Nieruchomość powinna mieć założoną odrębną księgę wieczystą. Wyjątek od tej zasady dotyczy na przykład nieruchomości lokalowych i budynków, w których nieruchomości lokalowe nie zostały wyodrębnione. Księgę prowadzi i dokonuje do niej wpisów w celu uaktualnienia danych sąd właściwy dla położenia nieruchomości. Niektóre prawa mogą powstać, ulec zmianie albo zostać przeniesione, pod warunkiem że zostaną wpisane do księgi wieczystej. Na przykład taki wymóg dotyczy ustanowienia hipoteki, odrębnej własności lokali mieszkalnych, powstania użytkowania wieczystego w drodze umowy, powstania roszczenia o ustanowienie odrębnej własności lokali. Na podstawie wpisów można ustalić, jaki jest aktualny stan prawny nieruchomości. Dlatego przy dokonywaniu niektórych transakcji wymaga się od właściciela, aby okazał wypis z księgi wieczystej wydany nie wcześniej niż przed trzema miesiącami. Księgi wieczyste są jawne, każdy ma prawo wglądu do nich. Nie musi uzasadniać, w jakim celu chce zapoznać się z wpisami do tej konkretnej księgi wieczystej. Natomiast wówczas, gdy nie będzie znał ich treści i przez to podejmie niekorzystne dla siebie decyzje, nie będzie mógł odstąpić od nich, zasłaniając się nieznajomością wpisów i wniosków, o których były wzmianki w tej księdze. Przyjmuje się, że niewykreślone wpisy w księdze wieczystej są zgodne z aktualnym stanem prawnym.
Informacje w czterech działach księgi wieczystej
Informacje o nieruchomości zawarte są w czterech działach księgi wieczystej. Do pierwszego działu księgi jest wpisane oznaczenie nieruchomości oraz prawa związane z jej własnością, a do drugiego wpisy dotyczące własności i użytkowania wieczystego. W dziale drugim wpisywany jest więc właściciel i użytkownik wieczysty, jeżeli jest osobą fizyczną, to podane jest jego imię, nazwisko i imiona rodziców. Gdyby nieruchomość należała do spółki cywilnej, to wówczas do księgi wieczystej powinni zostać wpisami jako właściciele jej wszyscy wspólnicy. Jeżeli właścicielem nieruchomości byłaby spółka jawna albo komandytowa, to wówczas wpisywana jest ona jako właściciel do działu drugiego. Wpis obejmuje firmę i siedzibę tej spółki.
PESEL albo REGON trzeba wpisać
Jeżeli właściciel, użytkownik wieczysty albo uprawniony z tytułu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu ma numer PESEL albo REGON, to wówczas należy go również wpisać do działu drugiego. Gdyby nieruchomość miała kilku współwłaścicieli albo kilku współuprawnionych, to wówczas wpisywani są wszyscy z zaznaczeniem wysokości udziału każdej z tych osób w tej nieruchomości. Jeżeli do księgi wieczystej są wpisani właściciele lokali wydzielonych z tej nieruchomości, to wówczas określa się również, w jakim stosunku każdy z nich uczestniczy we wspólnej własności. Podaje się też numer lokalu i oznaczenie księgi wieczystej lokalu. Trzeci dział przeznaczony jest na wpisy dotyczące ograniczonych praw rzeczowych, ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością lub użytkowaniem wieczystym oraz na wpisy innych praw i roszczeń. Na przykład wpisuje się należne spłaty w postaci dożywotnich świadczeń w naturze, określonych przez sąd w postanowieniu o dziale spadku. Jednakże w dziale trzecim nie ma wpisu hipoteki (mimo że zaliczana jest do ograniczonych praw rzeczowych), nawet wówczas gdyby obciążała tę nieruchomość, oraz roszczeń związanych z tą hipoteką. Hipotekę sąd wpisuje do działu czwartego, podając jej kwotę i pieniądz, w jakim jest wyrażona, a także rodzaj i charakter, wysokość odsetek, rodzaj zabezpieczonej wierzytelności oraz wierzyciela, na rzecz którego hipoteka została ustanowiona.
Czego można dowiedzieć się o właścicielu
W księdze wieczystej powinien być wpisany aktualny właściciel nieruchomości. Nowy właściciel, który ją odziedziczył, zasiedział lub uwłaszczył, powinien niezwłocznie złożyć wniosek o ujawnienie swojego prawa w księdze wieczystej. Gdyby zwlekał z tym, a ktoś doznałby szkody na skutek nieujawnienia prawa własności, to może wystąpić z roszczeniem o wyrównanie poniesionych strat. Jeżeli ktoś nabył nieruchomość na podstawie aktu notarialnego, na przykład ją kupił, dostał jako darowiznę albo zamienił, to wówczas na notariuszu, który sporządził akt notarialny, ciąży obowiązek przesłania do sądu prowadzącego księgę wieczystą dla tej nieruchomości wniosku o dokonanie wpisu. Powinien to zrobić w ciągu trzech dni od sporządzenia aktu notarialnego. O każdorazowej zmianie właściciela każdorazowo zawiadamiają sąd wieczystoksięgowy organy administracji rządowej, sądy i jednostki samorządu terytorialnego. Na przykład sąd spadku robi to w razie otwarcia testamentu, z którego wynika, że do spadku należy nieruchomość posiadająca księgę wieczystą. W takim przypadku, gdy o zmianie nie zawiadomi właściciel tylko inny organ, to sąd wieczystoksięgowy dokonuje z urzędu wpisu ostrzeżenia do księgi wieczystej. Ostrzeżenie informuje o tym, że stan nieruchomości stał się niezgodny z rzeczywistym stanem prawnym. Zawiadomienie o wpisie ostrzeżenia zawiera również pouczenie o obowiązku złożenia wniosku o ujawnienie prawa własności w ciągu miesiąca od doręczenia go.
Kiedy można dostać odpis z księgi
Aby zapoznać się z treścią księgi wieczystej prowadzonej w tradycyjnym systemie papierowym, można przejrzeć ją w sekretariacie wydziału, który ją prowadzi. Księgi nie można wynosić poza sąd. Osoba zainteresowana może nawet domagać się, aby sąd wieczystoksięgowy wydał jej odpis z księgi wieczystej. Dotychczasową księgę w wersji papierowej można przeglądać i otrzymywać z niej odpisy tylko do czasu przekazania jej do ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych. Natomiast przeglądanie jej w systemie informatycznym odbywać się będzie na ekranie monitora tej księgi. Natomiast udostępnienia aktu księgi wieczystej może domagać się tylko osoba mająca w tym interes prawny, na przykład przyszły nabywca tej nieruchomości, dla której jest ona prowadzona.
Obciążenie nieruchomości hipoteką
Osoby zainteresowane stanem prawnym nieruchomości powinny zwrócić uwagę na to, czy nie została ona obciążona hipoteką. Aby hipoteka została ustanowiona, potrzebna jest umowa i wpis do księgi wieczystej. Zakupując nieruchomość obciążoną hipoteką, należy liczyć się z tym, że wierzyciel posiadający takie zabezpieczenie może dochodzić zaspokojenia od nowego kolejnego właściciela, mimo że to nie jemu na przykład użyczył kredytu. W dodatku ma on pierwszeństwo przed wierzycielami osobistymi aktualnego właściciela nieruchomości. Przedmiotem hipoteki może być także użytkowanie wieczyste. W takim przypadku hipoteka obejmuje również budynki i urządzenia na użytkowanym terenie, które stanowią własność użytkownika wieczystego. Aby jednak hipoteka powstała i w sposób skuteczny zabezpieczała prawa wierzyciela, potrzebny jest wpis do księgi wieczystej. Obejmuje ona nieruchomość wraz z przynależnościami i utrzymuje się aż do całkowitego wyjaśnienia wierzytelności, którą zabezpiecza. W razie sprzedaży części nieruchomości obciążonej hipoteką nabywca może domagać się, aby wierzyciel zwolnił tę część od obciążenia.
 PRZYKŁAD: GRZYWNA DLA WŁAŚCICIELA Spadkobierca nie wpisał do księgi wieczystej, że odziedziczył nieruchomość i został jej właścicielem. Do księgi wieczystej zostało wpisane ostrzeżenie, a spadkobierca został wezwany do uzupełnienia wpisu. Nie zrobił tego w wyznaczonym terminie i sąd za opieszałość ma prawo wymierzyć mu grzywnę w wysokości od 500 do 10 tys. zł w celu spowodowania ujawnienia przez własności. Jeżeli opieszały właściciel ujawni swoje prawa, to sąd może w całości lub w części umorzyć mu wymierzoną grzywnę. Na postanowienie sądu o wymierzeniu grzywny nie przysługuje zażalenie.
 PRZYKŁAD: ODPOWIEDZIALNOŚĆ WŁAŚCICIELA Aby osoba poszkodowana brakiem wpisu nowego właściciela w księdze wieczystej mogła uzyskać odszkodowanie od opieszałego właściciela, powinna udowodnić powstanie szkody, związek przyczynowy miedzy szkodą a niezłożeniem wniosku lub zbyt późnym złożeniem wniosku oraz że zwłoka w niezwłocznym złożeniu wniosku była zawiniona.
OGRANICZENIA W ROZPORZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIĄ

Do ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością należą: • prawo pierwokupu, • wpis ujawniający postanowienie o ogłoszeniu upadłości, • wpis o wszczęciu postępowania wywłaszczeniowego, scaleniowego albo wymiennego, • ujawnienie wpisania nieruchomości do rejestru zabytków, • zakaz zbywania nieruchomości na zabezpieczenie roszczeń niepieniężnych, • prawo współspadkobiercy do mieszkania przez kilka lat w nieruchomości, • wpis o wszczęciu egzekucji przez komornika.
ODPISY CAŁKOWITE I CZĘŚCIOWE

Można domagać się wydania odpisu całkowitego z księgi wieczystej. Całkowity, czyli pełny, obejmuje wówczas wszystkie działy. Odpisy wydawane są odpłatnie.