Nowe obowiązki dla wpisanych do KRS. Nie tylko zmieniły się zasady rejestracji, lecz także pojawiły się dodatkowe wymogi, m.in. składania informacji o dniu kończącym rok obrotowy.
Obowiązek ten dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru. Ustawa z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych (...) nie precyzuje przy tym, o jakie podmioty bądź o który rejestr spośród rejestrów prowadzonych w ramach Krajowego Rejestru Sądowego chodzi (art. 7 ust. 1 ustawy). Dlatego przyjąć należy, że obowiązek ten nałożony został na wszystkie podmioty zobowiązane do corocznej sprawozdawczości, nawet te nieprowadzące pełnej księgowości. Znajduje to potwierdzenie w celu tej regulacji – mianowicie ma ona umożliwić sądowi rejestrowemu weryfikację, czy dany podmiot wykonał ciążące na nim obowiązki w zakresie złożenia temu sądowi sprawozdania finansowego wraz z uchwałami w przedmiocie jego zatwierdzenia, przeznaczenia zysku lub pokrycia straty oraz udzielenia absolutorium.
Wniosek o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy może zostać złożony albo wraz z pierwszym wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, jaki złożony będzie po dniu wejścia w życie omawianej ustawy, albo w odrębnym piśmie. Niezależnie od sposobu przedłożenia tejże informacji nie podlega ona opłacie sądowej ani opłacie za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Co ważne: jeżeli informacja o dniu kończącym rok obrotowy nie będzie wpisana do rejestru w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ww. noweli (tj. do 15 stycznia 2016 r.), sąd rejestrowy dokona wpisu tej informacji z urzędu. Problem wystąpić może zatem jedynie w przypadku zmiany roku obrotowego, która nie została zgłoszona sądowi rejestrowemu. Sąd bowiem bazować będzie bądź na stosownym zapisie umowy lub statutu podmiotu, bądź też na ogólnej zasadzie stanowiącej, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości; t.j. Dz.U. z 2013 r.poz. 330 ze zm.). W przypadku błędnego wpisu ewentualne konsekwencje z tym związane spadną na dany podmiot. Na przykład, jeżeli z wpisu w rejestrze sąd wywnioskuje, że termin do jego złożenia już upłynął, istnieje ryzyko, że będzie dążył on do wszczęcia postępowania przymuszającego do złożenia sprawozdania finansowego.
Inne zasady rejestracji
Zmiany te dotyczą wszystkich podmiotów poza tymi, które wpisano do rejestru dłużników niewypłacalnych, a także organizacjami pożytku publicznego, wpisanymi do KRS na podstawie art. 49a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, tj. takich, które nie miały innego tytułu do wpisania ich do rejestru.
Nowa regulacja odchodzi od dotychczasowej zasady zwanej jednym okienkiem. Obecnie nie jest już możliwe złożenie wraz z wnioskiem o wpis do rejestru KRS formularzy przeznaczonych dla innych urzędów. Cała procedura składa się z następujących etapów:
1. Podmiot składa wniosek o wpis do rejestru;
2. Sąd rejestrowy po dokonaniu wpisu przesyła – przy użyciu systemu informatycznego – dane wpisane do rejestru do właściwego dla podmiotu: urzędu skarbowego, urzędu statystycznego oraz terenowej jednostki ZUS;
3. Instytucje te wpisują podmiot do prowadzonych przez nich ewidencji oraz nadają stosowne numery (NIP, REGON), które przesyłane są następnie do sądu rejestrowego w celu wpisania do rejestru;
4. W terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu w rejestrze podmiot, którego wpis dotyczy, ma obowiązek złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego wszystkie zgłoszenia w zakresie nieobjętym wpisem w KRS;
5. Naczelnik urzędu skarbowego rozsyła zgłoszenia do właściwych organów.
Zmiany w PKD
Od 1 grudnia 2014 r. w rejestrze przedsiębiorców wpisywanych może być co najwyżej dziesięć kodów PKD, w tym co najmniej jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy. [przykład]
PRZYKŁAD
Wybór dziesięciu, jeden wyróżniony
Klasyfikacja PKD dzieli się na: działy, grupy, klasy i podklasy. Przedsiębiorca zajmujący się produkcją wyrobów jubilerskich zobowiązany będzie zatem do podania jednego przedmiotu przeważającej działalności na poziomie podklasy. Jeżeli zaś prowadzi również działalność gospodarczą w innym zakresie – pozostałe kody PKD mogą zostać podane z mniejszą dokładnością.
Dział Grupa Klasa Podklasa Nazwa grupowa
32 Pozostała produkcja wyrobów
32.1 Produkcja wyrobów jubilerskich, biżuterii i podobnych wyrobów
32.12 32.12.Z Produkcja wyrobów jubilerskich i podobnych
Nasz przedsiębiorca we wniosku o wpis – formularz KRS-WM (zmiana dokonywana jest przy użyciu formularza KRS-ZM) zobowiązany zatem będzie do wskazania co najmniej kodu: 32.12.Z – Produkcja wyrobów jubilerskich i podobnych.
Co ważne: w celu dostosowania obecnych i przyszłych wpisów do jednolitego formatu przedsiębiorcy już wpisani do rejestru zobowiązani zostali do zaktualizowania wpisu poprzez wskazanie nie więcej niż dziesięciu kodów PKD, w tym jednego na poziomie podklasy. Ustawodawca zastrzegł przy tym, że na zmianę tę podmioty mają aż pięć lat od dnia wejścia w życie ustawy nowelizacyjnej. Uchybienie temu obowiązkowi będzie mogło stać się podstawą do wszczęcia przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego.
Warto dodać, że jeżeli przedmiot działalności wpisany jest w umowie spółki, akcie założycielskim lub statucie – nie wymaga się zmiany w tych dokumentach. A więc w umowie spółki będzie można nadal wymienić dowolną liczbę kodów PKD.
Zmiany w spółkach handlowych
Nowością jest obowiązek złożenia zgody na pełnienie istotnych funkcji w spółkach
Zmiany te dotyczą wszystkich spółek wpisywanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Nie są one zależne także od sposobu rejestracji spółki.
Zgoda na pełnienie funkcji
W efekcie ostatnich nowelizacji ustaw o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz kodeksu spółek handlowych zniesiono dotychczasowy obowiązek składania do akt rejestrowych wzorów podpisów wspólników spółek osobowych uprawnionych do ich reprezentacji, członków zarządów, prokurentów oraz likwidatorów innych spółek. Powyższy obowiązek zastąpiono koniecznością przedłożenia oświadczenia osoby powołanej na dane stanowisko, w którym wyrażają oni zgodę na powołanie. [wzór 1]
Wymogu tego nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki. Innymi słowy, nie będzie konieczne przedkładanie dodatkowej zgody, jeżeli:
wosoba mająca ją złożyć, podpisała wniosek o wpis jej do rejestru albo udzieliła innej osobie pełnomocnictwa do złożenia takiego wniosku,
wzgoda taka została zamieszczona w protokole ze zgromadzenia właściwego organu spółki powołującego daną osobę na określone stanowisko,
wzgoda została wyrażona przez wspólnika w umowie spółki.
Sankcje karne skarbowe
Od 1 stycznia 2015 r. wszedł w życie nowo dodany art. 80b kodeksu karnego skarbowego, zgodnie z którym ten, kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego, opinii lub raportu, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
W praktyce kara może okazać się bardzo dotkliwa. Grzywna ta jest wymierzana kwotowo w wysokości od jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia i nie może przekraczać jego dwudziestokrotności. Od 1 stycznia 2015 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 1750 zł, dlatego grzywna orzekana będzie w wysokości od 175 zł do aż 35000 zł. Ustalając wysokość grzywny za dany czyn, sąd bierze pod uwagę stosunki majątkowe i rodzinne sprawcy oraz jego dochody i możliwości zarobkowe.
Powyższa zmiana jest niezwykle istotna dla spółek handlowych, są one bowiem jedną z kategorii podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy o rachunkowości, w tym zatem przewidzianych w niej zasad sprawozdawczości finansowej. Wyjątek w tym zakresie stanowią spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. Są one bowiem zobowiązane do stosowania tejże ustawy, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro.
Termin złożenia sprawozdania finansowego oraz innych dokumentów do urzędu skarbowego zależy od sposobu opodatkowania danej spółki podatkiem dochodowym. Przypomnieć bowiem trzeba, że spółka komandytowo-akcyjna, mimo iż jest spółką osobową, jest także podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. W przypadku zaś pozostałych spółek osobowych podatnikami podatku dochodowego są ich wspólnicy.
Stosowne ustawy przewidują następujące zasady składania ww. dokumentów dla:
wpodatników podatku dochodowego od osób prawnych (spółka z o.o., spółka akcyjna oraz spółka komandytowo-akcyjna) – w terminie 10 dni od zatwierdzenia tegoż sprawozdania wraz z uchwałą zgromadzenia zatwierdzającą sprawozdanie finansowe; podmioty te składają także opinię i raport z badania sprawozdania, jeżeli były zobowiązane do ich sporządzenia,
wwspólników pozostałych spółek osobowych prowadzących księgi rachunkowe – przekazują oni do właściwego urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe w terminie złożenia zeznania.
WZÓR 1
Warszawa, 1 lutego 2015 r.
ZGODA NA POWOŁANIE
NA STANOWISKO PROKURENTA
Ja, niżej podpisany Jan Kowalski, zam. w Warszawie przy ul. Warszawskiej 1, mający numer PESEL: 8000000000, wyrażam niniejszym zgodę na powołanie mnie z dniem 1 lutego 2015 r. na stanowisko prokurenta spółki ABC spółka z o.o.
Podpis
O tym trzeba pamiętać
Pełna procedura sporządzania, zatwierdzania oraz składania sprawozdania finansowego, uwzględniwszy ww. obowiązki względem urzędu skarbowego, dla spółki z o.o., której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, przedstawia się w następujący sposób:
● do 31 marca kolejnego roku obrotowego – zarząd zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego,
● po sporządzeniu – jeżeli spółka ma taki obowiązek – sprawozdanie poddawane jest badaniu przez biegłego rewidenta,
● do 30 czerwca kolejnego roku obrotowego – sprawozdanie wraz z opinią biegłego rewidenta oraz sprawozdaniem z działalności spółki, względnie z opinią rady nadzorczej – jeśli jest powołana w spółce, przedkładane jest do zatwierdzenia zgromadzeniu wspólników,
● do 10 lipca kolejnego roku obrotowego – złożenie sprawozdania finansowego oraz innych wymaganych dokumentów do urzędu skarbowego,
● do 15 lipca kolejnego roku obrotowego – złożenie sprawozdania finansowego oraz innych wymaganych dokumentów do sądu rejestrowego.
Nowości w spółkach jawnych osób fizycznych i partnerskich
Zobowiązane zostały do składania sądowi rejestrowemu corocznych oświadczeń o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego
Zmiany te obowiązują od 15 stycznia br., dotyczą wyłącznie spółek jawnych, których wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi, oraz wszystkich spółek partnerskich (wspólnikami w nich mogą być tylko osoby fizyczne). Wiążą się bezpośrednio z przedstawionymi powyżej zasadami sporządzania i składania sprawozdań finansowych. Jak już to wskazano, obowiązku takiego nie mają spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro. Mogą one wszakże podjąć decyzję o dobrowolnym stosowaniu zasad rachunkowości określonych w ustawie o rachunkowości.
Wprowadzenie większych restrykcji za brak sprawozdania finansowego, a także brak możliwości weryfikacji przez sąd rejestrowy, czy dana spółka jawna lub partnerska ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do akt rejestrowych, wymagały stworzenia mechanizmu informowania sądu o braku takiego obowiązku. Został on przewidziany w nowo dodanym art. 70a ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim spółka taka składa w sądzie rejestrowym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.
Wniosek dotyczący wyłącznie wpisu wzmianki o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego nie podlega opłacie sądowej i opłacie za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Nadto postanowienia uwzględniającego taki wniosek nie doręcza się wnioskodawcy.
Internetowa rewolucja w spółkach jawnych i komandytowych
Rejestracja online stanie się dostępna również dla nich już od 15 stycznia 2015 r. Inne udogodnienia zaczną funkcjonować dopiero od 1 kwietnia 2016 r.
Opisywane poniżej regulacje odnoszą się do wszystkich spółek jawnych oraz spółek komandytowych. Dla ich stosowania obojętne jest, czy wspólnikami takich spółek będą tylko osoby fizyczne, czy też również inne podmioty.
Rejestracja
Począwszy od 15 stycznia 2015 r. możliwe jest dokonanie rejestracji spółek jawnych oraz spółek komandytowych przy użyciu wzorca umowy umieszczonego w internecie. Będą to zatem kolejne, po spółce z o.o., spółki rejestrowalne w systemie teleinformatycznym S24 (funkcjonuje on pod adresem https://ems.ms.gov.pl). Jego nazwa – S24 – wiąże się z tym, że na sąd rejestrowy nałożono obowiązek rozpoznania złożonego w systemie wniosku w terminie 24 godzin.
Podkreślić jednak należy, że nowe przepisy przewidują jedynie możliwość, a nie obowiązek rejestrowania przez internet. Nadal zatem możliwe będzie zawiązanie i zgłoszenie spółki w klasyczny sposób, tj. najpierw zawarcie umowy spółki, a następnie złożenie jej wraz z odpowiednimi urzędowymi formularzami w sądzie rejestrowym.
Możliwość ta podlega również dalszym ograniczeniom z uwagi na sposób powstania spółki, rodzaj jej wkładów, a także wymagany sposób weryfikacji wspólników w systemie S24. Z tychże powodów nie jest możliwe zarejestrowanie przez internet spółek:
wpowstających z przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną,
wktórych umowy przewidują, że niektóre lub wszystkie wkłady wspólników do spółki są niepieniężne (aporty) – przy użyciu wzorca umowy możliwe jest wyłącznie zawarcie umowy spółki, w której wszystkie wkłady wspólników są pieniężne,
wktórych wspólnicy nie posługują się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Kontrowersje budzi ostatnie z ograniczeń, tj. konieczność posługiwania się kwalifikowaną formą podpisu elektronicznego. Niemniej jednak w klasycznej procedurze zawiązywania spółki komandytowej umowa winna przyjąć formę aktu notarialnego. Dlatego jej zawarcie wymaga również formy weryfikacji wspólników, która dokonywana jest przez notariusza. Nadto, ze względu na daleko idące konsekwencje w postaci zawiązania nowej jednostki organizacyjnej, niezbędne jest zapewnienie bezpiecznego systemu kontroli osób podających się za wspólników.
Faktem jest jednak, że osoby nieposiadające jednego ze ww. podpisów będą musiały uprzednio go sobie wyrobić. [tabela] To zaś znacznie osłabia argument o tańszym i szybszym rejestrowaniu spółek przez internet. Z innej strony – zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP mogą być wykorzystywane także w innych celach niż rejestracja spółki. Jego posiadanie może przynieść inne wymierne skutki.
Procedury uzyskiwania kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Bezpieczny podpis elektroniczny Profil zaufany ePUAP
Procedura Należy zamówić stosowną usługę wraz z oprogramowaniem i urządzeniami u jednego z kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne. 1. W pierwszej kolejności konieczne jest założenie konta w ePUAP,2. Po zalogowaniu na platformie ePUAP złożenie wniosku o założenie profilu,3. Potwierdzenie tożsamości w punkcie potwierdzającym profil.
Koszt Ceny zestawów różnią się w zależności od długości okresu ważności certyfikatu (rok lub dwa lata) i rodzaju urządzenia do składania podpisu elektronicznego (czytnik kart usb, token usb lub pcmcia). Ceny od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Bezpłatne
Przydatne linki http://www.nccert.pl/podmioty.htm – rejestr kwalifikowanych podmiotów. http://epuap.gov.pl – strona główna elektronicznej platformy usług administracji publicznej.
Na marginesie należy zauważyć, że do zawarcia umowy spółki z o.o. przez internet nie jest wymagane posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co więcej: omawiana nowelizacja nie zaostrza przepisów w tym zakresie. Niezrozumiałe pozostaje zatem takie zróżnicowanie wymogów formalnych względem spółek.
Posiadając jeden z kwalifikowanych podpisów, można przystąpić do rejestracji spółki jawnej lub spółki komandytowej przez internet. Sama procedura jest prosta i po zalogowaniu się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości wymaga:
wwypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie,
wopatrzenia umowy jednym ze ww. bezpiecznych podpisów przez wszystkich wspólników zawiązujących spółkę.
Zgodnie z projektami rozporządzeń ministra sprawiedliwości z 2 grudnia 2014 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki jawnej udostępnionych w systemie teleinformatycznym oraz z 3 grudnia 2014 r. dotyczącym spółki komandytowej wskazać można na następujące wymagania odnoszące się do umów obu spółek zakładanych w systemie S24:
wwspólników będących osobami fizycznymi oznacza się imieniem i nazwiskiem oraz numerem PESEL, a jeżeli nie posiadają tego numeru, numerem paszportu ze wskazaniem kraju wystawienia go, a także miejscem zamieszkania i adresem,
wpozostałych wspólników – firmą albo nazwą, numerem KRS, a jeśli podmiot nie jest zarejestrowany w KRS – numerem we właściwym rejestrze z nazwą rejestru i określeniem organu prowadzącego, a gdy rejestr jest prowadzony za granicą – także wskazaniem kraju, w którym jest prowadzony oraz siedzibą i adresem podmiotu,
wokreślając siedzibę spółki, należy wskazać miejscowość na terytorium kraju w oparciu o dane pobrane z krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego TERYT,
wokreślając rok obrotowy, należy określić datę końcową pierwszego roku obrotowego, przy czym data ta nie może być późniejsza niż 18 miesięcy od dnia zawiązania spółki,
wokreślając przedmiot działalności spółki, należy posługiwać się systematyką Polskiej Klasyfikacji Działalności,
wwkłady do spółki mogą być tylko pieniężne, a ich wysokość określa się liczbami arabskimi oraz słownie.
Przedsiębiorca dokonując rejestracji, będzie korzystał z aktywnych formularzy wzorców umów spółek. Wzorce te, zgodnie z proponowanymi projektami, będą dawać możliwość wyboru jednego z dostępnych wariantów. Dotyczy to następujących regulacji:
a) czasu trwania spółki, który może być:
wnieoznaczony wraz z możliwością wypowiedzenia umowy spółki przez każdego ze wspólników,
woznaczony;
b) prowadzenia spraw spółki, do którego uprawnieni mogą być:
wwszyscy wspólnicy (w przypadku spółki komandytowej należy pamiętać, że komandytariusze nie mają prawa ani obowiązku prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej),
wtylko wskazani w umowie spółki wspólnicy;
c) udziału w zyskach spółki, który może być:
wrówny dla wszystkich wspólników,
wokreślony w procentowym udziale;
d) udziału w stratach spółki, który można oznaczyć:
wjako równy dla każdego ze wspólników,
wjako odpowiadający posiadanemu udziałowi w zyskach spółki,
wprzez wskazanie wspólników, którzy uczestniczą w stratach w sposób równy;
e) możliwości przeniesienia ogółu praw i obowiązków wspólnika w spółce, która:
wmoże być wyłączona,
wistnieje, ale wymaga pisemnej zgody wszystkich pozostałych wspólników,
wistnieje i nie wymaga pisemnej zgody wszystkich pozostałych wspólników;
f) zmiany umowy spółki, która może wymagać zgody:
wwszystkich wspólników,
wudzielonej bezwzględną większością głosów wspólników.
Odmienności pomiędzy obiema spółkami przejawiają się zaś np. w odniesieniu do zasad ich reprezentacji. W spółce jawnej co do zasady każdy ze wspólników uprawniony jest do samodzielnego reprezentowania spółki. Umowa spółki może natomiast przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony tego prawa albo że jest uprawniony do reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Rzecz się ma odmiennie w przypadku spółki komandytowej. Prawo reprezentowania spółki nie przypada bowiem komandytariuszom. Mogą oni występować w jej imieniu tylko jako pełnomocnicy.
Aby zachęcić do korzystania z systemu S24, ustawodawca zdecydował się na obniżenie opłat sądowych za rejestrację spółek przez internet. Opłata stała od wniosku o zarejestrowanie w rejestrze przedsiębiorców w KRS spółki jawnej, spółki komandytowej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, których umowy zostały zawarte przy wykorzystaniu wzorców umowy udostępnionych w systemie online, wynosi 250 zł.
Kolejne czynności online
Od 1 kwietnia 2016 r. znacznie rozszerzony zostanie katalog czynności, których dokonywanie możliwe będzie za pomocą internetu. Niestety udogodnienia te będą dostępne tylko dla spółek, które zostały w ten sam sposób zarejestrowane. Dotyczyć to będzie dokonywania takich czynności jak:
wzmiana umowy spółki jawnej lub komandytowej zawartej w omawiany sposób w zakresie jej postanowień zmiennych, czyli takich, które zgodnie z wzorcem mogą być modyfikowane przez wybór odpowiednich wariantów poszczególnych postanowień albo przez wprowadzenie odpowiednich danych w określone pola wzorca, umożliwiające ich wprowadzenie,
wudzielenie pełnomocnictwa do zawarcia umowy spółki jawnej lub spółki komandytowej przez internet,
wpodjęcie przez wspólników spółki jawnej lub komandytowej uchwały w przedmiocie zmiany adresu spółki albo zatwierdzenia sprawozdania finansowego przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym,
wpodjęcie uchwały o rozwiązaniu jednej z ww. spółek,
wprzeniesienie ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki jawnej lub komandytowej przy użyciu wzorca umowy zamieszczonego w systemie teleinformatycznym; oświadczenia zbywcy i nabywcy wymagają w takiej sytuacji opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Wraz z wejściem w życie ww. przepisów zacznie obowiązywać także nowa opłata sądowa od wniosku o zarejestrowanie w rejestrze przedsiębiorców w KRS zmiany dotyczącej spółki jawnej oraz spółki komandytowej dokonanej przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Wynosić ona będzie 200 zł.
Ustanowienie prokury
Kolejną czynnością, która może zostać dokonana przy użyciu wzorca zamieszczonego w internecie, jest ustanowienie i rejestracja prokury. Możliwość skorzystania z niej w systemie S24 została wszakże ograniczona pod względem:
wczasowym – od 15 stycznia 2015 r. do 31 marca 2016 r. z opcji tej mogą korzystać wyłącznie podmioty niewpisane dotychczas do rejestru; uchwała podlega wówczas zgłoszeniu do rejestru wraz z pierwszym wnioskiem o wpis spółki,
wpodmiotowym – opcja ta dostępna jest tylko dla spółek, które zostały zarejestrowane w systemie S24.
Oznacza to, że spółki zarejestrowane w sposób klasyczny nie będą mogły ustanowić prokury przy użyciu wzorca internetowego. W tym celu niezbędne będzie powzięcie stosownej uchwały oraz złożenie jej do sądu rejestrowego wraz z formularzami urzędowymi i oświadczeniem prokurenta o wyrażeniu zgody na powołanie na to stanowisku. [wzór 2]
WZÓR 2
Uchwała o powołaniu prokurenta przez spółkę jawną.
Uchwała nr .... z dnia ....
Wspólnicy prowadzący sprawy spółki ................. (firma) z siedzibą w ...................,
Ustanawiają prokurentem spółki następujące osoby:
● .................... imię i nazwisko, adres, PESEL, prokura oddzielna/prokura łączna,
● ............ imię i nazwisko, adres, PESEL, prokura oddzielna/prokura łączna,
● ....
Podpisy wspólników
Prokura oddzielna oznacza, że każdy z prokurentów uprawniony jest do samodzielnego występowania w imieniu reprezentowanej spółki. W przypadku zaś prokury łącznej prokurenci występować mogą tylko wspólnie w imieniu spółki.
Mniej obowiązków w spółkach kapitałowych
Nie muszą już one składać odpisów umowy lub statutu w urzędzie skarbowym. Obowiązek ten uchylono od 15 stycznia 2015 r.
Omawiane przepisy dotyczą krajowych spółek kapitałowych, czyli z o.o., akcyjnej oraz spółki europejskiej z siedzibą w Polsce.
Nowelizacją kodeksu spółek handlowych uchylono od 15 stycznia 2015 r. art. 171 k.s.h. oraz art. 324 k.s.h., które przewidywały, że po zarejestrowaniu spółki zarząd powinien w terminie dwóch tygodni złożyć we właściwym urzędzie skarbowym poświadczony przez siebie odpis umowy lub statutu spółki ze wskazaniem sądu, w którym spółka została zarejestrowana, oraz daty i numeru rejestracji. Konsekwencją uchylenia jest zniesienie omawianego obowiązku dla spółek rejestrowanych od 15 stycznia 2015 r.
Tylko w spółkach z o.o.
Nowe przepisy skuteczniej zmuszą do aktualizacji adresów członków zarządu.
Jak już była o tym mowa w poprzednich rozdziałach, z katalogu dotychczasowych obowiązków zniknął nakaz składania w aktach rejestrowych wzorów podpisów członków zarządu. Zamiast tego wprowadzono konieczność składania oświadczeń o zgodzie na piastowanie danej funkcji. Chodziło o to, aby w aktach rejestrowych spółki znajdował się aktualne adresy członków jej zarządu. W nowym brzmieniu art. 167 par. 3 k.s.h. zastrzeżono, że adresy te należy dołączyć do zgłoszenia spółki oraz zmian w jej składzie osobowym, a także w przypadku każdorazowej zmiany adresu. Dotychczas obowiązek wskazania adresu wypełniany jest poprzez złożenie wzoru podpisu, przy którym podaje się adres.
Kluczowe znaczenie ma wszakże zdanie drugie przepisu, które stanowi, że do chwili zgłoszenia zmiany adresu doręczeń dla członka zarządu dokonuje się na stary adres zgłoszony do rejestru. Za sprawą tej zmiany negatywny skutek braku aktualizacji adresu członka zarządu będzie obciążał bezpośrednio jego. Sąd tym samym uprawniony został do tego, by uznawać korespondencję wysłaną na dotychczasowy adres takiej osoby za skutecznie doręczoną, nawet mimo braku jej odbioru przez adresata z uwagi na nieaktualność danych adresowych. Dzięki temu m.in. skuteczniejsze ma być prowadzenie postępowań względem członków zarządu.
Analogiczny przepis nie został przewidziany względem członków zarządu spółki akcyjnej. Może to wynikać z mniejszej niż w spółce z o.o. odpowiedzialności tych osób względem spółki i osób trzecich.
E-spółka w organizacji
Znacznemu skróceniu od 15 stycznia 2015 r. ulega okres, w którym spółka z o.o. zawiązywana przy użyciu systemu interentowego będzie mogła funkcjonować jako spółka w organizacji. Uprzednie brzmienie art. 167 k.s.h. przewidywało, że jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki, umowa spółki ulegała rozwiązaniu z mocy prawa.
Obecnie zasada ta znajduje zastosowanie tylko do spółek, których umowy zawarto w tradycyjnej formie aktu notarialnego. Dla e-spółek termin ten wynosi zaledwie 7 dni. Jeżeli zatem z jakichkolwiek powodów spółka z o.o. zawiązana przez internet nie zostanie zgłoszona do sądu rejestrowego w tym terminie, jej umowa ulegnie rozwiązaniu, a spółka w organizacji przestanie istnieć.
Uchwały i umowy przez internet
Podobnie jak w przypadku spółek jawnych oraz spółek komandytowych zarejestrowanych przez internet również spółki z o.o. utworzone przy wykorzystaniu systemu S24 będą mogły korzystać – począwszy od 1 kwietnia 2016 r. – z dalszych możliwości podejmowania czynności przez internet. Należeć do nich będą m.in. uchwały dotyczące:
wzmiany umowy spółki z o.o. zawartej w omawiany sposób w zakresie jej postanowień zmiennych,
wzbycia udziałów przez wspólnika spółki z o.o. zawiązanej z wykorzystaniem elektronicznego wzorca umowy,
wsporządzenia listy wspólników ww. spółki z o.o. po zmianach wynikających z transakcji przeprowadzonej przez system teleinformatyczny,
wzmiany adresu ww. spółki z o.o., podejmowania innych uchwał przez spółkę oraz jej organy przy wykorzystaniu elektronicznych wzorców zapisanych w systemie teleinformatycznym,
wpodwyższenia kapitału zakładowego ww. spółki z o.o.,
wrozwiązania ww. spółki z o.o.
Pewne wątpliwości może budzić przede wszystkim zawieranie przez internet umów zbycia udziałów w spółkach z o.o. Obecnie bowiem coraz częstszą praktyką jest wprowadzanie do ich treści różnego typu instrumentów prawnych, które mają zabezpieczać strony takich umów przed nieprawdziwymi lub niepełnymi oświadczeniami zbywcy czy też gwarantować wyegzekwowanie uzgodnionego wynagrodzenia. Niekiedy umowy zawierają warunki (zwłaszcza zawieszające) albo terminy. Aby wzorzec umowy dostosować do praktyki obrotu gospodarczego, należałoby zawarzeć w nim także różne warianty klauzul zabezpieczających prawidłową realizację umowy przez każdą ze stron.
Wzorzec taki mógłby również umożliwiać dokonanie darowizny udziałów w spółce z o.o. Nie stoi temu na przeszkodzie przewidziana dla umowy darowizny forma szczególna w postaci aktu notarialnego. Już obecnie bowiem niektóre czynności, dla których przewidziana jest forma szczególna, mogą być dokonywane w systemie S24 – np. zawarcie umowy spółki komandytowej czy też spółki z o.o., a nawet umowa zbycia udziałów w spółce z o.o.
Kłopotliwy dla stron może być również wymóg podpisania takiej umowy przez obie strony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Nadto w takim przypadku lista wspólników powinna być również sporządzona przy użyciu stosownego wzorca internetowego i podpisana jednym z ww. podpisów. Może to znacznie ograniczyć użyteczność tej instytucji, dla zawiązania i rejestracji spółki z o.o. w systemie S24 nie jest bowiem wymagane posługiwanie się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Nadto lista wspólników podpisywana jest przez członków zarządu spółki, którzy nie muszą być jednocześnie jej wspólnikami.
Zastrzeżenie to należy odnieść także do uchwał podejmowanych przez wspólników spółki. Co prawda czynność taka nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie co do niej prawa głosu przez nich wszystkich. Prawo głosu wykonuje się zaś przez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Jednakże wobec faktu, że skorzystanie z internetowego wzorca nie jest obligatoryjne, w sytuacjach bardziej skomplikowanych lub nietypowych, a także w sytuacji braku kwalifikowanych podpisów elektronicznych, zasadne jest posłużenie się tradycyjną formą umowy z podpisem notarialnie poświadczonym. Zwrócić bowiem należy uwagę, że podobnie jak w przypadku umów spółek rejestrowanych przez internet są one przeznaczone dla sytuacji najbardziej typowych. Dlatego umowy odbiegające od tego kanonu nadal wymagają klasycznej rejestracji.
Prokura
Wprowadzona zostanie możliwość ustanowienia przez internet prokury w spółce z o.o. Zasady są analogiczne jak w spółkach jawnych i komandytowych.
KOMENTARZ EKSPERTA
Nowa ustawa poszerzyła katalog czynności, których można będzie dokonać za pomocą wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Ustawodawca zdecydował, dodając par. 2 do art. 180 kodeksu spółek handlowych, że w tej formie będzie mogło nastąpić także zbycie udziałów w spółce z o.o. W takim przypadku obie strony umowy będą musiały dysponować ważnym kwalifikowanym certyfikatem albo profilem zaufanym ePUAP. Nadto będzie to możliwe tylko w przypadku spółek z o.o., które zostały założone przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Po zawarciu umowy nowa lista wspólników oraz wniosek do sądu rejestrowego w przedmiocie ujawnienia zmian będą mogły być sporządzane i składane elektronicznie, przy czym podpis na liście będą musieli złożyć w formie elektronicznej wszyscy członkowie zarządu.
Niewątpliwie wprowadzenie tzw. spółki S24, która może być utworzona na podstawie wzorca, ułatwiło szybką rejestrację takich podmiotów. Jednak zmiana ta jest tylko częściowym ułatwieniem, albowiem udostępniony wzorzec nie odpowiada potrzebom rynku i standardom tego typu umów – powoduje konieczność dostosowania takiej umowy spółki do potrzeb wspólników już w tradycyjny sposób przed notariuszem.
Mam nadzieję, iż wzorzec umowy zbycia udziałów w spółce z o.o. nie będzie obarczony podobną wadą i że będzie pozwalał nie tylko na zbycie udziałów w drodze umowy sprzedaży, lecz także w drodze umowy darowizny.
Autorzy wzorca powinni także zwrócić uwagę na utrwalony rynkowy zwyczaj zamieszczania w tego typu umowach szeregu różnych oświadczeń, które wzmacniają sytuację prawną stron, a w szczególności nabywcy, który musi mieć pewność co do określonych cech – zarówno samych udziałów stanowiących przedmiot transakcji, jak i spółki, w której udziały są zbywane. W praktyce to jakość tego wzorca będzie przesądzała o popularności korzystania z tej formy zbywania udziałów. Jak się wydaje, z możliwości tej będą korzystały strony jedynie w przypadku najprostszych umów o stosunkowo niewielkiej wartości, natomiast transakcje złożone i o większej wartości pozostaną domeną umów zawieranych w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.