Księga wieczysta to rodzaj dowodu tożsamości każdej nieruchomości. Bez niej nie jest łatwy do ustalenia stan prawny działki, domu czy mieszkania. Utrudniony staje się też bezpieczny obrót (sprzedawanie, darowywanie), a ustanawianie na nieruchomościach takich obciążeń jak hipoteka jest niemożliwe.

A Dla jakich nieruchomości księgi wieczyste

Ustawa o księgach wieczystych i hipotece nakłada na każdego właściciela nieruchomości obowiązek złożenia wniosku o ujawnienie jego prawa. Tylko w szczególnych sytuacjach księgi zakładane są z urzędu (np. zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest upoważniony do złożenia wniosku o założenie księgi wieczystej dla nieruchomości stanowiącej własność dłużnika ZUS).

Księgi zakładane są dla nieruchomości gruntowych (części powierzchni ziemskiej, stanowiących odrębny przedmiot własności, a więc m.in. dla działek budowlanych), budynkowych (np. dla domów mieszkalnych czy biurowców) i lokalowych (np. mieszkań będących przedmiotem prawa własności, lokali użytkowych), a także dla lokali stanowiących przedmiot spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Uprawnienie spółdzielcy

Spółdzielca jednak, nawet ten, który - mówiąc potocznie - wykupił mieszkanie, nie jest właścicielem, a tylko przysługuje mu spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, które jest jednym z ograniczonych praw rzeczowych podobnych do własności, lecz nie jest to to samo. Warto przy tym pamiętać, że z nieruchomościami budynkowymi i lokalowymi zawsze związana jest współwłasność nieruchomości gruntowej, na której są one posadowione. Założenie zaś księgi dla mieszkania czy innego lokalu spółdzielczego albo dla domu jednorodzinnego wybudowanego w spółdzielni (który nie zmienił tego statusu) nie jest obowiązkiem spółdzielcy, a tylko jego uprawnieniem.

Hipoteka tylko w księdze

Załóżmy, że ktoś otrzymał od bliskiej osoby mieszkanie spółdzielcze własnościowe. Prezent przekazano przed notariuszem. Obdarowany został przyjęty w poczet członków spółdzielni, ale nie założył dla lokalu księgi wieczystej, bo nie musiał (z tego samego powodu notariusz też nie wysłał aktu jako wniosku o założenie księgi). W razie ewentualnych sporów (np. rodzinnych) dla udokumentowania posiadanych praw do mieszkania wystarczy akt notarialny potwierdzający darowiznę. Nie trzeba zakładać księgi wieczystej, jeśli nie wydzielono lokalu ze spółdzielni i nie uczyniono go odrębną nieruchomością i przedmiotem prawa własności. Księga byłaby jednak niezbędna, gdyby ta sama osoba prowadziła działalność gospodarczą i chciała zaciągnąć kredyt, którego zabezpieczeniem miałaby być hipoteka na spółdzielczym mieszkaniu własnościowym. Hipoteki nie da się bowiem wpisać inaczej jak tylko w księdze wieczystej.

Co do zasady bowiem uprawnionym do złożenia wniosku o założenie księgi wieczystej dla nieruchomości, która nie należy do państwa, jest:

  •  właściciel nieruchomości,
  •  osoba, której przysługuje ograniczone prawo rzeczowe do określonej nieruchomości (np. spółdzielcze prawo do lokalu),
  •  wierzyciel, o ile przysługuje mu prawo, które ma być wpisane do księgi wieczystej.

B Jakich formalności trzeba dokonać

Księgi prowadzą wydziały ksiąg wieczystych w sądach rejonowych, według miejsca położenia nieruchomości. Jeżeli nieruchomość jest położona na obszarze kilku sądów, właściwy jest ten, który wyznaczy prezes sądu wojewódzkiego.

Nowe księgi są już zakładane i prowadzone w formie elektronicznej. Pozostałe, prowadzone pierwotnie w formie pisemnej, mają zostać zinformatyzowane. Nazwano to migracją ksiąg wieczystych. Proces okazał się jednak tak żmudny, że potrwa około dekady (w ciągu ostatnich niespełna czterech lat dopiero 16 z 88 wydziałów sądów prowadzących księgi papierowe poradziło sobie z przeniesieniem ich wszystkich na nośniki elektroniczne). Dlatego na razie funkcjonują dwa systemy ksiąg wieczystych, przy czym każda księga jest prowadzona tylko w jednym z nich. Treść dokumentów objętych systemem nowych ksiąg wieczystych gromadzona jest w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych. Mieści się ona w Centralnym Ośrodku Przetwarzania Danych Ministerstwa Sprawiedliwości. Informacje zaś z CBDKW (odpisy, zaświadczenia, wgląd do księgi wieczystej) udostępnia Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych, a także jej ekspozytury w odpowiednich wydziałach sądów rejonowych, w których wdrożono system informatyczny. I w odróżnieniu od odpisów z ksiąg papierowych, które otrzymywali tylko zainteresowani, odpisy z ksiąg elektronicznych może uzyskać każdy. Stare, prowadzone w wersji papierowej wolno było przeglądać w obecności pracownika sądu. Niemniej akta księgi wieczystej mogą przeglądać również teraz tylko osoby mające w tym interes prawny oraz notariusze. Trzeba przy tym pamiętać, że ponieważ księgi wieczyste są jawne, nie można zasłaniać się nieznajomością wpisów do nich ani wniosków, o których uczyniono w nich wzmiankę.

Nowa księga wieczysta zawiera cztery działy podzielone na rubryki i pola, które mogą być podzielone dalej - na podrubryki i podpola, w których wpisuje się poszczególne informacje dotyczące nieruchomości. Każdy dział księgi wieczystej zawiera rubrykę zatytułowaną Wzmianka w księdze wieczystej. Adnotacja tam uczyniona może dotyczyć wniosku, apelacji, kasacji czy wszczęcia postępowania z urzędu.

Formularz urzędowy

Wniosek o założenie księgi i potem o każdy wpis do niej składa się na urzędowych formularzach. Nie dotyczy to tylko wniosków zawartych w akcie notarialnym. Formularze stosowane w sądach rejonowych prowadzących księgi wieczyste, czyli również druki potrzebne do założenia księgi, można znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości - www.ms.gov.pl. Wniosek o założenie księgi oznaczony jest symbolem KW-ZAL. Załącznikami do niego mogą lub muszą być m.in. formularze: KW-ZAD - żądanie wpisu w księdze wieczystej (np. hipoteki), KW-WU - wnioskodawca/uczestnik postępowania, KW-PP -pełnomocnik/przedstawiciel ustawowy.

Formularz KW-ZAL należy wypełnić po polsku, czytelnie, drukowanymi literami, bez skreśleń i poprawek, na maszynie, w komputerze lub ręcznie. Wnioskodawca wypełnia tylko jasne pola. Niewypełnione powinien przekreślić. Wniosek można złożyć w biurze podawczym wydziału ksiąg wieczystych lub nadać na poczcie.

Opłata za samo założenie księgi wynosi 60 zł. Takiej inicjacji towarzyszy jednak zawsze wpis prawa własności, a to kosztuje 200 zł.

Jeżeli wniosek jest zawarty w akcie notarialnym, to całkowitą należność nalicza i pobiera notariusz. W pozostałych przypadkach opłatę można uiścić w znakach opłaty sądowej kupionych w kasie sądu.

Kiedy mieszkanie dopiero staje się odrębną nieruchomością, czyli została właśnie ustanowiona odrębna własność lokalu, np. dawny lokator kupuje je od gminy, to nie wypełnia się wniosku na formularzu. Jako wniosek wystarczy akt notarialny. Musi w nim być podany m.in. numer księgi, z której część nieruchomości zostanie wyodrębniona i określona powierzchnia użytkowa lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych, czyli - powiedzmy - dwa pokoje, przedpokój, kuchnia, łazienka z w.c., piwnica.

Odrębna własność lokalu powstaje na kilka sposobów - w drodze umowy, jednostronnej czynności prawnej właściciela nieruchomości albo wskutek orzeczenia sądu znoszącego współwłasność.

Załączniki

Do wniosku należy dołączyć m.in. dokumenty:

  •  stwierdzające nabycie własności nieruchomości (mogą nimi być akt notarialny dotyczący nabycia nieruchomości lub oddania w użytkowanie wieczyste, orzeczenie sądu, decyzja administracyjna, a w wypadku ograniczonego prawa rzeczowego, jakim jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu - oświadczenie spółdzielni mieszkaniowej o przyjęciu wnioskodawcy w poczet członków, czyli np. przydział lokalu),
  •  stanowiące podstawę oznaczenia nieruchomości, którymi są:

  - wypis z ewidencji gruntów (określający m.in. powierzchnię czy przeznaczenie gruntów, na których jest posadowiony budynek),

  - wyrys z mapy ewidencyjnej gruntów lub mapy zasadniczej (lokalizacja nieruchomości na mapie), ponieważ trzeba oznaczyć udział w nieruchomości gruntowej.

Te ostatnie dokumenty powinny być zaopatrzone w klauzulę organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków stwierdzającą, że są przeznaczone do dokonywania wpisów w księgach wieczystych.

C Jakie postępowanie prowadzi sąd

Postępowanie o założenie księgi wieczystej jest nieprocesowe. Sąd przeprowadza w nim postępowanie dowodowe, które uzna za właściwe. Może więc zostać wzięty pod uwagę zbiór dokumentów, zaświadczenia, oświadczenia, wyjaśnienia określonych osób lub organów.

Księga wieczysta jest zakładana na podstawie postanowienia sądu wydanego po przeprowadzeniu postępowania dowodowego. O założeniu księgi wieczystej sąd zawiadamia wszystkich zainteresowanych, a także właściwy organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków. Do zawiadomienia dołączony jest odpis postanowienia o założeniu księgi. Jeśli zaś chodzi o mieszkania spółdzielcze, to sąd zawiadamia także spółdzielnię o założeniu księgi dla ograniczonego prawa rzeczowego oraz o ewentualnym wpisie hipoteki do tej księgi.

DOBROMIŁA NIEDZIELSKA-JAKUBCZYK

dobromila.niedzielska@infor.pl