwiało współpracę i nawiązywanie kontaktów. Aby likwidować bariery między pracownikami i menedżerami oraz tzw. silosami (obszarami biznesowymi), przyjęliśmy aranżację na planie otwartym uwzględniającą liczne dodatkowe przestrzenie o różnorodnych funkcjonalnościach. Do dyspozycji pracowników jest ponad 400 pomieszczeń, w tym sale konferencyjne i projektowe wyposażone w zestawy do wideokonferencji i tablice interaktywne, przestrzenie coworkingowe, pokoje pracy w skupieniu lub prowadzenia poufnych rozmów, jak również pokoje relaksu, duże i widne kuchnie i inne mniej formalne przestrzenie, które umożliwiają nam wymianę pomysłów w przyjemnej, nieskrępowanej atmosferze – mówi Wojciech Demczuk, kierownik zespołu planowania powierzchni i współpracy z bankami w PZU.

– W naszych 11 europejskich biurach znajdują się ogólnodostępne kuchnie, oferujące zdrowe przekąski oraz napoje, w tym świeżą kawę, które są zawsze dostępne dla naszych pracowników i gości. Nasze biuro we Wrocławiu to bardzo nowoczesna przestrzeń z dobrze wyposażoną strefą relaksu, gdzie nasz personel w przerwach i po pracy może odpocząć przy tenisie stołowym, piłkarzykach oraz innych grach – dodaje Anja Maassen van den Brink, Dyrektor ds. zasobów ludzkich w sennder. – Nasze wnętrza tętnią życiem, są otwartym miejscem do pracy, zapewniającym dużo przestrzeni na koncentrację. Zachęcamy nasz zespół do udziału w różnych inicjatywach, mających na celu poprawę środowiska pracy i ogólnego samopoczucia. Organizujemy również imprezy integracyjne i wspólne akcje charytatywne, aby stworzyć silne poczucie wspólnoty – podsumowuje Anja Maassen van den Brink.

Podsumowanie

Jakie wnioski płyną z tego badania dla firm? Pracownicy będą pozytywnie nastawieni do pracy z biura i będą się w nim pojawiać – z własnej potrzeby i chęci, a nie z przymusu. Lokalizacja, jakość biura i benefity mają olbrzymie znaczenie w tym kontekście, ale nic nie zastąpi wsłuchiwania się w potrzeby ludzi i elastycznego dopasowania warunków pracy do każdej z grup pracowników.