Pełnomocnicy oraz przedsiębiorcy chwalą kierunek, jaki obrało Ministerstwo Sprawiedliwości przy elektronizacji Krajowego Rejestru Sądowego. Obecne oraz planowane funkcjonalności ułatwiają im pracę i przyspieszają procedowanie wniosków
Od ponad roku wnioski dotyczące podmiotów podlegających wpisom do Krajowego Rejestru Sądowego można składać w ramach rejestru przedsiębiorców wyłącznie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych. To kolejny etap rozwoju struktury informatycznej, znanej szerzej jako eKRS. Na ten system składają się obecnie m.in. przeglądarka akt rejestrowych, repozytorium dokumentów finansowych, e-formularze i centralna informacja.
Sam Portal Rejestrów Sądowych miał w założeniu ułatwić składanie wniosków oraz uzyskiwanie informacji przedsiębiorcom oraz ich pełnomocnikom. Miał również przyspieszyć pracę sądów rejestrowych. Czy jednak te cele zostały osiągnięte?
W siedzibie redakcji Dziennika Gazety Prawnej w Warszawie odbyła się debata zorganizowana we współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości, podczas której zaproszeni goście dyskutowali na temat rozwoju eKRS, jego przydatności dla przedsiębiorców i pełnomocników, a także kolejnych planowanych funkcjonalności. W debacie wzięli udział: wiceminister sprawiedliwości Michał Woś, Agnieszka Forowicz-Janicka - zastępca dyrektora departamentu informatyzacji i rejestrów sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości, Jakub Bińkowski - członek zarządu i dyrektor departamentu prawa i legislacji Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, Jakub Sikorski, radca prawny w Kancelarii GLC, oraz Katarzyna Krzywobłocka, radca prawny w kancelarii SDZLEGAL Schindhelm.
Wygoda i bezpieczeństwo
Minister Michał Woś podkreślił, że elektronizacja KRS była dla resortu sprawiedliwości jednym z priorytetów. Wyjaśniał, że świat e-usług przyspiesza, więc przedsiębiorcy oraz pełnomocnicy oczekują, aby państwo dostarczało im nowoczesnych narzędzi.
- Bardzo dużo czasu poświęciliśmy temu, aby projektowane przez nas systemy były nie tylko odpowiednio zabezpieczone przed atakami hakerów, lecz także przyjazne i intuicyjne dla użytkowników - podkreślał minister Woś. I dodawał, że pandemia COVID-19 dobitnie pokazała wszystkim, jak ważne jest wdrażanie możliwości załatwiania spraw urzędowych na odległość. Według Michała Wosia wprowadzenie pełnej elektronizacji wniosków składanych do KRS było także rewolucją dla pracowników sądów rejestrowych zmieniającą ich przyzwyczajenie do papierowych dokumentów.
Agnieszka Forowicz-Janicka z Ministerstwa Sprawiedliwości podkreśliła, że wdrażanie systemu odbywało się w czasie pandemii, co było dodatkowym wyzwaniem. Szkolenia dla pracowników sądów, wcześniej planowane jako stacjonarne, musiały odbywać się zdalnie. Pracownicy sądów byli szkoleni przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu - łącznie przygotowano do pracy z nowym interfejsem aż 1146 osób.
- Po roku od wdrożenia elektronicznych wniosków do KRS mogę z całą pewnością powiedzieć, że podołaliśmy zadaniu - mówiła Agnieszka Forowicz-Janicka. Wskazała, że z PRS korzysta już 184 tys. użytkowników.
Żegnamy papier
Mimo wszystko przed uruchomieniem Portalu Rejestrów Sądowych w lipcu 2021 r. wielu przedsiębiorców i pełnomocników było sceptycznych wobec pełnej elektronizacji składania wniosków do KRS.
- Wielu naszych klientów bało się, że PRS będzie źle działał, więc mieliśmy liczne prośby o wysyłanie papierowych wniosków na starych zasadach - przyznawał mec. Jakub Sikorski.
I choć na początku system miał pewne bolączki - jak zresztą każda nowa i skomplikowana struktura informatyczna - to z czasem pracownicy resortu sprawiedliwości naprawili mankamenty. Zarówno te zgłaszane przez użytkowników, jak i wychwycone przez samych pracowników MS.
- Już pierwsze zetknięcie się z Portalem Rejestrów Sądowych było dla mnie miłym zaskoczeniem. Faktycznie były pewne obawy wśród naszych klientów, czy elektroniczny system będzie dobrze działał. Pewnym szokiem było dla mnie, gdy po wysłaniu pierwszego wniosku otrzymałam informację zwrotną od sądu rejestrowego po raptem dwóch dniach - przyznawała mec. Katarzyna Krzywobłocka.
Goście zgromadzeni w debacie zgodnie przyznawali, że bardzo szybko przyzwyczaili się do nowego sposobu wysyłania wniosków i z łatwością pożegnali papierowe wersje.
Jakub Bińkowski z ZPP mówił, że przedsiębiorcy oczekiwali elektronizacji KRS już od dawna. Wypełnianie papierowych wniosków było bowiem prawdziwą udręką. Wymagało skrupulatnego, odręcznego zakreślania odpowiednich kratek na formularzu, przekreślania całych jego części, a także wpisywania wielu ciągów liczb i danych w krateczkach. Łatwo było przy tym o pomyłki, które skutkowały wzywaniem przez sądy rejestrowe do wprowadzania poprawek i uzupełnień. Każda taka korespondencja była też uzależniona od szybkości pracy listonoszy oraz poczty.
- Mało tego, trzeba było stale pobierać nowe zaktualizowane wnioski, bo mogło się okazać, że przedsiębiorca wypełnił stary druk, co też przekreślało możliwość szybkiego załatwienia sprawy - opowiadał Jakub Bińkowski.
Dla porównania Portal Rejestrów Sądowych automatycznie dołącza podstawowe informacje o podmiocie do najnowszej wersji formularza. Jeśli składa się wniosek o zmianę danych podmiotu, wystarczy wpisać numer jego KRS, a formularz zostanie samoistnie uzupełniony o nazwę firmy, NIP, REGON oraz siedzibę podmiotu. Po wprowadzeniu wszystkich danych do formularza, system daje możliwość sprawdzenia czy zostały poprawnie uzupełnione wszystkie wymagane pola we wniosku, co minimalizuje ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego.
- Cieszę się, że wdrożenie PRS nie poszło tak, jak niektórzy kasandrycznie wieszczyli - stwierdził Michał Woś. I dodawał, że opinie przedstawicieli biznesu oraz zawodów prawniczych tylko to potwierdzają.
Bieżące aktualizacje
Oczywiście, jak każdy system informatyczny, także eKRS miał pewne mankamenty. Dyskutowali o nich uczestnicy naszej debaty. Wskazywali, że przykładowo system potrafi okazjonalnie przypisać do wniosku błędny sąd rejestrowy. Wypełniający nie mogą zmienić tegoż sądu na właściwy, więc muszą wysłać wniosek i poczekać, aż sąd przekaże sprawę do właściwego wydziału.
Agnieszka Forowicz-Janicka tłumaczyła, że nie można wykluczyć, iż na początku działania systemu mógł wystąpić błąd, jednak system umożliwia ręczny wybór sądu właściwego. Błędy mogą zdarzać się chociażby wtedy, gdy ulica, przy której mieści się siedziba firmy, jest na tyle długa, że znajduje się we właściwościach dwóch różnych wydziałów sądu rejestrowego. Portal Rejestrów Sądowych korzysta zaś z danych rejestru TERYT (zarządzanego przez Główny Urząd Statystyczny) i to na podstawie wpisanego adresu siedziby system przypisuje właściwy sąd do rozpoznania sprawy. Minister Michał Woś poinformował jednak uczestników debaty, że toczą się prace nad wprowadzeniem możliwości edytowania we wniosku sądu rejestrowego w uzasadnionych przypadkach.
Innym kłopotem jest to, że w PRS można przekazać wniosek innemu użytkownikowi tylko do podpisu, ale nie do edycji. Co więcej, to osoba sporządzająca wniosek otrzymuje wszelką korespondencję w sprawie. Jest to problematyczne w firmach i kancelariach prawnych, gdzie wnioski wypełniają sekretarze biura lub aplikanci. Osoby zarządzające firmą lub profesjonalni pełnomocnicy nie otrzymują bowiem korespondencji dotyczącej wniosków, które podpisują.
Przedstawiciele MS przyznali, że dochodziły do nich sygnały o tym problemie. Zapowiedzieli, iż testowana jest już funkcjonalność zakładająca, że jeśli w danej sprawie trafi do systemu pismo z konta pełnomocnika, to będzie on otrzymywał wszelką dokumentację dotyczącą sprawy na swoje konto.
Minister Michał Woś mówił, że już od startu PRS resort sprawiedliwości był nastawiony na naprawianie wszelkich zgłaszanych przez użytkowników bolączek technicznych systemu. Zachęcał do kontaktu z ministerstwem i wskazywania ewentualnych mankamentów wszystkich elektronicznych usług zarządzanych przez MS.
- W dzisiejszym świecie cyfrowym nic nie jest na zawsze. Każdy system informatyczny jest rozwijany, aktualizowany, a także zwiększane jest jego cyberbezpieczeństwo - podkreślał.
Bardzo dużo czasu poświęciliśmy temu, aby projektowane przez nas systemy były nie tylko odpowiednio zabezpieczone przed atakami hakerów, ale również przyjazne i intuicyjne dla użytkowników. Pandemia COVID-19 dobitnie pokazała wszystkim, jak ważne jest wdrażanie możliwości załatwiania spraw urzędowych na odległość - mówił wiceminister sprawiedliwości Michał Woś
Koniec kradzieży spółek
Debatujący rozmawiali również o usłudze Newslettera KRS, która wystartowała 21 czerwca tego roku. Nową funkcjonalność, o której informowaliśmy w DGP jako pierwsi, wprowadziła nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z 7 kwietnia 2022 r. Jak tłumaczył minister Michał Woś, usługa jest odpowiedzią na zdarzające się okazjonalnie przypadki prób przejęcia spółek lub wprowadzenia w KRS nierzetelnych informacji mających skutkować wyrządzeniem podmiotom gospodarczym poważnych szkód. Dotychczas przestępcy najczęściej posługiwali się sfałszowanymi dokumentami w celu ujawnienia w rejestrze informacji o rzekomych zmianach osobowych w zarządzie spółki. Nowi reprezentanci podmiotu mogli następnie podejmować niekorzystne uchwały, sprzedawać majątek spółki albo zaciągać zobowiązania.
Minister wyjaśniał, że wcześniej w takich przypadkach można było jedynie ścigać przestępców i poprawiać nierzetelne wpisy w KRS, ale to wszystko już po wystąpieniu szkód. Przedstawiciele MS uznali jednak, że skuteczniejsza będzie prewencja.
- Dzięki usłudze Newslettera KRS każdy zainteresowany może monitorować wnioski dotyczące jego spółki, wpływające przez eKRS. I jeżeli jakiś wniosek został złożony bez jego wiedzy, może od razu zainterweniować - tłumaczył minister Woś. I stwierdził, że to nie tylko odpowiedź na oczekiwania przedsiębiorców, lecz także działanie prewencyjne, które wypracowano wspólnie z prokuraturą. Czyli próba zapobieżenia nieprawidłowości przy funkcjonowaniu spółek, ale także występowaniu przestępstwa, jakim jest posługiwanie się sfałszowanymi dokumentami.
Usługę uruchamia się poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Po wpisaniu w specjalnej zakładce numeru KRS interesującego nas podmiotu, zaczyna się otrzymywać na podany adres poczty elektronicznej alerty od razu po zarejestrowaniu danego zdarzenia w sądzie rejestrowym. Po upływie roku można przedłużyć usługę na kolejne 12 miesięcy. Jest jednak pewne ograniczenie - na jeden adres e-mailowy są kierowane wiadomości dotyczące maksymalnie 50 podmiotów. Przekazywane przez usługę informacje obejmują: numer w KRS, sygnaturę sprawy, datę rejestracji sprawy albo datę dokonania wpisu i numer tego wpisu.
Na łamach DGP Bartosz Sierakowski, radca prawny, kwalifikowany doradca restrukturyzacyjny w kancelarii Zimmerman Sierakowski i Partnerzy, zauważył, że nowa usługa KRS jest nawet lepsza od istniejących na rynku komercyjnych rozwiązań. A to dlatego, że KRS przesyła informacje od razu po zarejestrowaniu zmian w systemie sądowym. Prywatne podmioty przesyłają zaś zawiadomienia, dopiero gdy pojawią się obwieszczenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym lub już po dokonaniu wpisów przez sąd rejestrowy.
Wdrażanie systemu eKRS odbywało się w czasie pandemii, co było dodatkowym wyzwaniem. Szkolenia dla pracowników sądów, wcześniej planowane jako stacjonarne, musiały odbyć się zdalnie. Pracownicy sądów byli szkoleni przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu - łącznie przygotowano do pracy z nowym interfejsem aż 1146 osób - mówiła Agnieszka Forowicz-Janicka, zastępca dyrektora departamentu informatyzacji i rejestrów sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości
Planowane funkcje
Goście debaty rozmawiali również o przyszłych funkcjach eKRS. Chociażby o tych, jakich informowaliśmy w DGP na początku sierpnia. Chodzi o to, że Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje wraz z Ministerstwem Rozwoju i Technologii nad integracją eKRS z serwisem informacyjno-usługowym biznes.gov.pl. Ma to zapewnić dostęp do informacji o podmiotach gospodarczych zgromadzonych w KRS oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Nowa wyszukiwarka, która jest już w fazie testów wewnątrz resortu rozwoju, umożliwi znalezienie podmiotu gospodarczego po wprowadzeniu jego nazwy.
Serwis eKRS ma też zostać połączony z e-Doręczeniami, czyli Bazą Adresów Elektronicznych (BAE). To z kolei ma ułatwić przedsiębiorcom realizację obowiązku uzyskania wpisu do bazy za pośrednictwem KRS. Będzie też można wprowadzać zmiany we wpisie w zakresie adresu do korespondencji, danych dotyczących administratorów skrzynki doręczeń albo adresu do e-doręczeń.
Ministerstwo Sprawiedliwości planuje wprowadzić te zmiany do połowy 2023 r. Termin wdrożenia nie jest jeszcze znany, zależy od komunikatu wydanego przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.
Mecenas Jakub Sikorski pozytywnie ocenia chęć połączenia KRS z CEIDG. Według niego rozbicie tych rejestrów na dwa portale jest obecnie pozbawione sensu. - Niewątpliwie przyspieszy to pracę pełnomocnikom - uważa prawnik.
Przychylnie odnosi się również do integracji eKRS z e-Doręczeniami. Już same e-Doręczenia, które mają ruszyć najwcześniej 1 stycznia 2024 r., mogą znacząco przyspieszyć procedury.
- Nie trzeba będzie bowiem czekać na listonosza i nie będzie konieczne dekretowanie pism w sądach. W praktyce potrafi minąć nawet 10 dni od wpływu pisma do sądu do momentu, aż trafia ono na biurko sędziego - opowiada mec. Sikorski.
Pod koniec lipca Rada Ministrów przyjęła też projekt nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Jej wejście w życie planowane jest na 1 grudnia 2022 r. Projekt ten stanowi częściową implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1151 z 20 czerwca 2019 r. zmieniającej dyrektywę (UE) 2017/1132 w odniesieniu do stosowania narzędzi i procesów cyfrowych w prawie spółek.
W ramach projektu proponuje się m.in. ułatwienie zakładania przez internet spółek z o.o. i oddziałów przez przedsiębiorców zagranicznych. Adresuje to problemy kancelarii prawniczych obsługujących inwestorów zagranicznych, które napotykają na problemy podczas zakładania spółek z o.o. z bezpośrednim udziałem przedsiębiorców z innych krajów - w praktyce najczęściej nie jest możliwe przeprowadzenie tej operacji przez internet.
Z innych proponowanych zmian: Minister Sprawiedliwości ma zamieszczać w swoim Biuletynie Informacji Publicznej wzorce umów i informacje o zasadach rejestracji spółek i oddziałów, zasadach reprezentacji oraz powoływania się na informacje w rejestrze. Mają one być udostępniane po polsku oraz w innym języku zrozumiałym dla jak największej liczby użytkowników obcojęzycznych. Minister Woś mówi nam, że najprawdopodobniej tym językiem będzie angielski. Zwiększona ma być również dostępność do danych zawartych w KRS dla użytkowników obcojęzycznych.
- To rozwiązanie może być przydatne dla zagranicznych przedsiębiorców zastanawiających się nad założeniem firm w Polsce - stwierdził Jakub Bińkowski podczas naszej debaty. Opowiadał, że do ZPP coraz częściej zgłaszają się bowiem przedsiębiorcy np. z Ukrainy czy Białorusi, którzy mają wiele pytań na temat prowadzenia działalności w Polsce.
- Syntetyczne i zrozumiałe informacje w BIP byłyby dla nich na wagę złota - mówił Jakub Bińkowski.
Zgodnie z projektem rozszerzona ma być też wymiana informacji pomiędzy KRS a rejestrami zagranicznymi. Przedsiębiorcy będą dzięki temu mieli łatwy dostęp do informacji o zmianach podstawowych danych dotyczących zagranicznych podmiotów czy rejestracji albo wykreśleniu ich oddziałów.
Mecenas Sikorski mówił, że jest to rozwiązanie, które będzie pomocne chociażby przy sprawach transgranicznego połączenia spółek. Jak tłumaczył, rodzime przepisy są takie, że gdy dochodzi do takiego połączenia, to polski KRS powinien z urzędu wykreślić polską spółkę przejmowaną, ale często tak się nie dzieje. Najczęściej pełnomocnicy muszą wówczas wysyłać postanowienie zagranicznego sądu rejestrowego do KRS oraz wniosek o wykreślenie polskiej spółki z rejestru.
- Jeżeli eKRS zostanie zintegrowany z zagranicznymi systemami, bardzo ułatwi to pracę pełnomocnikom - wskazywał mec. Sikorski.
Uczestnicy debaty byli zgodni, że rozwój eKRS idzie w dobrym kierunku, a coraz to kolejno wprowadzane funkcjonalności przyczyniają się do poprawy warunków prowadzenia biznesu w Polsce. Prawnicy chwalili też postawę Ministerstwa Sprawiedliwości, które aktywnie pracowało - i wciąż pracuje - nad poprawą niektórych mankamentów systemu. Z niecierpliwością oczekują kolejnych funkcjonalności.
JAS
PARTNER